事業單位物業檔案管理問題分析及對策建議

□文｜杭軍

（作者單位：湖北省氣象局機關服務中心）

物業檔案，是指物業管理部門在物業管理活動和經營活動中形成的，反映物業狀況與物業服務企業經營服務情況，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。事業單位物業檔案是檔案的重要組成部分，具有門類眾多、資料繁雜等特點，不僅能客觀真實地反映事業單位改革和發展的歷史進程，也能為未來的發展起到重要的參謀借鑒作用，為事業單位物業管理工作的展開提供有力的支持和保障。隨著我國事業單位運行機制的改革，及信息化技術的發展，物業檔案管理工作逐漸步入了一個全新的階段，同時工作中所存在的不足逐漸暴露出來。就此，本論文著重針對事業單位物業管理檔案問題進行分析，對所存在的不足提出建議，以期提升物業檔案管理工作的效率。

事業單位物業檔案管理工作的重要性

物業檔案的歷史價值。物業檔案客觀的記錄了物業管理單位的發展歷程，其中既有成功的經驗，也有工作中存在的不足。善于分析運用這些檔案資料，總結經驗，吸取教訓，有針對性的對工作加以完善，就能夠有效的提升物業管理的水平。此外，檔案中的圖表、聲像文件記錄了歷史的發展過程，承載著一代人的記憶。例如：物業檔案記載了建筑的演變歷程，承擔了記錄和保存歷史的使命，是重要的歷史資料。

物業檔案的信息價值。物業檔案中包含了基建、設備、經營、管理、服務等多方面內容，包括建設單位移交的物業前期資料；設備的生產廠家、安裝公司、保養單位之間形成的有關資料；消防、供電、供水、供氣、電話、網絡、有線電視等方面資料；詳實記錄了歷年建筑改造、水電維修和各種工程項目的設計施工圖紙；設備的技術、參數資料、操作規章流程等等，是物業管理、維修的基礎性資料。隨著時間的推移，對設備設施的維修頻率也將逐漸增高，如果沒有完整詳實的物業檔案作為支持，不僅影響到設備設施正常的運轉運行，還很有可能影響到正常的工作、生活秩序。

物業檔案的法律文獻價值。物業檔案還包含物業管理活動中產生一系列的文書檔案，如物業服務企業的物業資質證明、物業管理人員聘用合同、物業管理招投標文件、采購合同、服務協議、工程合同以及資產檔案、維修資金使用、審批、監管方面資料等等具有法律價值的文獻，在事業單位與其他責任方產生糾紛，自身權益受到侵害時，物業檔案都能夠提供可靠地維權證據。例如，目前事業單位老舊的房改房已經出售給個人，二次裝修已成常態，怎樣保障房屋不受損壞，物業服務企業必須將管理二次裝修所產生的管理資料記錄清楚，并應集中收集整理，若由于違規裝修產生不良結果，物業服務企業才能提供免責的管理檔案，才能提供強有力的法律依據，如果不能提供相應的管理檔案，將可能給物業管理公司造成巨大損失。

目前物業檔案管理工作中存在的問題

重視程度不足。物業管理部門由于實行目標管理，注重經濟效益，檔案工作是一項服務性工作，不能直接創造效益，因而重視程度不夠。物業檔案類型多樣、內容繁雜，而大多數物業管理部門缺少專業的檔案管理人員，檔案管理工作由其他人員兼任，企業一般不安排專人負責檔案工作。由于改革后管理機制靈活，人員流動性大，不能保持相對穩定，給物業檔案的管理造成一定的影響。總之，物業管理部門沒有把檔案工作納入中心工作范圍。

物業檔案管理的硬件和軟件條件落后。物業檔案管理設備落后，缺乏相應的設備設施及技術支持。在信息技術突飛猛進的發展的今天，對檔案進行數字化管理已是檔案管理工作的整體趨勢，然而現階段物業檔案管理卻仍然停留在對紙質檔案的分類、保存、整理的操作階段。紙質檔案不易保管，容易引發檔案損毀、丟失。另外，單純的手工操作管理也不利于物業檔案的整體種類劃分，從而出現了檔案存放無序、檔案資料不完整的現象。

