公路檔案的整理歸納和信息化建設(shè)

禹朝悠

（云南省麗江市永勝公路分局，云南 麗江 674200）

在當(dāng)代社會(huì)，信息技術(shù)在人們的日常生活中發(fā)揮著也來(lái)越重要的作用。把這種信息化技術(shù)用到公路檔案管理中，極大的優(yōu)化了公路檔案的管理作用。在現(xiàn)代技術(shù)的幫助下，公路管理逐步快捷高效。

一、優(yōu)化公路檔案管理

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技進(jìn)步極大地優(yōu)化了檔案管理。借助于信息化技術(shù)，公路檔案的價(jià)值逐步提高。公路檔案管理需要及時(shí)進(jìn)行更新，這樣才能體現(xiàn)出其的人性化和服務(wù)性。這也對(duì)公路檔案整理提出了更高的要求。公路檔案由于其的特殊性，需要及時(shí)更新，及時(shí)維護(hù)，這就需要依靠信息化手段來(lái)管理優(yōu)化公路檔案。

（一）高效管理歸納材料

公路檔案一定要保證真實(shí)有效、體系性、統(tǒng)一性。在經(jīng)由下一個(gè)經(jīng)辦人員之手時(shí)，材料要全面、真實(shí)有效。在整個(gè)歸納管理檔案的過(guò)程中，不可用復(fù)印件，需要確認(rèn)是原件。每個(gè)部門在審核處理各項(xiàng)公路檔案時(shí)，需要保證材料齊全，真實(shí)。同時(shí)，面對(duì)繁瑣的各類材料，一定要利用高效的信息化手段。信息化手段幫助實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理歸納。

（二）保證檔案的真實(shí)有效

在各個(gè)檔案材料中，一個(gè)工作單位的工作風(fēng)氣，在他們的整個(gè)檔案管理上可以體現(xiàn)出來(lái)。保證檔案的真實(shí)性，就是為了能夠尊重事實(shí)，維護(hù)檔案。檔案管理一定要保證其真實(shí)性，不可消極對(duì)待。在處理好一些原件的同時(shí)，要留意留好復(fù)印件，有備無(wú)患。

管理檔案對(duì)各類管理人員，也提出了要求。在工作態(tài)度方面，管理人員要有謹(jǐn)慎的心態(tài)。公路檔案整理歸納工作，維護(hù)人員要根據(jù)實(shí)際情況，保持良好心態(tài)做好本職工作。要做好這項(xiàng)工作，檔案管理部門有著密不可分的責(zé)任。檔案管理工作需要做的井井有條，有條理、有秩序是檔案管理工作的一個(gè)要求。檔案管理歸納工作需要有一些標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)依據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)做出相應(yīng)的改善工作。在整理檔案時(shí)，要遵循一定的工作步驟，保證資料真實(shí)可靠。公路檔案管理部門需要對(duì)每一個(gè)過(guò)程都嚴(yán)格要求，確定好相關(guān)人員具體負(fù)責(zé)的工作。這樣才能確保工作順利進(jìn)行，保證每一個(gè)人員都能做好自己的本職工作。同時(shí)，由于一些管理人非專業(yè)的檔案管理人員，為了幫助他們盡快熟悉這項(xiàng)工作，需要有相關(guān)的學(xué)習(xí)的過(guò)程。只有有了這個(gè)過(guò)程，才能提升他們的業(yè)務(wù)能力，保證公路檔案管理工作順利進(jìn)行。同時(shí)，信息化技術(shù)運(yùn)用到公路檔案管理中，能夠保證這項(xiàng)工作高校進(jìn)行。

二、公路檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化

（一）明確檔案管理的部門

和其他類型的檔案管理工作相比，這項(xiàng)工作任務(wù)繁重。同時(shí)，這項(xiàng)工作涉及的面廣，工作量也大。公路檔案管理的這些特點(diǎn)，都加大了這項(xiàng)工作的管理難度。因此在目前科技發(fā)達(dá)的前提下，要學(xué)會(huì)把這種大數(shù)據(jù)信息化的資源，有效利用到檔案管理中去。首先，這就需要投入一些資源，建立專門的部門，來(lái)歸納整理檔案。同時(shí)，明確各人員的分工，各司其職。在現(xiàn)代化技術(shù)的協(xié)助下，才能保證檔案管理工作的高效率運(yùn)行。主要通過(guò)在各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)立負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)好個(gè)流程的工作，這樣檔案的整理歸納工作才能順利開展。

（二）具備高效的管理和績(jī)效制度

雖然具備了信息化的管理流程，一些紙質(zhì)版的文字也必不可少。檔案的管理歸納必須有原版文字，同時(shí)有電子文檔。通過(guò)電子文檔把信息歸納整合，實(shí)現(xiàn)檔案的信息花管理。要想實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)背景下的信息化管理，必須有相關(guān)的保密協(xié)議以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)。制定好檔案管理的績(jī)效制度和基礎(chǔ)維護(hù)的相關(guān)規(guī)定。這就要求公路檔案管理工作不容小視，需要有嚴(yán)格的管理體制。只有這樣，現(xiàn)代信息化技術(shù)才能在檔案管理中發(fā)揮出自身的作用。

（三）具備有效的檔案管理的體系

要想在檔案管理歸納的工程中，真正利用好信息化的技術(shù)，必須有良好的管理體系。否則，沒(méi)有高效的管理體系，信息化的技術(shù)也不能體現(xiàn)出其價(jià)值。同時(shí)在檔案管理設(shè)備方面，也需要加大投入。信息化的實(shí)現(xiàn)，并不是基于一些傳統(tǒng)的人工整理檔案的方式，這就需要融入一些現(xiàn)代化的器材來(lái)協(xié)助實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。為了更好的做好這項(xiàng)工作，需要購(gòu)置一些器材比如筆記本、刻錄機(jī)、打印機(jī)等設(shè)施設(shè)備。

（四）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

公路檔案管理是一項(xiàng)要求高、任務(wù)重的工作。這項(xiàng)檔案的歸納整理需要各方面的支持，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理就是其中的一項(xiàng)重要要求。比較常見的要進(jìn)行數(shù)字化處理檔案包括文字檔案和各類會(huì)議檔案等。公路檔案管理進(jìn)行這項(xiàng)工作，會(huì)讓工作更加方便快捷，簡(jiǎn)化流程。這樣的處理，有助于信息采集，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理。有利于人們找到有用的相關(guān)信息，讓檔案管理工作更加的方便快捷。工作者對(duì)于的工作效率會(huì)大大提高，節(jié)省工作時(shí)間。公路檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，也更能體現(xiàn)公路檔案的價(jià)值，方便人民群眾的生活。

結(jié)語(yǔ)

隨著科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)成了人們生活中的關(guān)鍵詞，互聯(lián)網(wǎng)和人們的生活密不可分。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)資源融入到了各行各業(yè)。隨著社會(huì)的巨大變革，公路檔案管理工作也面臨這巨大的困難。在信息化的社會(huì)背景下，將現(xiàn)代化的技術(shù)手段融入到公路檔案管理中，這讓管理者看到了希望。實(shí)現(xiàn)公路檔案的信息化管理歸納，大大提高了其工作效率，完善了工作內(nèi)容。