基層管理人員檔案管理意識的培養

孫麗

（黑龍江省穆棱市婦幼保健院，黑龍江 穆棱 157599）

一、培養基層工作人員檔案管理意識的重要性

基層工作人員檔案管理意識的薄弱、專業性不強、管理方法不當，嚴重影響著基層檔案管理工作的開展，主要體現在以下兩個方面：一是影響基層檔案管理工作的質量，不利于基層單位接受相關部門的檢查。基層工作中有些工作雖然不是檔案類的文件，但是卻與檔案管理工作密不可分，尤其是工作中的一些憑證和參考，在日常工作中十分重要和關鍵，其中的一些文件、檔案、數據信息等工作記錄和資料，如果在平時的工作中沒有加以整理和保存，很容易在后續工作中因需要查閱或者參考而無法翻閱和查看，使工作難以順利開展。尤其涉及一些評估的事項，對檔案資料的真實性要求更加嚴格和謹慎。二是嚴重影響檔案管理工作的質量和效率。基層工作人員在檔案管理工作中要應該將與檔案相關的材料收集齊全，按照檔案管理的要求和規定進行整理和歸檔。但是基層工作人員大都不是專業的檔案管理人員，沒有經過專業的檔案管理知識的培訓，缺乏檔案管理知識，而且管理意識薄弱，因而使得檔案管理工作難以持續有效的開展。

二、文件資料整理的方法

首先，想要有效的區分文件價值，那么在對文件進行整理的過程中就要采用分卷整理的方法，由于不同的文件材料在保管期限上是存在明顯差異的，所以，要根據相關的法律條陳來對文件的保管時間進行價值區分。其次，同一單位內的行政文件和黨委文件要進行明確的區分，并根據不同文件的性質進行立卷存檔，以此達到避免出現文件混淆的現象。除此之外，基層單位中不僅僅只有普通文件，還會出現許多的加密檔案，由于這些加密文件不僅與普通文件之間存在明顯差異，還具有極高的規范要求，必須進行獨立的分開立卷，進而保證加密文件的安全性，避免出現文件泄漏的問題。最后，除了文字文件，對于一些特殊載體的文件要進行統一歸檔整理，最大限度保證特殊文件的完整性。

三、提高基層檔案管理人員管理意識和工作效率的有效對策

（一）提升基層管理人員的檔案管理意識

基層工作人員要加強檔案管理意識的培養，要有主人翁意識，把檔案管理工作視為日常工作中的重點工作，尤其是對日常性的工作，要學會從主觀意識上去收集和整理檔案資料，而不是被動的接受工作的安排。能否做好基層檔案管理工作，關鍵要看基層工作人員能夠切實做好檔案管理工作。當然，基層工作人員檔案管理意識的培養還需要相關部門領導的重視，部門領導要深入開展檔案管理工作，通過培訓和學習不斷提高基層工作人員的檔案管理意識，使基層工作人員能夠在檔案管理工作中得心應手。

（二）完善檔案的歸檔方法

基層單位檔案歸檔工作程序復雜，首先，在檔案整理工作的開展過程中，一定要強調該項工作的規范化和順序化，這是為了保證能夠將檔案整理成統一的檔案形式，以便于工作人員的日后查閱。比如在后續的文件批復過程中可能還會涉及到意見稿和相關的定稿資料。其次，在檔案編目的過程中，一定要對檔案進行明確的標注，這不僅是為了能夠直接的現實出檔案編目的具體級別，也是為了能夠在檔案編目工作結束之后進行后續整理。在編目的過程中，要將檔案責任者的姓名、文號、日期以及備注等進行檔案號的編制。最后進行的是檔案的分類工作，由于不同基層單位對于檔案分類工作的標準和要求是不同的，所以，要嚴格按照本基層單位的檔案分類要求進行檔案分類工作，一般情況下，在進行檔案分類工作的過程中，要按照檔案的來源和建立時間進行分類，并結合檔案的具體內容和形式進行合理區分，這既能夠實現檔案分層管理，也能夠使整理好的檔案得到有效的保存，并且實現檔案分層。檔案的分層主要是由檔案自身的基層單位所屬地以及其部門屬性來決定的，該種檔案分層的管理模式能夠有效的提升檔案管理的合理性和安全性。

（三）健全檔案收集歸檔工作制度

有效的制度建設是做好任一項工作的前提，在基層單位檔案歸檔收集工作中，制度建設也是必不可少的，所以，想要確保檔案歸檔工作的順利進行，就要在滿足檔案管理工作需求的基礎上進行相關的制度建設，制度建設不僅僅是為了增強基層單位檔案歸檔收集工作的權威性，也是為了能夠使基層單位檔案管理工作有據可依，在進行相關工作的過程能夠遵照相關的法律程序進行，以此推動基層單位檔案歸檔收集工作的制度性。在進行制度建設的過程中，會涉及到許多的環節，首先，要將原有的制度進行整理和鑒別，將其中合理的部分留存，對于不合理的部分進行剔除，并嚴格按照人事檔案收集規章制度進行相關工作，保證檔案信息質量。其次，完善轉遞工作和檔案登記工作，在基層單位檔案轉遞的過程中，通常會經過多個環節，為了最大限度的保證轉遞工作的正常進行，一定要對登記完的檔案做密封處理，然后在進行檔案轉遞工作，當檔案單位接收到相應檔案，并完成核查工作后，進行蓋章簽名工作，以此作為回執，并將回執單寄回原單位。最后，健全檔案材料的審核制度，材料審核工作往往在收集材料的過程中就已經完成了，所以，在健全檔案材料審核制度的過程中，要對材料中的內容進行深度的審查，審查其手續的完備性和審核質量。

結束語：提升基層管理人員的檔案管理意識，不僅能夠提升基層檔案管理工作的效率，還能夠不斷加強相關檔案的準確性和保密性，進而達到提升檔案管理規范性的目的。所以，提升基層管理人員的檔案管理意識已經成為了基層工作中的首要任務，各部門相關領導也開始越來越注重這個問題。