電力企業檔案管理與時俱進策略研究

潘琴

（國網安徽省電力有限公司懷寧縣供電公司，安徽 懷寧 246121）

現如今，在經濟全球化的大背景下，國內的電力企業也不甘落后，正在飛速向國際化邁進。從改革開放至今，國內電力企業發展自動化設備已經投入大量的資金且獲得了良好的效果，控制系統的許多設備都已達到全球一流的水平，但對創建信息系統卻始終不夠重視，同時國內電力企業相對落后還體現在檔案管理的工作中，檔案作為一個企業不可缺失的一部分，必須得到妥善的管理與保護。因此，電力企業加強檔案管理力度已是勢在必行。

一、檔案管理現狀存在的弊端

（一）檔案開發利用不足

檔案開發利用是檔案管理的終極目的，許多電力企業也建立了數字檔案館，檔案管理系統能與企業各部門系統互聯互通，實現電子檔案的收集、管理功能，但是數字化檔案各項功能并未得到充分利用，部分功能可能尚在開發之中，還有些功能還不夠完善無法使用。況且，檔案信息化本身就是一項有始無終的進程，需要不斷開發、建設和應用，決不能停下來坐享其成，在信息化過程中有這樣的想法會使企業檔案信息化成果很快落伍。

（二）檔案服務單一

檔案服務水平是衡量電力企業檔案管理質量的重要標志。隨著電力企業對外交往活動的日益頻繁，對企業檔案服務能力提出了更高要求，然而現階段電力企業檔案服務形式過于單一，只能提供借閱、檔案資料初步編研這樣的服務形式，遠遠無法滿足企業生產經營、日常管理、企業決策等對檔案服務提出的多樣化需求，而且現有服務也往往是被動提供的，在主動提供服務方面仍然存在很多不足。

（三）現代技術利用率低

隨著大數據時代的到來，企業檔案信息化成為發展的必然趨勢，由此造成檔案數據量急劇增加，但沿襲自傳統紙質檔案管理的一套模式遠遠落后于大數據時代對檔案信息化管理的需求 。而要適應時代發展需要，電力企業檔案部門就必須轉變“重管理，輕服務”的觀念，充分利用現代技術為企業提供更優質的服務，然而如何開發先進的平臺來實現這一轉變，對于許多電力企業來說仍處于彷徨、觀望、等待之中，缺乏實質行動的結果就只能繼續沿襲過去的檔案管理模式。

二、電力企業檔案管理的有效措施

（一）提升企業對檔案管理的重視程度

電力企業的檔案管理人員若是想使檔案管理中存在的問題逐一解決，就必須得到企業領導的支持，檔案管理只有得到領導的重視才能有足夠的資金與人力投入，才能充分發揮其對企業的重大作用。但是檔案管理人員畢竟是執行工作的主體，若只是讓領導來要求與強調，檔案管理工作依舊不會得到實質性的進展，因此，管理人員需要積極主動學習更多管理知識，在實踐中不斷探索更成熟有效的檔案管理方法，才能更好地促進檔案管理質量的提升。

（二）有效提升工作人員的檔案管理意識

電力企業在將員工的個人信息、工作表現以及杰出貢獻轉化成文件、圖紙與資料等的過程中，投入了大量人力、物力與財力，但在部分企業進行產權改革的時候，檔案的管理工作太過于敷衍，只是走個形式，檔案資產完全沒有得到應得的開發利用。檔案是有形資產與無形資產記錄和憑證，它在某種意義上可以說是企業資產的一部分。檔案部門可以利用現代化的方式，利用各種媒體來對檔案規范管理工作進行強勢的推廣與宣傳，如此在引起領導關注的同時，還能夠受到社會各方的支持與監督，使檔案管理的工作質量能夠再進一步。

（三）強化檔案管理機制

傳統的電力企業檔案管理都是處于比較“被動”的狀態，檔案管理人員都是被動等待需要保管的檔案，而通過完善檔案管理機制，加大對檔案管理人員的管理，實行績效考核管理機制，一方面可以督促員工的工作，讓員工有一個良好的參考機制，更好地完成本職工作；另一方面可以促使員工更加積極認真地工作，主動走出去聯系各部門，將等待檔案上門變成積極主動工作，把收集變成搜集，使得檔案更加完善和豐富。同時，把晉級考核列入到平時的考核中去，讓個人的工作業績直接掛鉤到平時的晉級考核中去，將工作落到實處，做到事事有人管，事事有人負責。

（四）融入現代化信息技術，提高檔案管理平臺的水平

首先，要提高檔案管理人員的整體素質，因為檔案大都涉及到公司的核心信息，其所存在的價值“不可估量”，一旦泄露，將會給公司造成巨大的損失，這就要求檔案管理人員必須具備高度的責任感和使命感，加強自身的專業素養和道德素養。另外，檔案管理人員還要有扎實的專業知識，及時了解行業新規，根據國家的相關規定，及時變更和完善對檔案的管理工作，更好地為檔案管理服務。其次，要提高對檔案管理人員理論與實際相結合的運用能力，將固有的理論基礎更加靈活和創新地運用到實際工作中去，采取多種多樣的工作模式、豐富工作內容，提高檔案管理人員的工作積極性和創造性。加強對檔案管理人員的培訓力度，讓其掌握先進技術，及時發現和摒棄已有的工作弊端，突破和創新檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率。

結語

總而言之，在市場經濟環境的作用下，電力企業承受的競爭壓力會越來越大，為使經濟效益得到有效的提升，采用先進的管理方法已是刻不容緩。受到信息時代影響的企業更應該將其充分利用起來，做好基礎工作之后，將檔案管理工作信息化，使檔案的利用率以及管理人員的工作質量得到行之有效的提升，因此，電力企業必須在對檔案管理采取措施的同時注重信息化管理，才能夠更好更穩地發展下去。