淺談信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中的重要性

喬紅艷

(河北省灤平縣醫(yī)療保障局, 河北 灤平 068250)

從目前來看，很多醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)過程中面臨著信息收集困難、信息化檔案管理意識(shí)薄弱、尚未完善信息化制度等問題，影響到了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)效果。針對(duì)這一種情況，應(yīng)尋求一些可行性的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)途徑，讓醫(yī)院各部門之間信息傳遞變得更為流暢，并將原有紙質(zhì)檔案順利轉(zhuǎn)成數(shù)字化檔案，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)人員提供有價(jià)值的檔案信息，便于他們隨時(shí)隨地查詢信息，有較高的檔案信息應(yīng)用意識(shí)。

一、信息化建設(shè)必然性

夯實(shí)檔案管理信息建設(shè)工作是必然的，其主要體現(xiàn)于幾個(gè)方面。首先，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展背景下，醫(yī)院開始借助網(wǎng)絡(luò)傳遞與功能共享快速存儲(chǔ)化驗(yàn)、繳費(fèi)、掛號(hào)、處方等信息，在這一背景下，巧用信息技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，更符合社會(huì)發(fā)展特點(diǎn)，滿足社會(huì)進(jìn)步發(fā)展中的客觀要求。其次，這一項(xiàng)工作也是提高醫(yī)院整體管理水平的內(nèi)在要求。即檔案信息化管理模式與傳統(tǒng)醫(yī)療管理模式相比，其日漸成熟的管理技術(shù)能夠使護(hù)理流程、臨床管理、經(jīng)濟(jì)分析等管理內(nèi)容管理成本變得更為合理。同時(shí)，提高工作效率。

二、巧用現(xiàn)代化信息技術(shù)，夯實(shí)醫(yī)院檔案管理優(yōu)化建設(shè)

（一）樹立新型理念

為促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，在現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷更新發(fā)展背景下，應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理理念，樹立新的檔案管理思路——信息化設(shè)計(jì)理念。首先，醫(yī)院在檔案管理工作具體實(shí)施過程中應(yīng)明確檔案信息化建設(shè)目的一，明確檔案管理信息化建設(shè)要堅(jiān)持為公眾服務(wù)，堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、公開透明、及時(shí)準(zhǔn)確，并以現(xiàn)實(shí)檔案館為后盾，完善檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)信息化建設(shè)工作。其次，為了能夠充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的價(jià)值與作用，應(yīng)在設(shè)計(jì)中突出形式與內(nèi)容上的特色。比如，在檔案信息網(wǎng)首頁設(shè)計(jì)上，注意遵從莊重典雅、大方美觀設(shè)計(jì)原則，并強(qiáng)調(diào)檔案架構(gòu)合理、功能齊全。同時(shí)，增設(shè)一個(gè)電子郵箱，主要用于與用戶之間的交流。再次，在內(nèi)容設(shè)計(jì)上，要確保檔案信息豐富，既包括局館概況、館藏介紹內(nèi)容，又包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)、學(xué)會(huì)工作、調(diào)查評(píng)議、檔案利用等方面內(nèi)容，并增設(shè)投訴信箱、領(lǐng)導(dǎo)信箱等等，以便于提高管理水平。

