項目時間管理的創新實踐及總結研究

莫昊玨 于丹彤

(中國人民大學，北京 100872)

作為管理學的關鍵組成部分，項目管理應在專業知識、科學方法以及專業技能的配合過程中高效利用資源，從而在既定的時間內達到預期的管理效果。作為項目管理工作的重要組成部分，時間管理效果直接決定著項目成敗，關系著單位的經濟利益。本文分析了項目時間管理的概念，在明確實施意義的基礎上指明了具體的管理方法7，確保時間管理可以實現項目管理質量的最大化。

一、項目時間管理概述及意義

(一)項目時間管理的概述

項目時間管理是一種為按時完成項目所展開的項目專項管理，主要指在項目執行和實施過程中，用于經常檢查項目實際進度與計劃是否一致，若期間出現偏差，方便及時找出問題所在，采取相應補救措施或者調整計劃直到最終完成整個項目的一個管理過程。活動定義、活動排序、活動資源估算、活動持續時間估算、進度表制定以及進度控制等均屬于項目時間管理的組成部分。第一是活動定義，主要指的是為了達到項目時間管理效果而進行的計劃活動，且其可以為此后的估算與進度安排工作提供更多的依據。第二是活動排序，主要指的是識別與記載活動之間的邏輯關系。項目可以被分為更細的任務，項目團隊將其列為明確的活動清單，以文檔形式進行使用管理。第三是活動資源估算，主要指的是在實施項目活動時需要明確使用的人員、設備以及物資等資源，工作人員應在明確數量的基礎上，做好費用的估算工作。在估算活動資源時應多方案分析，并在滿足資源要求的基礎上分解結構，更新活動屬性。第四是活動持續時間的估算，即完成計劃活動資源的類型與數量。工作人員應根據項目日歷開展計劃活動，并在進度表中計算總持續時間。第五是安排進度表，根據活動持續時間、資源要求以及活動順序等因素確定項目的進度表，確定項目活動的開始與完成日期。但在進度表的制定過程中，工作人員應審查修改持續時間的估算與資源的估算，并根據工作績效與項目管理計劃的改變識別風險。項目進度計劃需要明確活動的開始與結束日期，并統一考慮資源共享、估算活動日期以及資源需求等因素。且其分為兩種形式，一是強化日期，限制活動的進度；二是關鍵事件或里程碑方式，根據關鍵事件的形式確定事件進度的因素，制定時間計劃。第六是進度控制，包括項目進度狀態、進度變化影響因素以及進度實際變化的管理等內容。

(二)項目時間管理的意義

“時間就是金錢”這句話足以證明時間的重要性，項目管理者對項目時間的把握是項目能夠按時保質完成的基礎。然而時間是抽象的、不可見的資源，因此對時間的管理就顯得更為重要。時間管理的得當首先可以提高資源的利用率，資源具備一定的有限性，工作人員應做好時間的安排工作，并合理安排項目進度，確保各項項目活動均可以在工期內按順序開展，以免因缺乏計劃而導致人員與其他資源的浪費。其次時間管理可以提高團隊的工作效率，管理與規劃項目時間后，每項活動均具備一定期限，此時項目時間管理可以有效調動團隊的工作積極性，以確定在規定時間內完成項目任務。最后可以降低項目的風險性，進度控制屬于項目時間管理的關鍵組成部分，可以及時發現項目進行期間存在的問題，并針對性的采取解決措施，從而降低項目的運行風險。管理者對時間有效的運用是非常重要的，合理有效的運用時間、精確把握項目的時間節點能夠更好的達到組織和個人的目標。

