淺談信息化建設在醫(yī)院檔案管理工作中的重要性

喬紅艷

(河北省灤平縣醫(yī)療保障局, 河北 灤平 068250)

從目前來看，很多醫(yī)院在檔案信息化建設過程中面臨著信息收集困難、信息化檔案管理意識薄弱、尚未完善信息化制度等問題，影響到了醫(yī)院檔案管理信息化建設效果。針對這一種情況，應尋求一些可行性的醫(yī)院檔案管理信息化建設途徑，讓醫(yī)院各部門之間信息傳遞變得更為流暢，并將原有紙質(zhì)檔案順利轉(zhuǎn)成數(shù)字化檔案，為醫(yī)院領導或相關(guān)人員提供有價值的檔案信息，便于他們隨時隨地查詢信息，有較高的檔案信息應用意識。

一、信息化建設必然性

夯實檔案管理信息建設工作是必然的，其主要體現(xiàn)于幾個方面。首先，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展背景下，醫(yī)院開始借助網(wǎng)絡傳遞與功能共享快速存儲化驗、繳費、掛號、處方等信息，在這一背景下，巧用信息技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，更符合社會發(fā)展特點，滿足社會進步發(fā)展中的客觀要求。其次，這一項工作也是提高醫(yī)院整體管理水平的內(nèi)在要求。即檔案信息化管理模式與傳統(tǒng)醫(yī)療管理模式相比，其日漸成熟的管理技術(shù)能夠使護理流程、臨床管理、經(jīng)濟分析等管理內(nèi)容管理成本變得更為合理。同時，提高工作效率。

二、巧用現(xiàn)代化信息技術(shù)，夯實醫(yī)院檔案管理優(yōu)化建設

（一）樹立新型理念

為促進醫(yī)院發(fā)展，在現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷更新發(fā)展背景下，應逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理理念，樹立新的檔案管理思路——信息化設計理念。首先，醫(yī)院在檔案管理工作具體實施過程中應明確檔案信息化建設目的一，明確檔案管理信息化建設要堅持為公眾服務，堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、公開透明、及時準確，并以現(xiàn)實檔案館為后盾，完善檔案管理工作網(wǎng)絡，落實信息化建設工作。其次，為了能夠充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的價值與作用，應在設計中突出形式與內(nèi)容上的特色。比如，在檔案信息網(wǎng)首頁設計上，注意遵從莊重典雅、大方美觀設計原則，并強調(diào)檔案架構(gòu)合理、功能齊全。同時，增設一個電子郵箱，主要用于與用戶之間的交流。再次，在內(nèi)容設計上，要確保檔案信息豐富，既包括局館概況、館藏介紹內(nèi)容，又包括業(yè)務指導、學會工作、調(diào)查評議、檔案利用等方面內(nèi)容，并增設投訴信箱、領導信箱等等，以便于提高管理水平。

（二）引進先進設備

現(xiàn)代醫(yī)院在實際發(fā)展期間，為保證檔案管理工作良性進行，應投入大量資金用于硬件、軟件先進設備購置上，進而給用戶提供更為便捷且高效的檔案信息使用平臺，查找、翻閱自己所需檔案資料，提高檔案資料整體利用率。首先，由于紙質(zhì)檔案保管條件差且容易遺失，因而，在醫(yī)院檔案管理信息化建設工作中，應注意優(yōu)化軟、硬件設施，依靠先進的計算機設備完成具體的檔案管理工作。但是，在先進計算機設備引進過程中，還要借助各種圖形、表格等技術(shù)對計算機存儲空間中檔案進行分門別類，便于人們快速查閱到自己所需的檔案信息。其次，除了引進先進計算機設備以外，醫(yī)院還要購買檔案袋、檔案夾、檔案標簽等工具，通過優(yōu)化這些設備順利完成醫(yī)院檔案管理工作，強化檔案管理質(zhì)量。除此之外，在醫(yī)院信息化檔案管理工作實施過程中，應嘗試引入一些新的設備。比如，RFID系統(tǒng)等等，RFID系統(tǒng)具有射頻電子標簽、讀寫器、天線幾個組成部分，有編碼、識別、通訊等多種功能，與傳統(tǒng)檔案信息讀取方式相比，其讀取速度要快100倍，更符合檔案管理信息化建設需求。

（三）完善相關(guān)機制

為了確保現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的作用發(fā)揮到最大化，建立一個相對完善的檔案管理工作網(wǎng)絡，應注意推進相關(guān)信息化機制。首先，在醫(yī)院發(fā)展中，為了指導醫(yī)院檔案管理信息化建設工作的有序進行，應完善檔案信息收集機制，在檔案信息收集機制中明確規(guī)定醫(yī)院要建立一個相對標準的檔案信息數(shù)據(jù)庫，把檔案資源以數(shù)字化形式存儲起來，并規(guī)定好檔案信息資源標準化分類提取模式，鼓勵各個部門按照規(guī)定格式提供相關(guān)檔案材料。然后，錄入文字資源和圖像資源，編寫索引、目錄，供所有人使用檔案信息。其次，在醫(yī)院發(fā)展中，應建立起相對完善的醫(yī)院檔案信息服務機制，明確檔案管理和查詢網(wǎng)站建設要求，規(guī)定檔案信息資料管理中心建設要點，要求各個部門自動上傳和存儲檔案資料，進行歸檔。在醫(yī)院檔案信息服務機制具體建設過程中，還應規(guī)定信息資源的在線查詢服務功能，允許用戶在操作平臺上進行查詢、搜索、復印、借閱檔案資料，并向用戶提供電子信箱、匯編相應專題等服務，便于用戶能夠快捷的獲取相關(guān)信息。醫(yī)院檔案管理信息化機制是促進檔案信息資源良性循環(huán)的關(guān)鍵，應落實好檔案管理信息化機制建設工作。

（四）建立信息化檔案管理系統(tǒng)

信息檔案管理信息系統(tǒng)建設是促進檔案管理工作網(wǎng)絡完善的重要基礎。首先，在系統(tǒng)建設過程中，應完善系統(tǒng)各個組成部分，不管是醫(yī)療檔案，亦或是個人檔案等等，確保系統(tǒng)中各個功能模塊完善性，以期滿足檔案管理工作要求。同時，在系統(tǒng)中增設系統(tǒng)賬號申請、系統(tǒng)升級、檔案審核、檔案添加、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能。

綜上可知，醫(yī)院檔案管理信息化建設影響著醫(yī)院整體衛(wèi)生醫(yī)療水平的提升。針對這一種情況，醫(yī)院應樹立起良好的檔案管理信息化建設理念，并注意引進先進的設備。同時，根據(jù)醫(yī)院檔案信息化建設中的具體要求，完善相關(guān)的機制，在機制牽引下不斷夯實信息化建設工作。此外，由于信息化檔案管理系統(tǒng)是支撐信息化建設工作的關(guān)鍵，所以，應投入一定精力在系統(tǒng)設計上，并注意從安全管理角度出發(fā)做好系統(tǒng)維護工作，強化工作效果。