城市給排水工程檔案資料管理應注意的幾個問題

1.宋晶晶 2.王素偉

（1.身份證號碼：4101021990****008X；2.身份證號碼：4110811990****8380）

建筑檔案管理是建筑管理工作中的重要組成部分，是記錄施工人員信息、財政支出信息、工程進展信息的重要工具。但因我國市場經濟發展較晚，建筑管理尚不成熟，建筑行業的檔案管理存在諸多問題，這些問題嚴重阻礙了企業正常發展。

一、城市給排水工程檔案資料管理現狀

（一）檔案管理措施落后

大多數建筑施工管理團隊的檔案管理沒有專人負責，即使有人負責也僅僅采用傳統管理方法，導致重要文件如重要簽章、合格證等資料收集不全。傳統管理中主要是人的管理，建筑檔案管理人員一般都身兼數職，造成在審查檔案時或出現疏忽，無法準確記錄相關資料及管件問題，致使部分檔案內容確實。加之建筑施工本身就是一項大規模的人力勞動，需要收集及歸檔的信息較多，傳統的檔案管理措施已經不能滿足，現階段發展要求。

（二）缺乏高質量的管理人才

任何行業的發展都離不開專業人才，高質量的管理人才是整個行業發展的重要保證之一。現階段建筑工程檔案管理人員的從業狀況來看，中小型的建筑公司的檔案管理多為企業關公兼職，他們本職工作可能是會計，也可能是老板，獨立的檔案管理人員較少。在大型建筑企業中，雖有獨立的檔案管理人員，但缺少專業化、復合型檔案管理人員。現代科技及經濟要以，企業管理要向著信息化、科技化、快速化、精確化方向發展，但傳統的檔案管理人員無法適應現代企業管理要求，他們大多采用傳統電腦輸入方式或紙質登記方式進行，無法依靠互聯網等現代科技將企業的檔案的管理工作正式納入經濟發展大潮流中。

二、城市給排水工程檔案資料管理應注意的幾個問題

（一）進一步重視城市給排水工程檔案資料的采集

城市給排水檔案資料真實記錄了城市發展的軌跡，檔案作為見證歷史發展的憑證，城市發展從無到有，從小到大，給排水工程隨著城市發展，越來越多，地下管網建設也越來越先進、規范。與此同時，一定要高度重視城市給排水工程的檔案資料的收集與管理，將其檔案管理與工程建設同部署、同安排、同實施，定要避免城市發展初期，由于沒有檔案記錄，在維修維護建設給排水工程時，只有憑記憶，道路、網道開膛破肚，造成極大的浪費。如果有了健全的檔案記錄，則可避免憑記憶、憑印象的粗暴式施工，使得城市給排水工程在維護、改造以及升級換代等工作得以順利實施。由于城市給排水工程檔案資料工作與工程建設相比，略顯滯后，其重視程度肯定與工程建設相比，肯定不足，因此應該進一步重視其檔案工作，實施一把手工程，將給排水檔案資料工作融合到項目建設工程中，與工程同步，納入工程建設的計劃、質量管理體系以及崗位責任中。并加大宣傳力度，提高給排水工程檔案管理人員的檔案采集意識，深入學習給排水工程檔案資料的采集方法，掌握先進的采集方式，同時，由于給排水工程涉及的檔案門類眾多，涉及許多技術指標、參數，對工程專業技術能力要求較高，檔案人員還應掌握相應的給排水專業技術，學習了解相關的工程技術知識，提高采集檔案資料的能力，有效遴選有價值的檔案資料，指導、監督工程技術人員對有關數據、圖表等檔案的收集。另一方面，注意發揮工程技術人員關于給排水工程檔案資料的作用，形成人人重視檔案資料的良好局面，人人掌握檔案采集方式，切實做好城市給排水工程的檔案資料管理工作。

（二）建章立制，明確責任，各司其職，確保給排水工程檔案資料管理工作規范有序

基建項目檔案資料涉及單位眾多，如果沒有健全的制度保障，則檔案資料收集整理管理就會出現無序狀態，科學化、規范化管理就成為一句空話了。給排水建設單位、建設單位檔案管理機構、建設單位工程管理相關部門以及參建單位應實行統籌部署，建設單位應對項目檔案資料管理工作負總責，實行統一管理、統一領導，按照統一標準，執行統一制度。參建單位應該加強給排水項目檔案的過程管理，強化前段控制。應建立責任落實、責任追究制度以及人員配置、經費、管理設備等制度，強化責任制度。另外還要建立以檔案管理機構為核心的，由工程技術部門、參建單位參與的檔案管理工作網絡，特別是要強化合同管理，建設單位與參建單位簽訂合同、協議時，一定要明確檔案資料管理責任，對項目文件的質量要求、套數、歸檔范圍以及整理標準提出相應條目。特別是在評價考核階段，要將給排水檔案資料的質量納入一起考核評價，對檔案采集整理歸檔不符合要求的要嚴把出口關，按照《建設項目檔案管理規范》的要求“項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件”，必要時可以延緩支付合同款項。在管理責任制度建立的同時，建設單位要建設項目管理規范要求，制定給排水工程檔案的管理制度以及檔案分類方法等管理規范。

（三）提高給排水檔案資料管理人員素質

隨著社會發展，給排水工程也逐步擴大，給排水工程面臨的問題和環境也越來越復雜，給排水檔案資料管理工作也越來越繁重，如果還按照老思維認為其檔案資料管理工作可有可無，不重視人員的配置，讓一些不懂專業技術的工作人員擔任檔案管理工作，必將造成檔案資料管理工作嚴重滯后于給排水工程建設，影響工程后期質量和形象。所以，應該進一步把給排水工程檔案資料管理人員的業務能力提高放在重要位置。選拔高素質的人員，將既懂工程建設又熟悉檔案管理流程的工作人員充實到檔案管理崗上來，并開展相應的培訓，打通競職加薪的渠道。發揮檔案管理工作者的積極性，從而提高給排水檔案資料管理人員的綜合能力，推動給排水工程建設的有序發展。

（四）加強信息化、數字化建設，提高給排水檔案資料的規范性和可行性

隨著信息化技術的迅猛發展，傳統的給排水檔案資料管理模式已顯落后，必須要改變原有的思維方式，需要完善基礎設施建設。更新增添計算機，工程圖紙掃描儀及各種類型的掃描設備，建立和完善了聲像攝制、播放設施、媒質管理系統。除增添新的設備外，根據信息化工作運行中管理系統存在的不足，進一步做了改進、完善和優化，使之更加實用，覆蓋辦公和各業務環節。全面加強檔案信息化建設，做好傳統載體檔案數字化工作，不斷規范給排水工程電子文件歸檔和電子檔案管理，實現給排水工程檔案信息系統整合和資源共享。

結語

總之，城市給排水工程檔案資料管理工作質量的好壞嚴重關系到企業發展的未來，必須得到應有的重視。