(三)項目時間管理的方法

項目時間管理主要方法主要分為兩種。一是關鍵路徑法(CPM)，該方法屬于數學計算的項目計劃方法，主要利用網絡圖表示項目的各項活動進度以及相互的關系。項目工作人員在此基礎上完成了網絡分析，并在計算網絡空間的基礎上確定關鍵的路線，在優化網絡的基礎上計算項目最短完成時間，做好成本費用的控制工作。箭線圖與前導圖屬于關鍵路線法不同繪制方法，其中箭線圖被稱為雙代號網絡圖法，主要表示結束與開始的邏輯關系。但箭線圖存在自身的缺陷，無法表示實際的邏輯關系，因此需要采用虛工作的理念——即在雙代號網絡圖中，只表示其相鄰的前后工作之間相互制約、相互依存的邏輯關系，既不占用時間也不消耗資源的一種虛擬工作。前導圖法被稱為單代號網絡圖法，是描述項目進度網絡圖的一種最常用的方法：矩形是節點，代表項目任務；連接這些節點的是箭頭，代表任務之間的依賴關系。前導圖法表達了開始結束、結束開始、結束結束以及開始開始四種邏輯關系。關鍵路徑法是尋找關鍵路徑及其時間長短來確定項目的完成日期和項目總時長的方法，因此優化關鍵路徑是一種提高工作效率的有效方法。

二是時間坐標法，管理學家科維認為一個人很難同一時間處理兩個以上的任務，更無法保持高效性。對此，同一時間處理多個任務時，應作出抉擇，將時間用在最重要的項目上。工作人員應針對性地制定時間管理坐標，其中橫坐標為輕-重，縱坐標為緩-急，將整個坐標分為重要緊急、重要不緊急、緊急不重要以及不重要不緊急等四個象限。根據矛盾原理我們可以確定事情的緊急與重要程度，從而找出重要且緊急的事情，杜絕工作效率低的問題。這樣在項目管理中，通過時間規劃可以更好的計劃、執行項目，將多數的資源放于重要項目上。

二、項目時間管理實施

(一)確定項目目標

實施項目的過程就是實現一系列項目目標的過程，因此確認總項目目標及各層次子項目目標是項目時間進度管理中尤為重要的一部分。項目目標主要指的是在既定時間內，工作人員為了達到預期的效果必須完成的各項指標，比如工期指標、投資指標以及質量指標等，且這三個指標之間存在相互制約的關系，相輔相成。項目目標應該是被清楚定義，并且可以最終實現的，工作人員還應在結合市場環境、財務指標以及經營方針等因素的基礎上確定項目的目標，并確定具體的制造與運行狀態。以某互聯網公司為例，為了維系公司app的現有用戶留存并持續吸引新用戶，公司決定在app內制作H5游戲來吸引在app內進行長時間的操作穩定用戶群體。項目組設定了具體的項目管理目標，明確了開發周期為3個月。在項目組成立時，項目團隊人員結合自身工作需求以及技術開發要求，對項目周期進行了分析估算，并在確定關鍵路徑時分解項目任務，確定項目時間的風險因素。之后項目團隊人員結合風險因素做好資源的分配工作，準確劃分工作職責，建立不同工作區域的溝通協調，追蹤準備狀態，避免發生項目時間風險。在項目進行期間，團隊應結合以往工作中出現的問題注意增加重要的里程碑節點，不斷優化關鍵路徑確保有效的控制項目時間的基礎上按時完成設計開發任務，形成工作上的閉環。

(二)分解任務與梳理關鍵路徑

1.分解任務

為了提升前期項目的執行效率，工作人員應在每個任務中貫穿項目的執行策略報告，并根據團隊的職能執行情況、區域劃分情況以及項目驗證情況分解任務。在本次項目中，項目可以根據執行團隊的職能被分為流程設計組、視覺設計組、前端開發組、后臺技術組以及運營維護組，并在多方合作的過程中完成項目開發任務。同時，還應根據具體的開發環境將項目分為：設計階段、開發階段、測試階段和正式上線等區域，將區域貫穿整個開發周期中。根據項目上線前測試驗收的指標將時間管理工作分為：用戶研究、設計準備、設計、技術開發、原型測試以及原型驗收等環節其中原型測試中要包含對系統流程順暢度的測試以及程序穩定性等環節。任務分解的關鍵在于明確任務執行的責任人、資源配置以及時間節點等內容，不斷細化執行方法。在明確項目責任人時應結合項目周期特點，確定有效的層級關系與交叉關系，從而在充分利用內部與外部資源的基礎上做好資源配置，在結合前期項目經驗的基礎上估算任務的完成時間，提高任務的完成效果。

