新形勢下如何做好企業養老保險業務檔案管理工作

闞偉

（黑龍江省伊春市社會保險事業管理局友好分局，黑龍江 伊春 153031）

一、社會養老保險檔案管理實施的意義

加強企業養老保險檔案管理是促進社會保險改革不斷深化的需求，隨著我國養老保險的創新改革，傳統檔案管理發揮的作用越來越弱，不利于檔案管理工作高效實施。社會保險部門不僅要履行自身責任，還應承擔起參保人員的管理職能。參保人員從參保登記到養老金的發放以及個人關系轉移、養老保險關系終止等都會被詳細記錄在檔案中，這也是支付企業保險待遇的關鍵依據，對參保人自身利益具有直接聯系。通過企業養老保險檔案管理工作的實施，使參保人員權益得到保護，具有重要意義。

二、企業養老保險業務檔案管理存在的問題

（一）檔案收集整理不夠規范

目前，檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，主要的依據是《關于貫徹落實社會保險業務檔案管理規定的通知》(人社險中心函[2009]59號)、《社會保險業務檔案管理指南》、《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》，缺少一部企業社保檔案的頂層制度設計，造成全國各地的歸檔范圍不夠明確、資料收集不齊全等問題，制約了企業社保檔案管理的規范化、標準化。如，參保人員未按要求填寫姓名、身份證號、加蓋單位公章。同年度、同類別、同屬類個人材料未按照“表單在先、身份證明在次、其他證明在后的順序整合”。等等。

（二）檔案管理工作人員綜合素質較低

在社會企業養老保險業務檔案管理工作中，負責這項工作的人員大多源于其他崗位，其并沒有較強的操作技能及專業知識，同時，事業單位檔案管理部門不重視對工作人員相關知識與技能的培訓，這就使得其沒有途徑與機會學習崗位所需知識與技能，造成其沒有充分認識到檔案管理的重要性，進而嚴重影響企業養老保險業務檔案管理的有效開展。

（三）缺乏完善的管理機制

眾所周知，針對檔案管理工作，我國已經推出了一系列法律法規，然而在企業養老保險業務這一模塊，相應的檔案管理工作卻并不規范，在很多方面存在一些漏洞與缺陷，究其原因，就在于企業保險業務檔案管理沒有可靠的制度支撐。例如檔案沒有及時、清楚地分類，進而導致檔案出現遺失或者歸納錯誤等情況；再比如檔案的格式并不統一，缺乏規范性，這顯然會增加檔案歸類、管理以及查閱的難度；還有就是檔案管理工作中沒有硬性規定來約束其保存與調閱，如此一來，企業保險業務自然就會面臨諸多隱患，在開展檔案工作的過程中自然就無法避免一些舞弊行為。

三、新形勢下加強企業養老保險業務檔案管理工作的對策

（一）加強檔案管理制度建設

企業養老保險業務涉及的范圍十分廣泛，其檔案管理工作也具有一定的復雜性。為了保障檔案管理工作順利開展，提高檔案管理工作的規范性，首先就必須建立嚴格的規章制度。而為了實現這一目標，在建設檔案管理工作制度的過程中，就需要明確檔案管理工作的具體職責，做到檔案分類合理、明確，記錄完整。站在檔案管理部門的角度，則需要對制度的合理性、有效性予以考慮。所謂的合理性，就是需要采用科學的管理方法以滿足現代養老保險業務檔案管理工作的需求。而有效性則指的是檔案管理工作涉及的內容都應與相關制度一一對應，如此才能夠在開展工作的過程中有據可依。此外，檔案管理工作制度的完善還需要嚴格遵循國家相關法律法規，確保企業養老保險檔案的分類合理，在管理上具有規范性與有序性。

（二）提高檔案管理人員素質

在企業養老保險業務檔案管理工作中，事業單位檔案管理人員具有不可替代的地位，其操作著每一個管理環節。由于企業養老保險檔案管理工作主要是為企業提供服務，所以這項工作對工作人員的整體素質具有較高的要求，只有工作人員擁有良好的素質，才能夠具備良好的服務態度。為此，檔案管理部門應通過以下幾點來提升工作人員的素質:一是對管理任務、相應責任加以合理分配。二是對工作人員的工作職責加以確定。三是定期開展檔案管理相關知識與技能的教育與培訓，從而提高其專業能力與操作水平。

（三）增強信息，切實提升檔案服務水平

企業社保檔案要更加注重檔案的利用，發揮檔案在服務保障民生中的突出作用。應結合本地區本單位實際，大力推廣應用數據庫技術、網絡技術等現代科學技術，有條件的單位在保持與上級檔案信息系統應用一致的基礎上，可以有針對性開發適合本地區的檔案信息系統，集辦公、存檔和查詢服務為一體，實現信息資源的共享與整合，嚴格做好人防、物防和技防工作，提升檔案信息系統的安全性。

（四）完善檔案管理信息安全監管制度

社保部門應加強對檔案管理信息的安全監管，注重檔案的私密性與安全性。依據檔案管理實際情況實施管理措施，提高員工的防范意識，嚴格控制員工因為工作時的操作不當而出現檔案泄露的現象，并且還需要加大對檔案管理的資金投入，聘請專業技術人員對檔案管理的網絡與計算機進行定期的維護和安全系統的更新，實時監測網絡中可能會出現的安全隱患，防止被不法分子的侵入。

結論

企業社保檔案是養老保險工作中具體業務活動中形成的、規范的具有保存價值原始記錄，是實現為參保人員 “記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是我國民生檔案的重要組成部分。因此，要認真做好企業社保檔案管理工作，推動社會工作健康持續發展，為和諧社會建設貢獻力量。