堅(jiān)持五大發(fā)展理念做好新時(shí)代高校檔案征集工作

王寧

（武漢輕工大學(xué)檔案館，湖北 武漢 430000）

檔案征集工作是檔案全生命鏈條的邏輯起點(diǎn)，是檔案工作的重要一環(huán)。只有通過開展有計(jì)劃有目的的征集工作，把散存在高校二級單位或教職工處甚至校外組織或個(gè)人處的資料集中到高校檔案管理部門，并經(jīng)過整理鑒定，這些資料才能成為高校檔案。新時(shí)代是高質(zhì)量發(fā)展的時(shí)代，對照高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前高校檔案征集工作還存在理念比較落后、手段比較陳舊等現(xiàn)實(shí)問題。為進(jìn)一步推動高校檔案征集工作，必須堅(jiān)持五大發(fā)展理念，做好新時(shí)代高校檔案征集工作。

一、堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)：創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于整個(gè)檔案行業(yè)，對檔案工作各環(huán)節(jié)提出了新的更高要求。作為檔案工作的重要一環(huán)，征集工作的思路、技術(shù)及內(nèi)容均發(fā)生了巨大變化。推動檔案征集工作發(fā)展必須跳出舊有模式，在思路、技術(shù)及內(nèi)容都要進(jìn)行全面創(chuàng)新。一是思路創(chuàng)新。要切實(shí)提高高校檔案征集工作重要性的認(rèn)識，沒有檔案征集工作，也就沒有檔案保管、利用等后續(xù)工作。要徹底扭轉(zhuǎn)“坐等上門”、“守柜臺”的傳統(tǒng)思維模式，切實(shí)增強(qiáng)征集工作的主動意識，由之前的“你交什么我要什么”，變“我要什么你交什么”的主動工作思路。二是技術(shù)創(chuàng)新。征集紙質(zhì)檔案相對容易，幾乎不需要技術(shù)。但今天OA系統(tǒng)原生電子文件在線歸檔、數(shù)碼設(shè)備直接產(chǎn)生的聲像檔案歸檔等對高校檔案管理人員提出技術(shù)層面更高要求。高校檔案管理人員要熟練掌握專門的檔案管理系統(tǒng)，做好電子文件、聲像檔案等征集工作。三是內(nèi)容創(chuàng)新。高校事業(yè)發(fā)展到哪一步，檔案工作就要跟進(jìn)到哪一步，檔案管理部門要隨時(shí)把高校發(fā)展過程中所形成的檔案資料征集進(jìn)館。同時(shí)，在做好傳統(tǒng)文書檔案、科技檔案等歸檔的同時(shí)，還要做好彰顯學(xué)校特色的檔案資料，學(xué)校組織開展重大活動的檔案資料，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或知名專家教授的名人檔案等等。

二、堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展。征集工作牽涉到檔案管理部門、檔案形成部門、檔案形成個(gè)人等多方關(guān)系，必須通盤考慮，全面協(xié)調(diào)各方各要素，理順關(guān)系，補(bǔ)齊短板，形成合力。一是要協(xié)調(diào)好檔案管理部門與檔案形成部門的關(guān)系。檔案資源最終來自于檔案形成部門，檔案征集也是向檔案形成部門進(jìn)行征集。各檔案形成部門由于工作分工、工作職責(zé)不同，其資料形成、整理、移交時(shí)間也各有不同。檔案管理部門要切實(shí)與形成部門保持密切聯(lián)系，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，指導(dǎo)檔案形成部門做好文件資料整理和移交工作。二是要協(xié)調(diào)好檔案管理部門與個(gè)人關(guān)系。向個(gè)人征集檔案要更加耐心細(xì)致，除了需要協(xié)調(diào)與個(gè)人關(guān)系，必要時(shí)還要通過其本人所在部門進(jìn)行。三是要協(xié)調(diào)好檔案管理部門與相關(guān)單位的關(guān)系。對于學(xué)校在履行服務(wù)社會職能中形成檔案材料，檔案管理部門要積極協(xié)調(diào)校外相關(guān)單位，加強(qiáng)溝通聯(lián)系，把應(yīng)由學(xué)校保管的檔案征集進(jìn)館。

