新形勢下機關事業單位人事檔案管理存在的問題與策略分析

張偉志

（肇東市財政局，黑龍江 肇東 151100）

新時期，機關事業單位要重視檔案管理工作 ，尤其重視認識檔案管理工作，結合國內外人事檔案的管理制度和經驗，創新現有的認識檔案管理方法，并且在對人事檔案進行管理時，還要實時的對認識檔案管理制度進行調整，以提升認識檔案管理的規范性。

一、機關事業單位人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案關系到職工工作與生活的全方面

人事檔案在機關事業單位職工辦理相關政審手續時，發揮這非常重要的作用，人事檔案可以為職工提供相關的證明，比如：婚姻狀況證明等，事業單位的職工檔案一般主要包括工作成績、學習情況等一系列信息，人事檔案管理人員要保障這些信息的真實性和有效性，以保障職工應享受的待遇不會受到影響，人事檔案與職工自身的利益息息相關，為了進一步促進機關事業單位的發展，要加大對人事檔案的資金、人力投入，以提升人事檔案管理的水平。

（二）人事檔案具有重要的社會價值

人事檔案作為社會資源，本身具有較高的經濟價值。因此，事業單位要提升人事檔案資源配置的合理性，提升員工與事業單位之間聯系和溝通，以保障機關事業單位信息傳遞不會受到影響，作為機關事業單位職工信息的載體，人事檔案信息本身具有真實性、有效性等特點，員工和機關事業單位都要認識到人事檔案的重要性 ，以便有效提高職工信息的完整性。人事檔案能夠職工和機關事業單位提供相關的工作信息，以便進一步促進社會發展。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）思想認識不高

現在我國人事檔案管理仍舊存在很多問題，這些問題對機關事業單位發展造成的影響非常大。因此，在進行機關事業單位人事管理時，要認識到人事檔案管理工作的重要性，做好檔案宣傳工作，減少人們的人事檔案管理的誤解。現在我國很多機關事業單位在開展人事檔案管理工作時，出現了沒有認識到自身工作重要性的情況，部分機關事業單位的領導人員甚至認為只要人事檔案部門能夠做好“不泄密”查檔 等工作就可以，這一情況給人事檔案管理工作的正常開展造成了嚴重的阻礙。現在我國很多人事檔案管理人員都出現了人事檔案管理機制落后，管理內容較為陳舊，部分管理內容已經嚴重不符合事業單位人事檔案發展需求的問題，使得人事檔案自身的作用無法得到充分的發展。因此，機關事業單位的領導人員要不斷提升對人事檔案管理的重視，以保障機關事業單位人事檔案管理的發展不會受到影響。

（二）管檔人員素質有待提高

我國很多機關事業單位的檔案管理人員、領導人員都存在自身專業素質不過關的問題，這一問題嚴重阻礙了我國人事檔案管理工作的發展。因此，在對人事檔案進行管理時，要掌握人事檔案的一手資料，做好人事檔案歸檔、收集等工作，以便有效提升人事檔案人員的業務能力，以便有效提升人事檔案信息化管理工作的水平。但是在實際人事檔案管理工作開展過程中由于管理人員計算機水平不足、業務能力較差等，使得機關事業單位人事檔案管理工作無法順利開展，無法滿足人事制度改革的需要。其實，隨著網絡時代的到來，事業單位人事檔案管理的科學化、信息化程度也應隨之提高。實踐也證明，沒有一個科學的人事檔案信息管理系統是很難適應新時期人事制度改革大潮的。因此，采用先進的現代化技術手段管理事業單位人事檔案既有利于檔案的保管，又提高了管檔人員的工作效率。

三、加強機關事業單位人事檔案管理水平的相關措施

（一）提升單位領導對人事檔案管理工作的重視程度

機關事業單位的領導人員要對人事檔案管理給予應有的重視，采用發展的態度來審視人事檔案所能夠產生的間接性益。從機關事業單位的未來發展角度來分析，人事檔案管理不僅是幫助單位發掘人才和留住人才的重要方式，同時還是創新管理工作、改善經營弊端的有效舉措。首先，機關事業單位中的人事檔案管理部門要積極配合檔案人員的工作，并且要根據實際的管理情況來對原有的軟硬件設施展開進一步的完善；其次，單位領導要深入到員工身邊來了解他們在生活中所遇到的種種問題和困難，并且要按照國家的統一規定來為他們解決職稱與薪資待遇問題；最后，單位領導要經常開展檔案管理工作的考核與檢查工作，根據檔案管理人員所提供的意見信息來形成一個高效且規范的管理制度。

（二）加快人事檔案管理方法的創新速度

目前，我國的機關事業單位正在積極地進行著觀念與管理方法上的改革，促使著人事檔案的管理工作正由之前的分散式管理轉變為當前的社會化的集中式管理，通過各種方式來將單位內部的人事檔案信息資源進行整合，從根本上實現統一開發與統一管理。在此種形勢下，機關事業單位中的檔案部門、人事部門以及勞動部門均要對自身的管理現狀做出適當的調整，從而更好地滿足于在當前市場經濟條件下的政府職能需求。此外，機關事業單位的領導還可以聘請一些高水平的管理講師來到單位中來展開指導工作，將一些先進的管理理念與技術帶入到機關單位的內部，從根本上減少檔案管理工作中出現的差錯與紕漏。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質

在機關事業單位的人事檔案管理工作中，檔案管理人員起到了非常重要的作用。通過上文中的介紹可知，在絕大多數機關事業單位中均存在著檔案管理人員的素質水平低下的情況，從而嚴重影響到了人事檔案管理工作的順利開展。基于此，為了能夠有效促進機關事業單位人事檔案管理工作效率的發揮，單位領導需要從如下三個方面來進行改善：首先，單位領導要經常性地開展內部培訓活動，并且要根據大多數檔案管理人員的意見與建議來對當前的檔案管理制度展開及時的調整和優化，確保檔案管理人員的綜合素質能夠達到應有標準；其次，單位領導要積極鼓勵檔案管理人員去參加技術培訓與學習活動，并且要給予工作表現良好且專業技術水平較高的檔案管理人員以適當的精神和物質獎勵；最后，單位管理者要通過榜樣的力量來帶動起其他員工的工作積極性，通過經常舉辦內容豐富的文體活動，讓檔案管理人員在緊張的工作之余可以得到較好的放松，同時促進機關事業單位形成一個良好的工作氛圍。

四、結論

通過上述文章，可以知道在開展人事檔案管理時，要完善現有的人事檔案信息，并且還要保障人事檔案信息的適用性和真實性，以便有效的人力資源進行開發。另外，機關事業單位還要創新現有的人事檔案信息，轉變現有的人事檔案管理模式，以提升人事檔案的管理效率。