規章制度不健全。物業檔案管理缺乏專業的檔案管理人員，規章制度不健全。物業管理行業僅有二十年左右的歷史，在我國是新興的行業，國內尚未制定出關于物業檔案管理的標準，物業檔案管理是檔案行業和物業管理行業中雙重的新課題。同時，物業檔案管理制度的缺失，缺乏行之有效的考核管理標準，致使物業檔案管理工作長期處于無序狀態，無法達到規范化、標準化的要求。在傳遞過程中手續不健全，在移交接管中丟失，影響了新的物業服務企業開展工作。檔案借閱時較為隨意，沒有履行借閱的相關登記手續，檔案丟失時，出現推諉的情況，責任難以區分。

物業管理社會化改革帶來新問題。隨著機關事務后勤管理社會化改革的深入，物業檔案管理的問題很多是伴隨著物業管理社會化改革而出現和加劇的。承擔服務的物業服務實體從單位逐漸剝離, 成為多元化、規模化、標準化的服務企業。在后勤社會化體制、機構、人事改革過程中，檔案的收集管理的責任不明確，檔案人員變動頻繁，不能保持相對穩定，削弱了檔案工作，給物業檔案的管理造成一定的消極影響。

對事業單位物業檔案管理工作的建議

加大重視力度，增強物業檔案管理意識。物業檔案工作種類繁雜，涉及到水電、綠化、設備購置、工程驗收等各方各面，在物業服務大量外包的大背景下，簡單依賴外包企業進行物業檔案的收集和管理是不現實的，因此承擔機關事務的單位要加大對物業檔案工作的重視力度，應當將檔案的管理工作歸口到機關管理部門下，并且在與外包機構簽訂服務合同的時候明確外包機構在檔案收集方面的責任。應當有專人負責物業檔案的管理，在檔案管理人員心中樹立起管理意識，提升檔案管理人員的崗位責任感，要求物業檔案管理人員必須時刻關注各方面的檔案資料的管理和歸檔。

提升物業檔案管理人員專業技能，提高檔案管理水平。要設置專職的物業檔案管理人員，并定期組織檔案管理人員進行各種形式的業務培訓，也可通過多媒體和網絡針對檔案管理的新形勢新內容等進行學習，提升物業檔案管理人員的業務素質和專業技能，學習相關的檔案管理知識，使檔案管理跟上時代的發展，掌握最新的技術和手段。探索適合自身特點的新型管理模式。

優化物業檔案管理設施，實現物業檔案管理的信息化。隨著信息科技和數字影像技術的快速發展，對物業檔案進行信息化管理已是大勢所趨，建立新型的物業檔案管理系統，提升物業檔案管理的自動化水平符合檔案管理發展的總體趨勢，既有利于物業檔案的保存、整理、歸檔，也能使其在事業單位的發展過程中發揮更大的價值。

制定檔案管理法規或規范性文件，建立統一的行業標準。政府有關部門和物業管理協會應綜合各方的意見，結合具體情況編寫和頒布關于物業檔案管理的法規或規范性文件，以保障物業檔案管理有法可依。也可以通過建立統一行業標準來指導物業檔案工作的展開，規范物業檔案的收集范圍，統一物業檔案分類方案、編制統一的類目，建立標準化的圖、檔、卡、冊、表等，建立健全物業檔案管理制度。規章制度要體現合理性、科學性、簡明實用、堅持制度執行的嚴肅性等原則來制定，結合項目管理的狀況，根據物業檔案管理工作特點，管理制度要不斷科學化、規范化、不斷創新。

總之，物業管理應根據自身的實際情況，按照國家的相關法律法規，理順管理機制，制定完善相關的物業檔案管理制度，規范標準的工作流程，并對相關工作人員提出明確的工作職責，并進行工作成績進行考核，以此來推動物業檔案的管理工作標準化。