現代化檔案管理的創新研究

王 紅

(河南省淮濱縣人社局檔案管理中心，河南 淮濱 464400)

近年來，我國的科學水平在不斷提升，原來的檔案管理模式和方法也不能滿足現代檔案管理的要求，雖然我國人事局的檔案管理工作經過了一定時間的發展和完善，但是由于時間在不斷進步，導致檔案管理過程中又出現了一些新的問題。檔案管理工作出現了很多新的管理技術和管理方法，這能夠有效解決目前我國人事局檔案管理工作中的各種問題，實現現代化檔案管理的創新。

一、現代化檔案管理存在的問題

(一)現代化檔案管理制度存在不足

在現代化檔案管理中，管理制度具有重要的作用，很多檔案管理工作都要依靠管理制度來開展，才能做好檔案的現代化管理。但是從實際的情況來看，目前現代化檔案管理制度建設比較落后，并沒有根據時代的發展來創新，還使用以往的管理制度[1]。現代社會對檔案管理的要求、規劃和標準都發生了很大的變化，以往的工作制度已經不能滿足要求，阻礙了檔案現代化管理的實現。在檔案的現代化管理中，檔案信息資源沒有建立有效、完善的共享標準體系，檔案信息資源的程序開發軟件和程序開發語言都有所差異，很難減少信息資源的共享標準。

(二)現代化檔案管理沒有做好功能規劃

從目前的情況來看，現代化管理系統的功能比較單一，基礎的檔案查詢和檔案檢索功能最為常見，其他的功能開發較少，對檔案管理工作的多元化發展非常不利。檔案管理系統的功能建設追求全面，但是卻忽視了系統功能的現實性，導致一些功能并沒有發揮作用。現代化檔案管理還缺乏科學的管理系統功能規劃。一直以來，人事局檔案管理都注重檔案保管，但是卻對檔案的利用不夠重視，所以在建設管理系統功能時也更加注重檔案保管的功能，管理系統的功能建設以檔案的收集和檔案的保存為主，并沒有實現對高校檔案信息資源的深度挖掘和有效利用，缺乏對檔案開發利用的功能。

(三)信息化建設不平衡

從實際的情況來看，檔案管理的現代化管理過程中，由于不同地區之間的經濟發展不均衡，各種設施和設備存在差異，并且不同地區的檔案管理人才的管理水平也有所差異，導致檔案管理的信息化建設過程中存在著信息孤島的情況，非常不利于檔案現代化管理和信息化管理的實現[2]。檔案管理需要多個部門的高效合作，但是從實際的情況來看，各個部門之間的協調性不強，檔案管理信息化建設不平衡。檔案信息化管理涉及到的內容較多，范圍較大，而不同類型的檔案涉及的部門又不同，并且要采用不同的管理方式，而檔案管理并沒有規范的標準，所以在實際管理環節中就出現了不同檔案信息資源整合困難的情況。

二、現代化檔案管理的創新策略

(一)創新現代化檔案管理制度

在現代化檔案管理環節中，要更新管理制度的內容，由于檔案現代化管理環境在不斷改變，因此管理制度的內容也要不斷更新，要與時俱進，可以在充分了解行業信息化的管理規定和相關政策的基礎上出臺合適的政策。另外，還要平衡好檔案業務多元化和信息化環境，結合實際的工作需求和工作要求來制定多層次的檔案信息化管理制度，從多個方面和多個層面來建設檔案管理制度。更新檔案管理理念，融入現代化的檔案管理發展理念，對檔案信息資源進行統一規劃和管理，從思想上和組織上來實現現代化檔案管理。

(二)優化檔案信息管理系統的功能建設

強化檔案現代化管理就要求優化檔案信息管理系統的功能建設，在實際的功能建設中，要從實際出發，了解檔案信息化管理的實際需求，從實際需求出發來做好管理系統的開發。建設管理系統時要掌握檔案管理工作的整體規劃，并在此基礎上來做好功能框架設計，設計可以實現檔案信息化管理基礎功能的系統框架，然后再結合一些不同階段的實際需求來做好階段性的功能建設[3]。在系統功能建設中，不僅要把握系統功能的全面性，同時還要注重其現實性，做好檔案利用和檔案服務方面的功能建設，強化對檔案資源的利用。

(三)促進檔案信息化建設協調發展

要促進檔案信息化建設的協調發展，加強不同部門信息化建設的和諧發展。對于檔案資源的收集和整理都要采用統一的管理主體格式和形式，開發相關的管理軟件時，也要注重不同部門的軟件功能同步。購買相關的信息化管理硬件時，也要實現不同部門的同步，才能實現不同部門之間的協同化管理。構建開放型的檔案信息資源共享系統，走檔案網站門戶——檔案信息化資源庫——數字檔案館的創新之路，做好檔案信息的資源整合，設計組合型的檢索方式。

三、結語

在現代化檔案管理中，要與時俱進，充分利用現代化的管理理念和管理手段來進行管理創新，創新現代化檔案管理制度，優化檔案信息管理系統的功能建設，促進檔案信息化建設協調發展，做好檔案信息資源的開發和利用。