高校人事檔案管理現(xiàn)狀及問題與對策研究

張燕

（荊州理工職業(yè)學院，湖北 荊州 434000）

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀與問題分析

（一）高校人事檔案管理工作人員素質(zhì)不高

從當前的實際情況來看，高校人事檔案管理工作人員隊伍建設還相對滯后，表現(xiàn)為人事檔案管理工作人員數(shù)量不足，部分高校并未配置足夠的檔案管理工作人員，從而影響到人事檔案管理工作的有序開展；同時檔案管理工作人員專業(yè)能力不足，常常存在兼職或者臨時委任的人事檔案管理人員，年輕的管理人員專業(yè)能力強但經(jīng)驗不足，年齡偏大的管理人員雖然經(jīng)驗豐富但新技術掌握不是非常牢固。

（二）管理模式傳統(tǒng)化

人是所在學校的人、所在單位的人、地區(qū)的人，人事檔案也是歸學校、單位、地區(qū)所有，一般情況不對外開放，這是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式。高校人事檔案管理目前采用的多是這種傳統(tǒng)的模式。此種管理模式特點是收集相對集中、管理范圍相對較小，主要是方便本單位相關領導和工作人員及時查看人事檔案，提供的是“你查閱我調(diào)取”的單一服務，優(yōu)點是有利于檔案的保護和保密。但是，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人才流動的加快，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式的弊端也越來越明顯，利用面狹窄，準入門檻過高，特別是當檔案相對人需要查閱本人檔案時，要單位主管領導、分管領導層層審批，或需要專門的介紹信、函件，手續(xù)繁瑣，等待時間長，不利于檔案的利用。

（三）檔案利用率低下

人事檔案在利用上也有一定的局限性，一般只是用于工資調(diào)整、晉升、政審、財產(chǎn)繼承等工作時提供個人基本情況等材料證明，是比較低級的、簡單的利用。這種利用在挖掘教職工潛在能力、合理配置崗位人員、發(fā)揮教職工特長等方面都不能很好地發(fā)揮作用，有些單位為了保住人才、限制人才流動，將人事檔案扣留，其人事檔案不能順利遷出，直接影響今后人才的工資收入、住房的分配、出國留學訪學等，致使“棄檔”“重建檔案”等現(xiàn)象的發(fā)生，極大地限制了人才的合理流動和社會人力資源的合理分配和使用。這種封閉、被動落后又浪費人力資源的管理模式，不適應當今高校發(fā)展的客觀需求，不適應信息化的現(xiàn)代社會，不利于高校人事制度的改革，需要一種開放式的人事檔案管理模式。

（四）管理制度不完善

高校人事檔案管理工作制度還需要進行完善，部分高校領導并未對人事檔案管理工作引起充分重視，也沒有重視相關管理制度的建設與完善。近年來高等教育普及率的逐漸提升，高校教職工和學生數(shù)量持續(xù)增加，人事檔案數(shù)據(jù)信息也越來越多，但大部分高校依舊沿用過去的檔案管理工作制度，從而導致管理制度和實際工作出現(xiàn)偏差，表現(xiàn)出人事檔案信息收集不規(guī)范、查閱制度不健全等問題，從而造成人事檔案數(shù)據(jù)信息的殘缺。

二、高校加強人事檔案管理的對策

（一）提高管理理念

高等學校的人事檔案管理是高等學校管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，高等學校的管理人員和教職工要高度重視人事檔案資源對高等學校發(fā)展建設的重要作用，要全力支持人事檔案管理工作，為人事檔案管理工作的正常開展和深入改革提供力所能及的幫助，形成人人重視人事檔案工作，人人支持人事檔案管理工作的良好局面。另一方面，由于社會主義市場經(jīng)濟社會人才流動頻繁，對高校人事檔案管理提出了更高的要求，要改變原來狹隘的人事檔案歸所在學校所有的管理觀念，建立人事檔案重在利用、注在服務，注重人的發(fā)展、注重服務于教職工、服務于本校的人事管理制度以及相關部門的人事管理制度的理念，變控制型管理為服務型管理。

（二）健全人事檔案管理制度

高校人事檔案管理工作屬于較為系統(tǒng)性和專業(yè)性的工作，具有保密性較高、涉及面較廣的特征，所以應當盡快促進人事檔案管理制度的完善。目前來說大部分高校都建立了符合自身情況的檔案管理制度，但還有待進一步完善，筆者在實踐工作中發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作必須要積極建立完善人事檔案查閱借閱制度、人事檔案材料收集整理制度、人事檔案數(shù)據(jù)信息保密制度、人事檔案管理工作人員職責等相關制度。另外，高校不僅要制定和完善涉及到人事檔案管理工作的一系列制度，同時還必須要確保這些制度能夠最終得以貫徹落實，確保人事檔案管理工作人員能夠在實際工作中履行好自身職責，嚴格執(zhí)行各項制度，從而推動高校人事檔案管理工作的不斷發(fā)展。

（三）改善利用手段

改善利用手段，進一步加強人事檔案管理，要充實檔案材料，對行政管理干部和教輔人員要及時將他們的工作業(yè)績和在重大活動、重點項目工作中的表現(xiàn)情況和任務的完成情況、考察考核材料收集歸檔，為干部的聘用、提拔等提供必要的依據(jù)。對一般從事教學工作的教師，要將他們的重大教學成果和學術研究技術成果和成果轉化等材料收集歸檔。加快人事檔案記載和更新的速度，要與人員流轉的速度相當，同時收集的內(nèi)容要更加適用、準確、全面。增加人事檔案信用憑據(jù)功能、業(yè)績認定功能等，加強高校人事檔案的效能。要積極主動地、廣泛而系統(tǒng)地做好人事檔案的編研工作，擴大人事檔案的編研范疇，如編制一些檢索工具，方便日后查找和利用；做好學校教職工現(xiàn)狀情況、發(fā)展趨勢、統(tǒng)計信息等資料的編制，便于更好地利用和服務。

（四）加強人事檔案開發(fā)利用

為高校引入更多人才，為高校管理層提供決策幫助，這是人事檔案管理工作的重要作用，唯有進一步加強人事檔案的開發(fā)和利用工作，才能夠充分凸顯其價值。國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中要求，必須要進一步創(chuàng)新和改革服務方式，多種渠道開發(fā)檔案資源，促進檔案公共服務能力提升。高校人事檔案管理屬于高校人才資源管理的重要一環(huán)，可以為高校教學和教研工作帶來可靠穩(wěn)定的數(shù)據(jù)支持，確保高校內(nèi)部教職工的合理流動以及優(yōu)化配置，所以，在今天這樣一個人才競爭日益激烈的互聯(lián)網(wǎng)時代下，高校人事檔案管理人員必須要主動為人才甄別、人才挖掘和人才使用帶來第一手資料，借助于深入挖掘檔案開發(fā)與利用服務，才能夠為高校人事部門選拔任用提供參考，確保人盡其才、才盡其用。