淺析人力資源與社會保障局檔案管理工作的優(yōu)化

張麗媛

（伊春市五營區(qū)人力資源和社會保障局，黑龍江 伊春 153033）

人力資源以及社會保障局的檔案管理工作主要是對相關(guān)工作人員的檔案進行保管，方案管理的工作相對比較復雜，首先應該對收集到的信息進行有效的梳理，并且將整理后的信息進行有效的驗證，同時做好保管工作，為社會和個人提供使用。

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展和科學技術(shù)的進步，我國人力資源以及社會保障局的檔案管理工作越來越信息化和現(xiàn)代化，對檔案管理工作人員的工作也提出了更高的要求。我國檔案管理部門的工作相對比較繁瑣，服務的對象涵蓋范圍相對廣泛，雖然我國人力資源以及社會保障局的檔案工作處于發(fā)展之中，但仍然存在很多問題。

一、人力資源和社會保障局在檔案管理中存在的問題

（一）缺少對檔案管理工作的重視

我國人口眾多，勞動人員的結(jié)構(gòu)組成相對比較復雜并且數(shù)量相對較多，導致我國人力資源和社會保障局的檔案管理工作繁瑣和相對復雜。單位的領(lǐng)導以及員工缺少對檔案管理工作的重視，在實際的工作中投入的資金以及人力、物力相對較少，對檔案的整理以及歸檔過程出現(xiàn)的問題重視程度不夠，導致檔案經(jīng)常出現(xiàn)丟失的情況。

（二）部門管理工作效率較低

我國檔案管理部門按照分部門和分崗位的管理方式，在實際的檔案管理工作中，我國各個部門之間缺少有效的溝通和交流，缺少協(xié)調(diào)性，工作配合度相對較低，導致檔案管理工作相對比較分散。尤其是我國人力資源以及社會保障渠道檔案管理工作屬于事業(yè)單位內(nèi)部部門，單位內(nèi)部建設(shè)內(nèi)容相對比較片面，缺少系統(tǒng)和科學的管理機制，導致檔案管理工作效率較低。并且由于我國人力資源以及社會保障局的檔案管理部門之間相互獨立，不同的部門之間管理機制不同，缺少統(tǒng)一的管理一些標準，加上各個部門之間缺少有效的溝通和交流，導致檔案管理工作容易出現(xiàn)紕漏，不利于檔案管理工作的有效展開。檔案管理部門之間無法形成科學有效的管理系統(tǒng)，內(nèi)部之間缺少共享資源信息，導致檔案管理工作人員工作不方便。

（三）檔案管理工作缺少信息化建設(shè)

由于我國人力資源以及社會保障局的檔案管理工作復雜起比較繁瑣，在實際的工作中需要投入大量的人力、物力和財力，尤其是需要大量的資金購買硬件設(shè)施，但目前我國人力資源以及社會保障局的硬件設(shè)施相對比較落后，缺少現(xiàn)代化的信息管理一系統(tǒng)。方案管理硬件設(shè)施落后，導致檔案管理與工作缺少規(guī)范性和科學性，對檔案管理工作造成不便，尤其是各部門之間缺少信息的共享，導致各個部門之間信息溝通滯后，甚至導致各個檔案管理部門之間獨立采購硬件設(shè)施，造成資源浪費。

（四）管理模式相對落后

一直以來我國人力資源以及社會保障局的檔案管理工作的管理方式都沿用的是傳統(tǒng)的管理模式，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，人員流動和檔案管理工作越來越復雜，對檔案管理工作人員的工作提出了更高的要求。在檔案管理的歸檔和整理過程中，各個部門之間缺少有效的溝通和交流，檔案由多人進行整理和歸檔的分工合作模式，容易造成檔案的管理工作出現(xiàn)失誤，造成不必要的麻煩，同時落后的檔案管理工作管理模式會增加檔案管理工作人員的工作量，降低檔案管理工作的效率。

二、優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案管理工作的措施

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加強對檔案管理工作的重視

檔案管理工作單位的領(lǐng)導一定要改變傳統(tǒng)的思想觀念，在實際的工作中充分重視檔案管理工作的重要性。首先，人力資源和社會保障局單位加強對檔案管理工作的宣傳，獲取更多的來自政府的資金支持，加大對檔案管理的人力、物力和財力的投入。其次，加強對檔案管理室的建設(shè)工作，加強檔案管理業(yè)信息化建設(shè)，促進檔案管理工作的有效進行，提升檔案管理工作的效率，引進檔案管理的科學化和規(guī)范化的管理系統(tǒng)。

（二）制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃

為了有效提升檔案管理工作的工作效率，加強檔案管理工作的科學化和規(guī)范化，需要對不同的檔案管理部門進行統(tǒng)一的規(guī)劃和發(fā)展，對不同的部門之間實行統(tǒng)一的制度和標準，采用統(tǒng)一的管理制度對檔案管理的不同部門之間進行有效的管理。同時加強檔案管理不同部門之間的協(xié)作和溝通，實行各個不同部門之間的資源共享，對有效的資源進行科學的分配和管理，提升職員的利用率，并且加強領(lǐng)導對檔案管理工作的宣傳和教育，提升檔案管理工作人員對工作的重視程度。

（三）推動信息化管理

加強對檔案管理工作的信息化建設(shè)，結(jié)合當前的信息化管理技術(shù)，促進檔案管理工作智能化和現(xiàn)代化發(fā)展，有效提升檔案管理工作的效率。我國檔案管理部門引進先進的信息化管理技術(shù)，加強不同部門檔案管理工作的信息共享和交流，實行統(tǒng)一的工作標準對檔案管理工作進行科學化和規(guī)范化管理，有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，減少檔案管理工作中不必要的失誤。

（四）健全工作機制

檔案管理部門的工作涉及方方面面，檔案工作的種類繁多，包括失業(yè)、養(yǎng)老和保險等多種種類的，面對復雜和工作量巨大的檔案管理工作，必須加強對檔案管理工作的有效管理機制建設(shè)，建立健全檔案管理工作激勵機制、約束機制和管理機制，對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行及時溝通和解決，定期對檔案管理工作人員進行培訓，提升檔案管理工作人員的專業(yè)化發(fā)展，有效提升檔案管理工作的效率。

三、總結(jié)

我國人力資源和社會保障局的檔案管理工作在實際的工作中不可避免的出現(xiàn)各種各樣的問題，檔案管理工作繁瑣且工作量巨大，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，為了保證檔案管理工作的有效展開，需要對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行有效的分析，加強檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)，建立健全科學和規(guī)范化的檔案管理工作機制，有效提升檔案管理工作的高效性和實效性。