2.建立任務關系

完成任務的分解工作后，還應結合其重要程度將任務分為“一般、重要以及里程碑”等層級，其中里程碑屬于項目完成階段的關鍵分界點，代表了前一個階段任務完成的時間節點，以及后一個階段任務的啟動時間。每個項目任務存在相互制約關系，分為“前置、后置”、“同時結束”、“同時開始”等內容。且還應詳細劃分任務的層級，即“任務-第1級子任務-第2級子任務”等，且明確執行權責，避免管理紊亂。由此看出，本次項目時間管理的創新點便是確定任務層級并建立合理的層級管理人員結構。同時，在分解任務時還應明確任務的實際完成周期，根據任務之間建立的完善關系，利用專門的項目管理軟件確定具體的關鍵路徑。在項目時間管理過程中，關鍵路徑占據十分重要的作用，項目經理會在直接管理過程中識別可能存在的風險因素，并針對項目的實施情況及時解決資源配置與升級問題。關鍵路徑的管理屬于動態過程，項目人員需要不斷優化梳理，明確項目的進度管理核心要素。在項目時間管理過程中，工作人員應結合項目的實際進行情況采用資源專屬配置、資源優先配置以及拆分關鍵路徑等方法，當發生突發事件時，還應結合當前項目的實際情況優化關鍵路徑，提升實施效果。

(三)項目前期準備

工作人員應做好項目任務的分解工作，明確具體的時間管理路徑，并結合此進行資源調整工作，在“人員、設備、技術”等方面進行有效梳理，避免項目執行期間出現不必要的等待時間。同時，相關工作人員還應劃分執行團隊的各層級關系，做好機構組織的細化工作，真正在各個管理環節中落實項目任務，做好項目時間管理資源的協調工作，實現集中管理。

項目前期準備還應做好風險的分析工作，風險對項目所需時間有著重大影響，首先應在關鍵路徑的時間管理過程中找出項目的風險因素，尤其是潛在的風險因素，之后在結合前期項目經驗的基礎上，明確項目的改造內容與各環節配套機制，在團隊討論后得出具體的風險因素，并考慮風險影響在每項活動中所需時間。其次應做好資源的分配工作，調整關鍵路徑時應采用專門的獨立團隊，且項目前期應準備足夠的工具，確保調整效果，逐步減少每個關鍵路徑任務環節的完成時間，真正做到優化調整。同時，還應針對項目時間管理的經驗教訓建立完善專門的知識庫系統，做好用戶分類及市場調研工作，確保最終上線產品和用戶的匹配程度，避免造成與用戶群體的不相符，提高產品對用戶的針對性，增大產品在用戶維系上的作用。除此之外，還應該在原型測試階段，增加原型測試的任務分解將需要實現的功能進行劃分，確保各組明確工作任務，協調合作，在提高工作效率的基礎上減少bug和修改環節，避免浪費時間。再次是建立組織機構，在確保項目管理團隊權威性的基礎上明晰結構層級的劃分工作，確定每位工作人員的具體職責，并做好信息的整合與發布工作，充分提供項目團隊的執行能力，在合理調配資源的基礎上集中解決核心問題。相關工作人員應結合原有人員的組織架構，將職能部門經理劃分至不同的管理區域，并為每個項目區域制定專門的職能部門負責人，在提升項目團隊工作效率的基礎上，確保其執行權威性。通過建立交叉層級結構可以集中管理項目信息，打破各部門之間的藩籬，且還可以確保中層管理人員在共享信息的基礎上，促使基層人員更為全面系統的利用信息資源。最后為應用檢查清單，相關工作人員應在項目前期的準備階段結合每項工作的實際情況確定計劃的預期完成時間、區域負責人、進度狀態等內容，之后在落實每項準備工作時采用PDCA循環控制方法。在本次項目時間管理工作中，應利用Checklist匯總每項準備工作的數據信息，確保前期準備工作的完備性，且期間應做好組織跟蹤工作。同時，團隊期間可以采用頭腦風暴方法，集合各組人員工作需求促進準備工作的順利完成，確保準確性與細致性。

