建立預約公證系統的必要性分析

郄亞鑫

(西北政法大學法律碩士教育學院，陜西 西安 710000)

一、傳統工作模式下的公證處現狀

由于我國公民法律意識的提高，人們對公證的需求逐漸增大，再加上各地公證處推出的針對老年人、殘疾人等社會弱勢群體的優惠政策，使越來越多的普通家庭選擇辦理公證來增加保障。目前大多數公證處仍然采取現場排隊辦理公證的傳統工作模式，此種模式存在以下幾點弊端：

(一)公證處人滿為患，當事人等待時間較長

由于現場咨詢及辦理公證的人數較多，當事人來到公證處往往不能被及時受理，需要在辦公室或綜合大廳等待較長時間。有的當事人可能只需要在某一事項上獲得公證員的一句口頭答復，也要和其他辦理公證的當事人一同排隊；有的當事人在等待幾小時后終于排到公證員面前，卻被告知未帶齊資料；甚至有些當事人的請求根據法律規定無法公證，這些情況常有發生，浪費了當事人不必要的時間。

(二)事前準備不足導致當事人來回奔波，給公證員及當事人都造成極大的負擔

由于當事人不了解辦證流程，來辦理公證前是在網絡上查詢或通過辦理過相同公證的朋友口中得知應準備何種資料，來到公證處才發現公證員所要求的資料并沒有準備；還有些當事人的情況復雜，且不放心電話咨詢、網絡查詢獲得的答復，往往選擇親自到公證處咨詢辦證相關事宜；有的當事人來到公證處已臨近下班時間，在和當天值班工作人員描述基本情況后被告知擇日再來辦理公證，當事人再來時，如果上次受理的工作人員外出辦證，則需要和另一個工作人員重新進行溝通。以上幾種情況均會導致占用資源、浪費雙方時間、當事人奔波次數較多等弊端。

(三)當事人對公證處的評價下降

由于公證處上班時間均為正常工作日，學生或上班族往往是請假來辦理公證，往往會追求效率。尤其是遺囑、遺產繼承、贈與類公證，涉及人數較多，且情況復雜，如果出現等待時間長或各部門正在受理的案件過多，均在當天無法受理此案件，甚至是由于資料沒帶齊、相關人員沒來夠導致需要擇日再來辦理，會使當事人產生情緒波動，有的會認為是公證處工作人員故意拖延，無形中造成對公證處的評價下降，影響公證處的社會公信力。

有的公證一次性無法辦完，公證員告知當事人擇日再來補全手續，若當事人來之前未與公證員提前聯系，很可能遇到公證員外出辦證，無人受理的情況。尤其是涉及需見證人到場的案件，通常見證人為同事、鄰居或居委會成員，在工作日來公證處為他人作證需要當事人的再三請求，如果來之后被告知公證員外出辦證當天無法受理，再加上不了解公證員的工作性質，雙方信息不對稱，自然會引起當事人對公證處極大的不滿。

(四)公證員工作壓力大

持續高強度的工作、擠滿辦公室的當事人、在場等待當事人的不斷催促，若公證人員長期處于此種高壓工作狀態下，會使其工作效率降低，對工作產生厭倦感，且無法保證辦證質量，返工概率增大，長此以往，將會形成惡性循環。

二、預約公證在中國的現狀

2015年10月，廣東省佛山市南海區開設涉及農村股改公證的預約通道；2016年11月，北京市司法局在服務群眾暨“放管服”工作發布會上正式宣布9家公證處接受微信預約。目前，我國各地公證處對預約公證方式的重視度不高，在基礎建設中并未普遍使用，即使在某一公證處的官方網站上有相關介紹，也并未正式開通預約通道，相關信息顯示不完善，當事人難以成功預約。

三、預約公證的優勢

預約公證有以下幾點優勢：

(一)當事人在預約時間來公證處即可直接辦理公證，無需排隊等待。公證處應以服務當事人為第一要義，縮短當事人等待時間可以增加其對公證處的好感度，給當事人以良好的體驗。

