水利工程項目檔案整理歸檔問題探討

張 靜 滿 曼 楊姍姍

（作者單位：山東省海河淮河小清河流域水利管理服務中心 250100）

水利工程檔案管理工作是指自項目提出、立項、可研、審批、勘測、設計、招（投）標、施工、監理、質量檢測與監督、竣工驗收、運行等過程中形成的所有檔案文件資料。在檔案文件資料收集整理過程中，要緊密結合工程涉及地區項目劃分、省市項目法人職責分工以及工程建設管理的實際情況，多方協作，多措并舉，共同做好工程檔案管理工作。

一、水利工程項目檔案整理歸檔的要求

水利工程檔案整理歸檔工作要結合工程特點和實際情況進行認真分析、深入研究，要注意目錄與歸檔文件資料之間保持清晰的關系，各級類目設置要清楚、規范并具有規律性。

1.立卷與組卷方法

水利工程項目檔案一般實行文件資料形成單位收集、整理立卷制度，即由形成單位負責各自檔案的立卷組卷工作。各參建單位在工程建設管理過程中所產生的有保存價值的歷史記錄，均要按照工程項目法人制定的《工程檔案分類實施細則》及其他文件要求，統一標準收集、整理、立卷和歸檔，并由項目法人在檔案專項驗收前收集齊全進行集中管理，全面完成工程檔案工作。

檔案工作人員在進行組卷時，要根據項目法人制定的工程文件材料歸檔范圍合理劃分檔案文件資料的類別，按照文件資料的種類進行組卷，在此基礎上注意保持分部工程檔案的相對獨立性和單位工程檔案的整體性。相同類型的檔案文件資料組卷時，單位或者分部工程要按照統一的標準，比如建管類文件資料可以按照項目或者標段進行組卷，竣工圖按照不同專業或者單位工程進行組卷，工程質量評定資料可以按照分部工程進行組卷。

2.案卷內科技文件資料的排列

卷內文件資料的排列要合理有序，排列原則與一般案卷大致相同，可按照不同階段先行組卷，再按照時間先后順序排列案卷內文件資料。水利工程項目檔案一般包括土建類案卷、科研類案卷、設備類案卷、管理性文件資料案卷、安全生產案卷和竣工圖等，具有文字、圖標、聲像等多種表現形式。比如土建類案卷內文件資料可以按照項目依據性資料、基礎性資料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、施工、監理、竣工驗收、調度運行等排列。

案卷進行編目時要以件為單位編寫，無有效內容的不編頁。案卷封面、脊背的編制以及檔案盒的使用應由項目法人統一確定統一的式樣，內容由各參建單位自行填寫，確保檔案資料整齊美觀且便于查找利用。

3.驗收與移交

水利工程項目在進行檔案驗收時，項目法人、監理單位需要向驗收組提交工程檔案管理工作報告以及審核報告作為評定的重要依據，同時驗收組現場檢查抽查時檔案文件資料總量一般要求200卷以上。檔案驗收評定標準參照水利部《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》等文件。水利工程項目檔案驗收實行等級評定制度，檔案工作不規范、不達標的，要按驗收組要求進行限期整改，否則工程不能進行鑒定或驗收。檔案驗收等級也是整個工程質量等級評定的重要依據和條件，檔案驗收評定非優良的，該工程不能評為優良工程。

施工、監理等參建單位在工程檔案驗收結束后要向項目法人移交檔案資料。在檔案移交前參建單位需認真研究確定交接案卷，編寫卷內目錄。在檔案交接時各方要仔細確認實物檔案與目錄內容是否一致，檔案是否齊全完備，并當場簽字確認，填寫有關憑證資料，無誤后加蓋單位公章。

二、項目法人加強檔案文件資料管理工作的主要措施

為管理好工程各類資料，項目法人及參建單位要強化對檔案管理工作的組織領導，建立健全機構，配備高素質檔案管理人員，列出檔案專項經費，在規劃設計、施工監理、工程帶科研等各個階段綜合考量檔案工作，保障檔案工作的正常開展。

