淺談事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

方偉波

（扶溝縣疾病預(yù)防控制中心，河南 周口 466000）

事業(yè)單位檔案管理信息化，是改變以檔案紙本保管的管理模式，使檔案電子化。利用計(jì)算機(jī)就能輕松地查閱、檢索各類檔案資料，并能及時(shí)、快捷地對(duì)檔案信息進(jìn)行整理歸類、分析研究、提取加工，極大地宿短了工作時(shí)間提高了工作效率，降低檔案管理的成本。檔案管理信息化要總體謀劃，需要實(shí)用網(wǎng)站的支撐，需要數(shù)字化做載體，需要規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，更需要高素質(zhì)的管理人才，這樣就能夠完整、準(zhǔn)確、科學(xué)地利用信息化手段規(guī)范檔案管理。檔案信息化能夠完整、準(zhǔn)確、科學(xué)地利用信息化手段規(guī)范檔案管理，是新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新，也是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性

首先，促進(jìn)檔案查詢借閱效率的提升。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質(zhì)檔案管理的最大困擾，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案多存儲(chǔ)于特質(zhì)檔案盒中，根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時(shí)在借閱檔案環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時(shí)間不能過長(zhǎng)，防止檔案損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。而隨著檔案管理的信息化建設(shè)，檔案都屬于電子文檔，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速準(zhǔn)確地查閱，通過拷貝復(fù)制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理期限的有效延長(zhǎng)。以往事業(yè)單位在檔案管理工作中，基本選用紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式，即利用紙質(zhì)來存儲(chǔ)檔案資料信息，而紙質(zhì)易受外界環(huán)境的影響，增加了檔案資料管理、儲(chǔ)存、采集等環(huán)節(jié)的難度。檔案管理的信息化則是利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和電子平臺(tái)進(jìn)行管理，用磁盤存儲(chǔ)檔案，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設(shè)。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作所呈現(xiàn)出的問題

首先，檔案信息化建設(shè)缺乏重視，檔案管理人員知識(shí)匱乏。目前大部分單位并沒有意識(shí)到其重要性，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，檔案信息化建設(shè)缺少投入主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是管理，二是經(jīng)費(fèi)，三是硬件和軟件設(shè)施。在實(shí)際工作中只是單純的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的融入來實(shí)現(xiàn)，致使整個(gè)信息化檔案管理過于表面化，無法發(fā)揮出應(yīng)有作用，進(jìn)而影響到事業(yè)單位整體管理的質(zhì)量與效率。很多管理工作都不規(guī)范，沒有嚴(yán)格按照國(guó)家制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集、保存、歸檔和立卷。其次，相應(yīng)制度體系不健全，規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一。當(dāng)前，事業(yè)單位缺乏完善的制度體系作為保障，整個(gè)信息化建設(shè)的效率與質(zhì)量偏低，檔案信息化管理系統(tǒng)缺乏完善性。再次，相應(yīng)人員能力素質(zhì)偏低。檔案管理信息化系統(tǒng)功能與作用的實(shí)現(xiàn)要求實(shí)現(xiàn)人機(jī)的完善配合，但目前事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍的現(xiàn)狀看，缺乏完善的培訓(xùn)，加上現(xiàn)有管理人員自身的專業(yè)知識(shí)過于陳舊，致使其無法實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化系統(tǒng)的完善應(yīng)用，同時(shí)一些管理人員自身的素質(zhì)偏低，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)自身的有效約束，進(jìn)而影響到了信息化系統(tǒng)的應(yīng)用。

三、如何提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

1.樹立現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)，建立完善的檔案管理制度。加大重視力度提升人事檔案信息化建設(shè)水平，檔案管理必須做到與時(shí)俱進(jìn)，通過各種途徑優(yōu)化其管理效率，為保證事業(yè)單位檔案管理不斷創(chuàng)新發(fā)展，工作人員必須盡快樹立起事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的意識(shí)，以實(shí)現(xiàn)電子一體化的檔案管理工作目標(biāo)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。要想保證檔案管理工作的規(guī)范性，就必須通過建立科學(xué)完善的檔案管理制度來約束具體的檔案管理行為。因此，檔案管理工作要制定具有可行性的檔案管理制度，設(shè)定檔案管理信息化建設(shè)相應(yīng)的考核指標(biāo)，采取獎(jiǎng)懲措施激發(fā)檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性。

2.加強(qiáng)檔案管理與信息化技術(shù)的融合。檔案管理信息化建設(shè)過程中，不斷完善信息化管理平臺(tái)與系統(tǒng)，不斷提升檔案信息資源的安全性。需要完善檔案管理設(shè)施，利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，主動(dòng)建設(shè)智能信息化管理平臺(tái)，恰當(dāng)運(yùn)用信息化的平臺(tái)及管理模式，不斷完善信息化管理平臺(tái)與系統(tǒng)。嚴(yán)禁盲目采用現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，而要立足實(shí)際需求，有針對(duì)性建設(shè)信息化平臺(tái)，進(jìn)一步提高檔案管理的水平。可以說，加強(qiáng)檔案管理和信息化技術(shù)的結(jié)合，能夠避免檔案管理停留于傳統(tǒng)的思維模式上，防止與信息化建設(shè)出現(xiàn)斷層，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的管理，提升檔案管理有效性。檔案信息化建設(shè)的管理上可采用數(shù)字化的管理制度，由國(guó)家檔案局進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理，建立統(tǒng)一的電子檔案管理及相關(guān)制度，通過有法可依的依據(jù)來使各個(gè)事業(yè)單位檔案的管理做到統(tǒng)一化，規(guī)范化，以此來提高檔案信息化管理水平。必須要?jiǎng)?chuàng)新管理機(jī)制，從其整體發(fā)展角度制定管理制度，并且不斷健全檔案管理措施。檔案的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)遵循檔案信息化建設(shè)的原則，即規(guī)范性，系統(tǒng)性，安全性，效益性這四個(gè)原則，有利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。通過信息化的管理，從而有效率地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

4.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)不但需要全面掌握信息化技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)以及檔案管理知識(shí)等內(nèi)容，同時(shí)還需要主動(dòng)掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理發(fā)展方向。一方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引入信息技術(shù)專業(yè)人才與檔案管理專業(yè)人才，積極制定科學(xué)合理的培養(yǎng)、引進(jìn)及流動(dòng)體系，使資源檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)得以持續(xù)優(yōu)化，面提升隊(duì)伍的綜合能力。另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)綜合檔案信息化建設(shè)的發(fā)展形式，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍開展有針對(duì)性的培訓(xùn)教育工作，積極利用委培、專家講座以及集體培訓(xùn)等多元化途徑，使檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、綜合素質(zhì)得以持續(xù)提升。