淺談事業單位檔案信息化管理的重要性

方偉波

（扶溝縣疾病預防控制中心，河南 周口 466000）

事業單位檔案管理信息化，是改變以檔案紙本保管的管理模式，使檔案電子化。利用計算機就能輕松地查閱、檢索各類檔案資料，并能及時、快捷地對檔案信息進行整理歸類、分析研究、提取加工，極大地宿短了工作時間提高了工作效率，降低檔案管理的成本。檔案管理信息化要總體謀劃，需要實用網站的支撐，需要數字化做載體，需要規范化、科學化、系統化，更需要高素質的管理人才，這樣就能夠完整、準確、科學地利用信息化手段規范檔案管理。檔案信息化能夠完整、準確、科學地利用信息化手段規范檔案管理，是新時期檔案管理的創新，也是檔案管理現代化的重要標志。

一、事業單位檔案管理信息化建設重要性

首先，促進檔案查詢借閱效率的提升。對于傳統的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質檔案管理的最大困擾，這是因為紙質檔案多存儲于特質檔案盒中，根據順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時在借閱檔案環節，由于紙質檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時間不能過長，防止檔案損壞現象的出現。而隨著檔案管理的信息化建設，檔案都屬于電子文檔，利用計算機進行快速準確地查閱，通過拷貝復制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實現檔案管理期限的有效延長。以往事業單位在檔案管理工作中，基本選用紙質存儲的方式，即利用紙質來存儲檔案資料信息，而紙質易受外界環境的影響，增加了檔案資料管理、儲存、采集等環節的難度。檔案管理的信息化則是利用網絡平臺和電子平臺進行管理，用磁盤存儲檔案，對檔案管理模式進行創新和優化，從而節省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設。

二、當前事業單位檔案管理工作所呈現出的問題

首先，檔案信息化建設缺乏重視，檔案管理人員知識匱乏。目前大部分單位并沒有意識到其重要性，基礎設施建設薄弱，檔案信息化建設缺少投入主要表現在三個方面，一是管理，二是經費，三是硬件和軟件設施。在實際工作中只是單純的計算機聯網的融入來實現，致使整個信息化檔案管理過于表面化，無法發揮出應有作用，進而影響到事業單位整體管理的質量與效率。很多管理工作都不規范，沒有嚴格按照國家制定的檔案管理標準進行檔案的收集、保存、歸檔和立卷。其次，相應制度體系不健全，規范與標準不夠統一。當前，事業單位缺乏完善的制度體系作為保障，整個信息化建設的效率與質量偏低，檔案信息化管理系統缺乏完善性。再次，相應人員能力素質偏低。檔案管理信息化系統功能與作用的實現要求實現人機的完善配合，但目前事業單位現有檔案管理人員隊伍的現狀看，缺乏完善的培訓，加上現有管理人員自身的專業知識過于陳舊，致使其無法實現對信息化系統的完善應用，同時一些管理人員自身的素質偏低，無法實現對自身的有效約束，進而影響到了信息化系統的應用。

三、如何提升事業單位檔案管理信息化建設

1.樹立現代化發展意識，建立完善的檔案管理制度。加大重視力度提升人事檔案信息化建設水平，檔案管理必須做到與時俱進，通過各種途徑優化其管理效率，為保證事業單位檔案管理不斷創新發展，工作人員必須盡快樹立起事業單位檔案管理工作現代化發展的意識，以實現電子一體化的檔案管理工作目標，改變傳統的檔案管理模式。要想保證檔案管理工作的規范性，就必須通過建立科學完善的檔案管理制度來約束具體的檔案管理行為。因此，檔案管理工作要制定具有可行性的檔案管理制度，設定檔案管理信息化建設相應的考核指標，采取獎懲措施激發檔案管理工作人員的積極性和主動性。

2.加強檔案管理與信息化技術的融合。檔案管理信息化建設過程中，不斷完善信息化管理平臺與系統，不斷提升檔案信息資源的安全性。需要完善檔案管理設施，利用信息網絡技術，主動建設智能信息化管理平臺，恰當運用信息化的平臺及管理模式，不斷完善信息化管理平臺與系統。嚴禁盲目采用現有的管理系統，而要立足實際需求，有針對性建設信息化平臺，進一步提高檔案管理的水平。可以說，加強檔案管理和信息化技術的結合，能夠避免檔案管理停留于傳統的思維模式上，防止與信息化建設出現斷層，加快檔案管理信息化建設的步伐。

3.加強檔案信息化建設的管理，提升檔案管理有效性。檔案信息化建設的管理上可采用數字化的管理制度，由國家檔案局進行統一規范和管理，建立統一的電子檔案管理及相關制度，通過有法可依的依據來使各個事業單位檔案的管理做到統一化，規范化，以此來提高檔案信息化管理水平。必須要創新管理機制，從其整體發展角度制定管理制度，并且不斷健全檔案管理措施。檔案的部門負責人應遵循檔案信息化建設的原則，即規范性，系統性，安全性，效益性這四個原則，有利于檔案信息化建設工作的順利開展。通過信息化的管理，從而有效率地推動檔案信息化建設。

4.加強隊伍建設，強化檔案管理人員培訓。檔案信息化建設不但需要全面掌握信息化技術、檔案業務以及檔案管理知識等內容，同時還需要主動掌握“互聯網+”時代檔案管理發展方向。一方面，事業單位應當積極引入信息技術專業人才與檔案管理專業人才，積極制定科學合理的培養、引進及流動體系，使資源檔案管理隊伍結構得以持續優化，面提升隊伍的綜合能力。另一方面，事業單位還應綜合檔案信息化建設的發展形式，針對檔案管理隊伍開展有針對性的培訓教育工作，積極利用委培、專家講座以及集體培訓等多元化途徑，使檔案管理隊伍結構、綜合素質得以持續提升。