照片檔案的現代信息化管理分析

程家燕

現階段由于社會經濟的快速發展，信息化程度日新月異，照片檔案作為一種常見的信息載體，在檔案資料中占有著越來越重要的地位。這種記錄信息主要是記述社會在不同時期發展過程中較為客觀以及鮮活的歷史軌跡，不僅能夠對人們的生活進行生動、直觀的記錄，還能忠實、形象地記錄機關企業事業單位履職活動的珍貴歷程。對于照片檔案而言，它在一定程度上有效彌補了文字檔案在表達方面的單一性與不足，可以很好地擔負起記錄事件、見證歷史的任務。

一、傳統照片文件在保存過程中的缺點

傳統照片主要由感光材料制成，無論是彩色照片還是黑白照片，它們在保存方面都具有較大的環境依賴性，耐久性不高，就算保存條件再好，工作做的再仔細，隨著時間的推移，一定程度上也會出現發黃變脆、圖像模糊裉色甚至消失等問題，給保存、利用帶來嚴重影響。如果照片存放環境惡劣，很容易導致照片隨著時間的推移逐漸變成廢紙，并且損失是永久性的，不可恢復的。

傳統照片檔案會占據比較大的空間，主要是照片的規格不盡相同，再加上年份不同、用途不同、歸檔部門不同等因素，需要對照片存放位置進行區分，如果照片內容標注不是很清晰，會導致調閱查找比較困難。

二、數碼照片文件在管理過程中的缺點

現階段數字攝影技術的不斷進步，已經普及到人們生活以及工作中的每個角落。它主要以電子版形式在電腦的光盤或者硬盤中進行存儲。數碼照片具有數量大、重復性較高的特點，缺乏比較科學合理的收集規范，因此照片的收集篩選面臨相對較大的難度。

數碼照片文件在整理過程中的難度逐漸增加。通常情況下在拍完大量照片后，就會將沒有篩選的照片直接轉存到電腦上，導致最后篩選整理過程比較繁瑣。如果在照片整理過程中意外刪除沒有任何備份的照片，那將導致照片文件丟失，給數據安全帶來一定的隱患。

三、信息化管理必要性

1.時代發展的趨勢要求

由于計算機網絡和大數據技術的快速發展，傳統的照片文件管理逐漸被照片文件信息管理所取代，在一定程度上成為檔案管理新趨勢。檔案管理信息化，其管理主要是指將Internet技術與計算機技術相結合產生的一種新型檔案信息管理模式，能把信息準確記錄在不同載體和位置上，在互聯網中主要依靠數據形式存在，不受任何時間、空間等方面的限制，能進一步實現資源共享，提高了照片檔案的利用效率。

2.管理優勢

對照片檔案實施信息化管理能夠不斷提高檢索效率，在傳統管理模式中，需要在特定時間、場所才能查閱利用照片，但通過對照片檔案開展信息化管理后，在網絡平臺上就能對所需照片進行查閱，在一定程度上實現資源共享這一目標。與此同時照片歸檔后，就能通過檔案相關編碼及時找到需要照片，可節省大量的查找時間。另外，通過對照片進行編碼將其存儲在硬盤或者網絡云空間服務器上，可實現照片檔案存儲在不同載體上的備份管理，也利于安全保管。對于需要重點保管的照片，可以設置加密程序，實現安全存儲管理。

四、管理措施

1.實施電子化處理

一是對傳統照片檔案進行全面掃描翻拍，將其轉為數碼照片，存儲在電腦硬盤或網絡服務器中。另外在實際進行掃描過程中，由于照片質量的差異，應該設置不同的分辨率，只有這樣才能保證照片的信息完整。

二是待掃描翻拍完畢后，存儲照片前還應在不失真的前提下對圖像進行處理，使存儲的照片效果達到最優。

三是對新存儲的數碼照片要及時整理歸檔，嚴格按照數碼照片歸檔要求進行整理、標注檔號和特征值著錄。

需要強調的是，這些工作務必要在忠于原檔案的基礎上進行，切忌由于電子化處理而導致照片失去原本的真實性。

2.實施信息化管理

要妥善保管好原始照片檔案。在做好原始照片檔案安全管理的同時，要加強對電子化處理后形成的照片檔案庫的安全管理，按照數碼照片管理有關規范要求，做好安全管理和備份工作，備份最好一式三份，二份用來保存，一份用來查閱利用。確保載體的有效性和數據信息的安全，既要加強計算機軟硬件管理，防止因計算機出現問題導致照片數據信息損壞；也要加強對備份載體的安全管理，防止因保管不當或因載體質量先天不足而造成的載體損壞導致數據損毀。另外，對照片檔案載體及數據信息要定期檢查，出現問題要第一時間進行修復。

要加強對電子設備防病毒監控措施。計算機、移動硬盤或者網盤等應該定期檢測和查殺病毒，確保軟硬件的安全，防止病毒入侵，避免在帶病毒的計算機設備上使用保存介質。另外電子設備也要定期進行病毒查殺和防火墻檢查升級，如果發現問題，要及時找專業人員進行處理■