提升企業辦公室行政綜合管理有效性的方法研究

曲霖 武欣 杜丹晨 赫巖松

（遼寧省丹東市振安區太平灣遼寧蒲石河抽水蓄能有限公司，遼寧 丹東 118216）

企業在發展的過程中，需要對辦公室行政綜合工作進行改革，并且遵循現代企業的管理模式，改變原有的管理方式和內容，對各項工作進行管理。因為這種管理需要長期的堅持，因此企業在發展的過程中，應該將這種管理模式融入到日常的工作中，才能創新管理內容，充分發揮管理的作用，才能進行可持續發展。在進行管理的過程中，應該樹立管理理念，培養工作人員的習慣，將這項管理工作趨向于制度化和標準化的管理模式，才能將各項管理內容落到實處。

一、企業辦公室行政綜合管理工作現狀

（一）人才隊伍結構性矛盾突出

企業規模和體量的快速增加，需要相應匹配的人力資源作保障，當前企業還缺乏夠硬的“筆桿子”和成熟專業的基層辦公室管理人員，高學歷、高素質、高能力、專業性的辦公室綜合人才缺口較大，人才隊伍建設還需要持續發力，工作能力、專業能力和業務水平還不能滿足當前辦公室工作的需要，其中在基層單位（項目部）尤為突出。

（二）培訓教育提升工作不系統

辦公室系統新入職人員較多且流動性也較大，對企業規章制度和辦公室工作沒有完全掌握和適應，難以準確制定科學、長期、有效的員工系統教育培訓計劃，并嚴格付諸實施落實。我們不僅要重視人員引進，更需要重視人員培養和加強業務能力培育，面對現在的管理問題和痛點，企業應系統規劃、科學謀劃，按照“缺什么補什么”的原則，優先解決當前急需。

（三）工作績效需要提升

辦公室不僅要管好“俗事、小事”，還要從中跳出來管“大事”，圍繞企業中心工作，提高站位，從全面、高端、深度的角度分析問題，對事關企業發展的深層次問題研究、發展戰略制定、工作督辦等工作深度參與，以優秀的管理成果體現管理工作績效。

（四）管理標準化需要落實和鞏固

企業的長期成長發展，必然形成了一定數量的優秀管理成果，需要我們繼承和發揚，如適合企業的管理制度、工作流程、操作標準等，這些基礎性的管理標準化不能丟掉，應該一直堅持不懈。

（五）辦公信息化工作滯后于企業發展

信息化時代，辦公室處于企業的“信息”中心位置，要確保信息的高效傳遞。企業OA辦公系統還需要持續改進優化，信息集成還沒有徹底實現，條塊式信息填寫、報送還沒有解決，辦公室信息系統還沒有和企業其他自建系統高度融合。我們應當及時收集各部門反饋意見和使用過程中發現的問題，采取統一措施，認真加以研究解決。

二、企業辦公室行政綜合工作管理策略

（一）明確管理目標

企業在進行辦公室行政綜合工作管理的過程中，首先要明確管理目標，確保企業在管理的過程中，能夠促進各項工作進行更好的發展，而且要做好工作人員的管理，需要建立一個完善的規章制度，約束工作人員的日常工作行為，確保工作人員在工作的過程中能夠提高工作效率，糾正自身的態度。并且對工作人員進行定期的培訓，提高工作人員的綜合素質和工作能力，才能更好的進行精細化管理，才能促進各項工作進行更好的發展[5]。

（二）樹立經濟化意識

企業在進行管理的過程中，還需要樹立經濟化意識，需要進行協同化管理，將各個部門的所有人員緊密聯合在一起。在進行各項工作的過程中，能夠通過部門之間的相互配合，更好的完成這項工作。而且在進行管理的過程中，還需要降低管理工作產生的經濟成本，需要降低企業的資金成本消耗。而且企業需要增強自身的成本意識，尤其是在進行辦公室行政綜合工作管理時，應該選擇最優的工作方式，才能提高工作人員的日常工作效率，確保工作支出能夠減到最少，才能具備更多的市場競爭優勢。

（三）信息化技術在辦公室行政綜合管理

隨著社會經濟的快速發展，信息化技術在企業管理中的應用越來越廣泛，企業部門之間的競爭也越來越激烈。要想提高企業的市場競爭力，必須積極應用現代信息技術，使企業站在新時代發展的前沿。建立科學合理的內部管理信息系統，提高企業行政統一管理組織結構的靈活性和效果，積極掌握企業的發展方向，使相關企業經理能夠多方面了解企業發展的相關信息，從而根據市場環境做出最準確、最科學的判斷，有效地提高行政統一管理的應用信息技術還可以提高文檔管理的效率和質量，減少工作人員的工作壓力，并使企業辦公室行政的集成管理工作順利進行。

（四）提高辦公室人員的專業素質

提高辦公室工作人員、管理人員的專業素質與綜合能力，是確保辦公室管理效能的重要前提與基礎。同時，只有這樣，才能更好地協助企業管理者開展辦公室管理的相關工作。不斷提高辦公室人員的整體素質，實現辦公室管理效能的不斷提高。為了提高辦公室人員的整體素質，可以綜合應用自學、再教育、崗位培訓等方式，調動員工的參與性、積極性，并要引導員工根據自己的崗位，建立良好的職業規劃，實現企業價值、自我價值的完美統一，實現個人與企業的共同發展。

結束語

隨著市場經濟的迅速發展，行業轉型、產業升級進程不斷加快，同時競爭日趨激烈，這樣的背景下，企業若想獲得更好的生存與長遠的發展，必須加快改革進程。同時，企業尤其是集團企業辦公室管理具有較強的綜合性管理職能，辦公室管理的職責范圍也相對豐富，需要對企業重大決策事項和重要工作進行部署、檢查、跟進、協調和落實，對內、對外代表企業形象，影響企業文化和組織的整體管理水平，必須給予充分重視。新形勢下，應根據企業實際情況，合理開展辦公室管理工作，并充分發揮辦公室管理工作的作用，促進企業的持續發展。