三、堅(jiān)持綠色發(fā)展。征集工作要站在加強(qiáng)生態(tài)文明建設(shè)的高度進(jìn)行，切實(shí)體現(xiàn)節(jié)約型社會建設(shè)要求。一是不重復(fù)征集。堅(jiān)持誰產(chǎn)生檔案資料，誰負(fù)責(zé)歸檔的原則，對于同一項(xiàng)工作，只對產(chǎn)生檔案資料的部門進(jìn)行征集。二是堅(jiān)持紙質(zhì)版電子版同步歸檔。在做好紙質(zhì)版檔案征集工作的同時(shí)，要同步做好電子版檔案的征集，尤其是聲像檔案的征集工作。堅(jiān)持具體問題具體分析，能夠用電子版代替的，盡量減少紙質(zhì)版檔案的征集。三是妥善做好紙質(zhì)檔案的保管工作。在建設(shè)檔案庫房之初，按照國家相關(guān)規(guī)定，建設(shè)綠色庫房，并做好“八防”工作，切實(shí)做好紙質(zhì)版檔案的保管工作，盡最大努力延長紙質(zhì)檔案生命周期。

四、堅(jiān)持開放發(fā)展。隨著高校辦學(xué)國際化程度的不斷擴(kuò)大，按照應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管的基本要求，檔案征集工作也要貫徹開放發(fā)展理念，做好境外相關(guān)檔案資料的征集。一是與校內(nèi)相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，尤其是學(xué)校的校辦、人事、外事、科研以及相關(guān)學(xué)院等部門單位，隨時(shí)通過這些部門單位，把開放辦學(xué)過程中形成的檔案資料征集進(jìn)館。二是“走出去”。制定詳細(xì)征集方案，專赴合作高校或機(jī)構(gòu)的檔案工作部門，采用移交、捐贈、寄存或復(fù)制等多種方式，有針對性開展征集工作。三是“請進(jìn)來”。邀請與學(xué)校有合作關(guān)系的高校或機(jī)構(gòu)來校，共同制定征集方案，開展征集工作。

五、堅(jiān)持共享發(fā)展。必須堅(jiān)持發(fā)展為了人民、發(fā)展依靠人民、發(fā)展成果由人民共享的發(fā)展理念。為師生服務(wù)是高校檔案工作的基本職責(zé)，一是檔案征集更加貼近大學(xué)生。專門增設(shè)“學(xué)生”實(shí)體門類，做好與在校大學(xué)生密切相關(guān)的成績、學(xué)籍、錄取及畢業(yè)名冊、學(xué)歷學(xué)位證書發(fā)放登記表等檔案資料的征集工作，以備更好利用。同時(shí)，根據(jù)大學(xué)生自身需求，結(jié)合檔案資源建設(shè)實(shí)際情況，有針對性的在大學(xué)生中開展其重要學(xué)術(shù)成果、優(yōu)秀獲獎榮譽(yù)證書、志愿活動等資料的征集工作，幫助其建立個(gè)性化檔案。二是檔案征集更加貼近在職專任教師。定期不定期在專任教師中開展檔案征集工作，征集其優(yōu)秀科研成果、優(yōu)秀教案、獲獎情況以及參加社會兼職活動所形成的文件資料。同時(shí)，有針對性在離退休老同志中開展檔案征集工作。三是檔案征集與檔案利用緊密結(jié)合。在征集過程中加強(qiáng)對檔案利用的宣傳，把征集過程作為檔案工作宣傳和教育的過程，使檔案工作更加貼近師生，貼近生活，貼近實(shí)際，引導(dǎo)公眾更好的利用檔案。