1.明確制度標準，掌握法規規范

工程項目檔案管理工作必須在法律法規允許的范圍內開展。要認真學習掌握《中華人民共和國檔案法》、水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》等法規，確保各項工作始終在法律法規和行業規范約束下開展。

同時，項目法人必須建立符合工程建設特點的檔案管理制度體系。編制時要依據國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》以及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等文件規定。檔案管理體系內容主要包括工程檔案管理辦法、文書檔案分類方案、歸檔文件材料整理基本要求、歸檔范圍、保管期限的規定等，為工程實施各有關單位提供統一的規范標準，進一步規范檔案分類整理工作，便于今后檔案的移交與管理。

2.建立健全檔案管理機構

項目法人及參建單位必須加強組織領導，建立檔案管理機構并明確職責分工，由分管領導負責指導檔案工作開展，業務負責人及專職或兼職檔案工作人員具體實施。為提高檔案工作水平，項目法人應組織開展檔案業務培訓，各級檔案工作者要積極參加，并在上級部門的業務指導下開展工作。同時，檔案管理部門要加強與其他單位部門的協作配合，形成工作合力，更好地指導、監督檔案工作開展。

按照統一領導、各負其責的原則，項目法人與參建單位要有明確職責分工。項目法人對工程檔案管理負總責，具體負責編制工程檔案相關規范標準，同時還要做好檔案的收交、保管、統計以及利用，并配合做好檔案驗收、整改等工作。參建單位負責所承擔項目的檔案工作，其技術負責人應對工程檔案內容及質量負責，設計、施工、監理、監測等單位要形成檔案工作閉環管理，以形成完整準確的工程檔案資料。

3.貫穿水利工程建設全過程、全方位

全過程管理是指檔案管理工作要貫徹于工程項目提出到使用的每一個環節，也就是在這些過程中形成的每一份有保存價值的檔案資料都要得到有效的管理和控制。工程建設過程中，檔案工作是工程質量管理的內容之一，將其作為評判工程勘測、設計、施工、監理等工作的憑證，同時在制定相關合同或協議時，要對檔案資料的歸檔目標和要求進行說明。

另外，為保證工程檔案收集整理工作與工程建設同步開展，要制定相應約束措施。比如在申請撥付工程進度款項時，有關單位要附上檔案收集整理自查報告，將檔案工作情況進行說明。對沒有按照工程建設進度開展檔案工作的，或者沒有進行監理審核合格的，不予支付進度款。

4.創新管理方式，提升檔案管理現代化水平

項目法人要以建設一流工程、一流檔案為目標，注重創新管理，提升檔案工作現代化、數字化、信息化水平，以先進技術為支撐做好電子檔案的開發工作，不斷豐富完善數據庫，探索建立智能智慧檔案。項目法人要加強檔案利用與管理，在軟件方面要根據工程實際情況編制檢索工具，提高檢索便捷性、實用性；硬件方面項目法人與參建單位要按照要求配備現代化的檔案庫房、密集架、除濕防潮及防鼠設備等，滿足檔案保存需要。

此外，項目法人不僅要實現技術的現代化，也要努力提高組織管理的現代化水平。即要運用科學管理方法與手段來研究和處理各種問題，比如充分發揮組織機構管理功能，由單一管理手段發展成為行政、法律、計劃、宣傳咨詢的綜合管理手段，使檔案管理日趨完善。

三、結語

水利工程項目檔案既是重要的歷史見證，也是工程正常運行、顯現效益的重要保障，必須做好收集、整理、歸檔等各個環節，以確保檔案在竣工后工程的使用、維護中發揮作用。但水利工程項目本身投資大，檔案資料多，分類細致，因此需要在管理方式上不斷探索，為新時期水利事業做出貢獻■