檔案信息化建設與檔案管理的相關思考

孫波

（黑河市委講師團，黑龍江 黑河 164300）

現代化發展背景下檔案管理中檔案信息化建設發揮著不可替代的作用，檔案信息化建設是充分挖掘和利用檔案信息資源的重要保證，對提升檔案管理工作質量具有積極的作用。檔案信息化建設，檔案信息材料保存可以實現數字化保存，而不再是單一的紙質材料保存，有利于檔案資料保存質量的提高，對推進檔案資料信息數據共享和跨級別查詢檔案資料意義重大，可以容納多部門多人員的檔案資料，專程數字信息連接上互聯網信息傳遞更加容易、資料檢索更加方便，檔案管理成本在無形之中也得到了減少。但是，檔案信息化建設過程中紙質檔案作為重要內容，沒有受到相應的重視，紙質檔案不易保管和不易查詢影響了檔案信息化建設和信息資源共享。

一、檔案信息化建設面臨問題

（一）檔案管理制度有待完善。從整體情況出發，企業檔案管理過程中檔案還沒有實施全面化的信息化建設，尤其是對于企業來說沒有認識到檔案信息化的重要價值，信息化建設過程中存在的一些問題也沒有得到及時有效的改善解決。從根本上來說，這主要是因為檔案管理信息化建設中缺乏一個科學有效的檔案管理制度，檔案管理還沒有與部門業務很好地聯系起來，對企業管理工作還沒有很好地發揮輔助作用。

（二）檔案信息化建設資金欠缺。檔案信息化建設需要足夠的資金支持，但是與其他業務工作比較而言，由于受重視程度不夠、投入時間和精力較少，檔案管理工作本身就流于表面，新形勢下缺乏足夠的資金來支持檔案信息化建設，不僅嚴重制約了檔案信息化建設工程的推進，也影響了檔案管理的質量和發展。

（三）檔案信息化建設人才缺乏。檔案管理人員是檔案信息化建設的重要主體，檔案信息化建設需要高素質信息化人才的支持，具備檔案管理專業背景和專業知識出身的、懂信息技術知識以及會計算機實踐操作的人才是推進檔案信息化建設的重要保證。但是，從現實情況來看檔案管理專業人員無論是數量還是質量都較為缺乏，大部分為非專業出身的工作人員，簡單培訓后上崗的人員對公司業務、檔案管理相關操作流程還缺乏一定的了解，會計算機技術與網絡技術的綜合性檔案管理人才較為缺乏。

二、影響檔案信息化建設與檔案管理的因素

（一）信息化建設水平。檔案信息化建設過程中受檔案信息容量大、內容復雜廣泛等的限制，即使推進了信息化管理，但是由于紙質檔案信息資料的復雜性以及信息錄入工作的難度，加上檔案管理管理人員對信息化檔案管理設備應用不夠，總的來說導致檔案信息化建設水平較低，在一定程度上來說也影響了信息化建設的進度。

（二）信息化建設認知水平。檔案信息化建設中認知水平主要取決于企業領導、檔案管理部門領導以及檔案管理工作人員，如果他們沒有認識到檔案信息化建設的重要價值和意義，由于認知失誤將會大大限制檔案信息化建設進程，并影響檔案信息化建設和檔案管理的效果。

（三）信息化建設觀念。檔案信息化建設與傳統的檔案管理工作有著巨大的區別，但是簡單的人工整理收集后和入庫管理是難以滿足后期查閱使用的要求。網絡環境下檔案管理隱私秘密在無形之間變得透明，檔案管理人員需要加強管理觀念的創新，觀念轉變中停留在傳統檔案管理工作流程，會大大降低信息化管理程度。

三、檔案信息化建設與檔案管理的策略

（一）建立信息化系統。要推進檔案信息化建設需要強化數據庫建設，建立完整的信息化系統用來做檔案信息的集合。利用計算機技術來管理檔案，就要針對紙質檔案信息建立一個對應大型的數據庫，這是檔案信息存儲和查閱的重要保證。同時，建立信息化系統要注意數據庫的存儲空間，與業務部門信息對接分門別類存儲信息，確保信息分類整理錄入，有利于后期查閱和使用檔案信息資源。

（二）強化信息化設備建設。一方面，要做好信息化軟硬件建設，這是信息錄入、更新、傳輸和共享的重要物質條件。另一方面，做好信息化建設中的軟件系統開發，在檔案信息化建設中合理開發應用計算機技術，結合時代要求做好軟件系統與技術的更新升級，對接計算機技術需求和檔案管理要求強化檔案管理軟件系統更新操作。

（三）做好信息化安全建設工作。一方面，依賴于檔案管理法律法規，促進檔案信息化管理的標準化，嚴格規定檔案資料收集整理使用等每一個環節的標準，防止檔案被別人違規濫用。另一方面，構建檔案管理安全體制，嚴格保密屬于不能隨便公開的機密檔案信息，推進檔案信息化安全體制建設，構建明確的檔案信息化框架體系，確定不允許公開的隱私檔案信息類型與具體目錄，切實增強檔案管理人員安全管理培訓，全面推進檔案信息化安全管理。

（四）強化信息化人才建設。檔案信息化建設是一項難度系數非常大的工程，需要高素質專業化的信息化人才作為支撐，信息化人才建設是檔案信息化建設提出的根本要求。因此，新形勢下要加強對現有檔案管理業務人員的培養，以專題講座、集中培訓、網絡課程在線學習等途徑來提升他們的專業知識與信息技術水平，多途徑多渠道提升他們的檔案管理工作知識和信息知識。同時，也要加強檔案管理工作部門領導的培訓進修，這是部門領導普通員工做好檔案信息化建設工作的重要保證，可以通過走出去去學習檔案信息化建設工作經驗，為更好地推進檔案信息化建設提供經驗指導。