（二）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

現(xiàn)代醫(yī)院在實(shí)際發(fā)展期間，為保證檔案管理工作良性進(jìn)行，應(yīng)投入大量資金用于硬件、軟件先進(jìn)設(shè)備購置上，進(jìn)而給用戶提供更為便捷且高效的檔案信息使用平臺(tái)，查找、翻閱自己所需檔案資料，提高檔案資料整體利用率。首先，由于紙質(zhì)檔案保管條件差且容易遺失，因而，在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作中，應(yīng)注意優(yōu)化軟、硬件設(shè)施，依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備完成具體的檔案管理工作。但是，在先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備引進(jìn)過程中，還要借助各種圖形、表格等技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間中檔案進(jìn)行分門別類，便于人們快速查閱到自己所需的檔案信息。其次，除了引進(jìn)先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備以外，醫(yī)院還要購買檔案袋、檔案夾、檔案標(biāo)簽等工具，通過優(yōu)化這些設(shè)備順利完成醫(yī)院檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量。除此之外，在醫(yī)院信息化檔案管理工作實(shí)施過程中，應(yīng)嘗試引入一些新的設(shè)備。比如，RFID系統(tǒng)等等，RFID系統(tǒng)具有射頻電子標(biāo)簽、讀寫器、天線幾個(gè)組成部分，有編碼、識(shí)別、通訊等多種功能，與傳統(tǒng)檔案信息讀取方式相比，其讀取速度要快100倍，更符合檔案管理信息化建設(shè)需求。

（三）完善相關(guān)機(jī)制

為了確保現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的作用發(fā)揮到最大化，建立一個(gè)相對(duì)完善的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)注意推進(jìn)相關(guān)信息化機(jī)制。首先，在醫(yī)院發(fā)展中，為了指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作的有序進(jìn)行，應(yīng)完善檔案信息收集機(jī)制，在檔案信息收集機(jī)制中明確規(guī)定醫(yī)院要建立一個(gè)相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，把檔案資源以數(shù)字化形式存儲(chǔ)起來，并規(guī)定好檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化分類提取模式，鼓勵(lì)各個(gè)部門按照規(guī)定格式提供相關(guān)檔案材料。然后，錄入文字資源和圖像資源，編寫索引、目錄，供所有人使用檔案信息。其次，在醫(yī)院發(fā)展中，應(yīng)建立起相對(duì)完善的醫(yī)院檔案信息服務(wù)機(jī)制，明確檔案管理和查詢網(wǎng)站建設(shè)要求，規(guī)定檔案信息資料管理中心建設(shè)要點(diǎn)，要求各個(gè)部門自動(dòng)上傳和存儲(chǔ)檔案資料，進(jìn)行歸檔。在醫(yī)院檔案信息服務(wù)機(jī)制具體建設(shè)過程中，還應(yīng)規(guī)定信息資源的在線查詢服務(wù)功能，允許用戶在操作平臺(tái)上進(jìn)行查詢、搜索、復(fù)印、借閱檔案資料，并向用戶提供電子信箱、匯編相應(yīng)專題等服務(wù)，便于用戶能夠快捷的獲取相關(guān)信息。醫(yī)院檔案管理信息化機(jī)制是促進(jìn)檔案信息資源良性循環(huán)的關(guān)鍵，應(yīng)落實(shí)好檔案管理信息化機(jī)制建設(shè)工作。

（四）建立信息化檔案管理系統(tǒng)

信息檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是促進(jìn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)完善的重要基礎(chǔ)。首先，在系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)完善系統(tǒng)各個(gè)組成部分，不管是醫(yī)療檔案，亦或是個(gè)人檔案等等，確保系統(tǒng)中各個(gè)功能模塊完善性，以期滿足檔案管理工作要求。同時(shí)，在系統(tǒng)中增設(shè)系統(tǒng)賬號(hào)申請(qǐng)、系統(tǒng)升級(jí)、檔案審核、檔案添加、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。

綜上可知，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)影響著醫(yī)院整體衛(wèi)生醫(yī)療水平的提升。針對(duì)這一種情況，醫(yī)院應(yīng)樹立起良好的檔案管理信息化建設(shè)理念，并注意引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備。同時(shí)，根據(jù)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的具體要求，完善相關(guān)的機(jī)制，在機(jī)制牽引下不斷夯實(shí)信息化建設(shè)工作。此外，由于信息化檔案管理系統(tǒng)是支撐信息化建設(shè)工作的關(guān)鍵，所以，應(yīng)投入一定精力在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上，并注意從安全管理角度出發(fā)做好系統(tǒng)維護(hù)工作，強(qiáng)化工作效果。