(四)項目進度管理

工作人員在項目進度管理工作中應采用實時追蹤方法，且其屬于動態管理過程，整個項目進度管理包括應用項目風險管理工具、優化調整項目進度、控制突發事件風險以及總結經驗教訓等方面。

一是應用項目管理工具，比如會議、項目墻、報告等。項目管理工具可以準確清晰的描述項目時間的管理狀態，在確定關鍵路徑發展趨勢的基礎上明確相關問題，并據此制定下一步的行動計劃。在本次項目時間管理過程中，會議包括周例會、晨會等方面，且項目總監(上級領導)、經理層以及核心負責人員均屬于晨會的參加對象；除了上述人員外，業務支持部門人員以及項目成員代表等屬于周例會的參與對象。在匯報基層項目進度時，項目經理層人員應采用周報與日報的方式，及時將項目實施情況匯報至上級領導，其中日報應包括各區域項目每日的完成情況、項目進度狀態、項目存在的問題以及下周的計劃等方面，以便各區域工作成員與項目總監及時了解項目的實際進度。周報主要體現項目時間管理的實際情況，并據此制定下周計劃，體現項目的整體進度運行狀態，以便領導層與相關業務人員及時了解項目的實際運行情況，針對性的給予相關支持。項目工作人員應在結合項目設計開發需要以及目視化標準的基礎上制定項目墻，標示不同階段，項目工作的實際完成情況。項目團隊通過使用項目墻可以更為清晰的了解項目的整體進度情況，并在對比差距的基礎上及時解決資源協調存在的問題，并完成項目細化工作，及時啟動并實施。

二是項目計劃管理，工作人員根據項目的執行情況實時更新項目進度表，且相關管理軟件中也應同步更新，并在搜索關鍵路徑的基礎上確定之后的行動計劃。同時，還應將項目工時記錄表納入項目時間管理工作中，做好任務的分解工作，并在統計每個基礎項目所需時間與資源的基礎上，記錄項目的完成情況，之后將所得信息輸入至原有的項目進度表中，針對性的更新任務工時，在調整優化項目進度表的基礎上準確管理關鍵路徑。項目實施期間難免會出現突發事件問題，為項目進度管理工作帶來了一定風險，因此在項目進度的執行期間，工作人員還應及時防控風險因素，確保項目進度的準確執行。為了有效評估項目的可行性與備用性，項目管理人員應建立專門的風險應急團隊，且上級管理層人員做好資源的協調工作，從而有效保障項目計劃的順利實行。

(五)項目授權管理

項目實施期間，上級領導(單位)應給予項目經理人員一定的權限，在縮短項目決策周期的基礎上提升工作效率。同時，項目經理也應給予團隊成員選擇權利，使其在工作執行期間具備絕對的決策權。同時，項目團隊成員還應在職責范圍內，在結合自身工作需求的基礎上，明確項目的執行目標，制定完善可行的實施計劃，從而切實做好資源的控制工作。除此之外，項目團隊工作中，上級領導(單位)或經理人員應充分信任每位成員，在高效完成各項工作的基礎上給予必要的指導，從而獲得預期的項目效果。但在授權管理中也應規避及防范可能發生的風險，明確各層級授權邊界，在提高項目運營效率的同時，有效避免風險事件的發生。目前在部分銀行業項目中，存在授權管理較差現象，由于銀行所屬金融行業，為了規避風險從而領導層給予項目經理人權限較小，或團隊成員所有工作都需上報經理人。此類授權管理問題導致項目時間管理存在嚴重問題，往往該銀行上級單位或領導審批時間較長，從而項目時間管理無法正常進行，經常性出現項目計劃偏差，關鍵路徑時間拖沓過長等問題。

(六)總結應用

項目時間優化管理工作屬于持續改進的積累過程，在進度優化期間，工作人員應結合以往的工作教訓與經驗，充分發揮團隊作用，在總結應用的基礎上，切實提高項目時間管理水平，獲得預期的項目執行效果。

三、結束語

在加快經濟發展的過程中，相關工作人員應切實強化項目管理能力，注重工作中細節化處理，其中最為關鍵的便是做好項目時間的管理工作，在提升項目團隊能力的基礎上縮短項目的實施時間，從而切實保障項目時間的管理效果。