(二)公證員根據預約情況合理安排工作，保障服務質量。在傳統受理模式中，經常出現當事人集中來辦理公證的情況，不僅給公證員造成極大的負擔，也使當事人浪費過多的時間，合理安排每個公證的受理時間，是雙方共同的希望，而預約公證系統的“分時段預約”可以有效解決這個問題。

(三)公證員可以根據預約平臺中當事人的基本信息提前與當事人建立聯系，了解其基本情況，并告知其應提前準備哪些資料，防止出現未帶齊資料來回奔波的情況，確保一次性辦完。

(四)構建預約公證系統后，可以有效控制每一時段的公證數量，避免辦公場所當事人大量聚集，形成良好秩序，同時也可以減少公證處的管理成本。

(五)預約電子化也可以簡化聯系當事人的工作，當需要聯系當事人時，不需再翻閱厚厚的卷宗，只需通過網上預約系統中預留的電話即可，即使是卷宗中未記錄電話或短時間無法找到卷宗，也可快速在系統內查找。

四、設計與實現

公證處可通過多種途徑為當事人提供預約公證服務，如窗口預約、電話預約、官方網站預約、自助機預約、微信公眾號預約等。最大程度滿足不同當事人的預約辦證需求。[1]

預約公證系統建成后，公證處宣傳部門應加強宣傳，擴大預約公證方式的知曉度?？梢酝ㄟ^公證處官網、微信公眾號、公證大廳顯示屏等方式對預約公證進行宣傳，在各平臺上及時公布公證員基本信息、預約常見問題及預約公證流程。對來到公證處的當事人可以通過專員現場解說的方式對預約公證方式進行宣傳。當事人可以根據自身情況選擇窗口預約、電話預約、自助機預約、官網預約、微信公眾號預約等方式。預約公證既保證了當事人成功辦理公證，避免來到公證處后等待時間較長，又保證了當事人按號有序辦理公證，縮短當事人等待時間，避免發生擁堵現象，給當事人帶來極大的便利。

后臺管理人員應至少提前1個月將號源投放到所有預約平臺，每日下午3點關閉次日所有的預約號源，并將號池中預約剩余的號投放到次日的現場預約中去。[2]預約平臺與公證處的電腦終端相連，當事人能實時看到公證處剩余的號源情況，自主選擇合適的時間前來辦理公證。公證處可在每天預留一定數量的號源，以便為情況特殊的當事人辦理公證。針對老年人和殘障人士，公證處可安排專人指導其在現場進行預約。

采取分時段預約。實行分時段預約公證，將當事人設置不同時段的固定時間內來到現場辦理公證，這樣不僅方便當事人合理安排自我時間，也能將當事人有效分散，避免擁堵、縮短當事人等待時間，還能在維持良好的辦公秩序和提高公共資源的利用效益方面發揮一定程度的積極作用。[3]

采取實名制預約。當事人在各平臺預約時，應根據要求填寫其姓名、性別、年齡、身份證號、電話號碼、辦理公證事項等基本信息，以便公證員提前與其聯系了解基本情況，平臺中儲存的信息也便于公證辦理結束后公證員對經手案件的整理和匯總，以及在需要時快速查找相關信息。

現場手續辦理完成后，當事人等待公證書的過程中，公證處應通過預約平臺顯示公證書的辦理進度，使當事人通過網絡可以隨時看到。如果只是按照傳統的通知方式，當事人等待公證處的電話通知其領取，會產生很大的不確定性，造成當事人的焦慮，有些當事人甚至在電話通知前多次到公證處詢問，這樣不僅耽誤當事人的時間，使其多次奔波，也增大了工作人員的工作量。

五、結語

綜上所述，現階段普遍存在的公證受理模式存在明顯的弊端，建立完善的公證預約系統，有助于在保證公證辦理質量的基礎上，不斷提升工作效率，切實保障當事人及公證員的利益。所以本文通過分析傳統公證受理模式存在的問題以及預約公證的優勢，希望促使各地重視公證預約系統的建立。