淺析人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作的優(yōu)化

張麗媛

（伊春市五營(yíng)區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，黑龍江 伊春 153033）

人力資源以及社會(huì)保障局的檔案管理工作主要是對(duì)相關(guān)工作人員的檔案進(jìn)行保管，方案管理的工作相對(duì)比較復(fù)雜，首先應(yīng)該對(duì)收集到的信息進(jìn)行有效的梳理，并且將整理后的信息進(jìn)行有效的驗(yàn)證，同時(shí)做好保管工作，為社會(huì)和個(gè)人提供使用。

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)人力資源以及社會(huì)保障局的檔案管理工作越來(lái)越信息化和現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理工作人員的工作也提出了更高的要求。我國(guó)檔案管理部門(mén)的工作相對(duì)比較繁瑣，服務(wù)的對(duì)象涵蓋范圍相對(duì)廣泛，雖然我國(guó)人力資源以及社會(huì)保障局的檔案工作處于發(fā)展之中，但仍然存在很多問(wèn)題。

一、人力資源和社會(huì)保障局在檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺少對(duì)檔案管理工作的重視

我國(guó)人口眾多，勞動(dòng)人員的結(jié)構(gòu)組成相對(duì)比較復(fù)雜并且數(shù)量相對(duì)較多，導(dǎo)致我國(guó)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作繁瑣和相對(duì)復(fù)雜。單位的領(lǐng)導(dǎo)以及員工缺少對(duì)檔案管理工作的重視，在實(shí)際的工作中投入的資金以及人力、物力相對(duì)較少，對(duì)檔案的整理以及歸檔過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題重視程度不夠，導(dǎo)致檔案經(jīng)常出現(xiàn)丟失的情況。

（二）部門(mén)管理工作效率較低

我國(guó)檔案管理部門(mén)按照分部門(mén)和分崗位的管理方式，在實(shí)際的檔案管理工作中，我國(guó)各個(gè)部門(mén)之間缺少有效的溝通和交流，缺少協(xié)調(diào)性，工作配合度相對(duì)較低，導(dǎo)致檔案管理工作相對(duì)比較分散。尤其是我國(guó)人力資源以及社會(huì)保障渠道檔案管理工作屬于事業(yè)單位內(nèi)部部門(mén)，單位內(nèi)部建設(shè)內(nèi)容相對(duì)比較片面，缺少系統(tǒng)和科學(xué)的管理機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作效率較低。并且由于我國(guó)人力資源以及社會(huì)保障局的檔案管理部門(mén)之間相互獨(dú)立，不同的部門(mén)之間管理機(jī)制不同，缺少統(tǒng)一的管理一些標(biāo)準(zhǔn)，加上各個(gè)部門(mén)之間缺少有效的溝通和交流，導(dǎo)致檔案管理工作容易出現(xiàn)紕漏，不利于檔案管理工作的有效展開(kāi)。檔案管理部門(mén)之間無(wú)法形成科學(xué)有效的管理系統(tǒng)，內(nèi)部之間缺少共享資源信息，導(dǎo)致檔案管理工作人員工作不方便。

（三）檔案管理工作缺少信息化建設(shè)

由于我國(guó)人力資源以及社會(huì)保障局的檔案管理工作復(fù)雜起比較繁瑣，在實(shí)際的工作中需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，尤其是需要大量的資金購(gòu)買硬件設(shè)施，但目前我國(guó)人力資源以及社會(huì)保障局的硬件設(shè)施相對(duì)比較落后，缺少現(xiàn)代化的信息管理一系統(tǒng)。方案管理硬件設(shè)施落后，導(dǎo)致檔案管理與工作缺少規(guī)范性和科學(xué)性，對(duì)檔案管理工作造成不便，尤其是各部門(mén)之間缺少信息的共享，導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)之間信息溝通滯后，甚至導(dǎo)致各個(gè)檔案管理部門(mén)之間獨(dú)立采購(gòu)硬件設(shè)施，造成資源浪費(fèi)。

（四）管理模式相對(duì)落后

一直以來(lái)我國(guó)人力資源以及社會(huì)保障局的檔案管理工作的管理方式都沿用的是傳統(tǒng)的管理模式，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，人員流動(dòng)和檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜，對(duì)檔案管理工作人員的工作提出了更高的要求。在檔案管理的歸檔和整理過(guò)程中，各個(gè)部門(mén)之間缺少有效的溝通和交流，檔案由多人進(jìn)行整理和歸檔的分工合作模式，容易造成檔案的管理工作出現(xiàn)失誤，造成不必要的麻煩，同時(shí)落后的檔案管理工作管理模式會(huì)增加檔案管理工作人員的工作量，降低檔案管理工作的效率。

二、優(yōu)化人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的措施

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理工作單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要改變傳統(tǒng)的思想觀念，在實(shí)際的工作中充分重視檔案管理工作的重要性。首先，人力資源和社會(huì)保障局單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，獲取更多的來(lái)自政府的資金支持，加大對(duì)檔案管理的人力、物力和財(cái)力的投入。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理室的建設(shè)工作，加強(qiáng)檔案管理業(yè)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，提升檔案管理工作的效率，引進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化的管理系統(tǒng)。

（二）制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃

為了有效提升檔案管理工作的工作效率，加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，需要對(duì)不同的檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和發(fā)展，對(duì)不同的部門(mén)之間實(shí)行統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的管理制度對(duì)檔案管理的不同部門(mén)之間進(jìn)行有效的管理。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理不同部門(mén)之間的協(xié)作和溝通，實(shí)行各個(gè)不同部門(mén)之間的資源共享，對(duì)有效的資源進(jìn)行科學(xué)的分配和管理，提升職員的利用率，并且加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的宣傳和教育，提升檔案管理工作人員對(duì)工作的重視程度。

（三）推動(dòng)信息化管理

加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)，結(jié)合當(dāng)前的信息化管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作智能化和現(xiàn)代化發(fā)展，有效提升檔案管理工作的效率。我國(guó)檔案管理部門(mén)引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，加強(qiáng)不同部門(mén)檔案管理工作的信息共享和交流，實(shí)行統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化和規(guī)范化管理，有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，減少檔案管理工作中不必要的失誤。

（四）健全工作機(jī)制

檔案管理部門(mén)的工作涉及方方面面，檔案工作的種類繁多，包括失業(yè)、養(yǎng)老和保險(xiǎn)等多種種類的，面對(duì)復(fù)雜和工作量巨大的檔案管理工作，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的有效管理機(jī)制建設(shè)，建立健全檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制、約束機(jī)制和管理機(jī)制，對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)溝通和解決，定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)化發(fā)展，有效提升檔案管理工作的效率。

三、總結(jié)

我國(guó)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作在實(shí)際的工作中不可避免的出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，檔案管理工作繁瑣且工作量巨大，對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求，為了保證檔案管理工作的有效展開(kāi)，需要對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有效的分析，加強(qiáng)檔案管理部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，建立健全科學(xué)和規(guī)范化的檔案管理工作機(jī)制，有效提升檔案管理工作的高效性和實(shí)效性。