建設項目施工階段電子文件的真實性研究

高愛民

筆者在建設項目管理實踐中，從項目管理者的角度對施工階段的電子文件管理進行了長期的研究探索。

1 電子文件真實性的重要性和研究現狀

《電子文件管理暫行辦法》把電子文件的真實性置于管理的首要位置。指出：“確保電子文件的真實、完整、可用和安全，保存國家歷史記錄，促進信息資源開發利用，推動國家信息化健康發展”。[1]“真實性確定了，電子文件相應地也就具備了文件身份，即具備了憑證價值。”[2]“真實性是保證電子文件業務有效性和法律證據性的基礎，在業務運行階段，確保電子文件的真實性是無紙化業務順利開展的先決條件；從長遠計，是電子文件反映和證實機構歷史真實面貌，得以作為社會記憶長久保存的前提。”[3]

目前，對電子文件真實性的論著，大都是檔案界從保存角度對電子文件歸檔后保管利用的研究，針對電子文件形成的理論研究較少，具有一定普遍性的實施方法則少之又少，文件形成者（項目管理者）對電子文件的研究更是難覓蹤跡。2015年，傅榮校先生對我國電子文件真實性保障方面的理論和實施方法進行綜合研究，指出：“以上理論研究與實踐方法，有復雜體系的，有簡單方法的，但除浙江省登記備份制度之外，其他基本沒有落地，沒有推廣運用。”[4]

由于專業的局限，文件形成者之外的人員研究形成階段電子文件的真實性，總是霧里看花、難得要領。所以，缺少了對文件形成主體的研究和建設項目管理者的參與，電子文件真實性的基礎將難以鞏固。筆者作為建設項目管理者，在實踐中總結分析施工階段電子文件創建和管理的經驗，有利于從源頭理清業務驅動型電子文件的管理途徑和方法。

2 施工階段電子文件真實性分析

2.1 過程的真實性保證。從文件管理機構角度講，施工階段電子文件的保存是文件保存工作的前端延伸；從電子文件的生命周期講，電子文件施工階段的保存，是電子文件保存的源頭和起點。

建設項目管理信息系統是電子文件存在的環境，涉及體系架構、制度建設、流程設計、規范保存等方面，是電子文件過程真實性的基礎。施工階段，建設單位、設計單位、承包商、監理機構等參建單位的業務流程交互迭代，許多電子文件的創建流轉也勢必在各創建主體之間交互迭代。建設單位是對項目實施履行組織管理責任并在項目建設過程中負總責的組織，所以，應該也只能由建設單位牽頭，開發建立建設單位、設計單位、承包商、監理機構等全主體共用和全要素管理的集成管理信息系統，打造可信的創建、保存電子文件的技術結構和制度基礎，保證業務流程的集約順暢和電子文件規范地創建保存。

建設項目集成管理信息系統的建立，需要從業務信息采集與電子文件創建一體化方面著手，注重在管理信息系統設計開發時超前嵌入電子文件管理法律規章的意旨和技術標準，使業務信息在孕育過程中就承載文件基因，強化業務信息采集和文件創建流轉等過程的公開透明，有利于保證施工階段業務有效性和電子文件的真實性。

2.2 從電子文件的結構分析內容的真實性。電子文件的真實性，其實質包括內容、結構和背景等要素的真實性。

結構是“電子檔案的內容組織和存儲方式。包括邏輯結構和物理結構”。[5]電子文件的結構設計應在業務過程開始之前信息系統的設計開發階段完成，施工階段僅涉及合規應用，其與文件形成階段電子文件的真實性沒有直接關系，本文不予分析。

內容是“以字符、圖形、圖像、音頻、視頻等形式表示的電子檔案的主體信息”。[6]高程、寬度、強度、壓實度、平整度、比率、單價、數量等技術參數、業務數據等是施工階段的核心信息和單份原始記錄的主題。這些技術參數的真實性實質是指專業測量和計算的準確性和可靠性，所以，建設項目電子文件內容的真實性主要指內容主題信息的準確性和可靠性。

“背景包括行政背景、來源背景、業務流程背景以及技術背景等。”[7]“文件本來就應該是包括其特定背景信息或來源信息在內的社會事物。”[8]施工階段電子文件的背景，是對業務流程的摘要式記載，是電子文件不可或缺的重要組成。

從電子文件三要素方面分析，建設項目施工階段電子文件內容的真實性實質是指內容的準確可靠性和背景的規范性。

2.3 內容真實性管理的基礎和關鍵是背景。內容主題（技術參數）的準確可靠是項目質量的靈魂。技術參數和業務數據的采集獲取具有較強的時效性、隱蔽性和專業性，專業技術人員（電子文件的創建者）實時操作的規范性和思維傾向等職業素質，決定技術參數和業務數據的準確性和可靠性。

無論多么嚴格和精細的管理都不應該也不可能忽略或代替操作人員的獨立性和自由度。業務管理的重點應該是制度建設、業務流程、公開機制、激勵相容約束等，縮小專業技術人員在時間、空間、行為等方面的自由度，為內容的準確性和可靠性創造規范和諧的業務背景。

文件是業務管理的縮影，在對電子文件三要素的管理中，研究技術參數和業務數據的準確可靠似乎沒有太多的意義，而應該以保證背景信息的規范和完整為重點，間接控制技術參數的采集。

所以，施工階段電子文件內容真實性管理的重點應該是電子文件的背景信息，從背景信息的詳細、完整和規范等方面著手，為內容的創建者創造規范和諧的環境。管理信息化和電子文件的屬性也為此提供了紙質文件不具備的技術結構、途徑和方法等方面的許多可能。

3表單的真實性是施工階段電子文件管理重要的基本單元

建設項目施工階段，質量、進度、計量等各類原始記錄，由數十種甚至上百種表單組成。建設項目的表單記錄的是業務活動專業數據，但不僅僅是單純的表單主題信息本身，在表單背后具有豐富的多媒體背景信息。

我國著名飛機設計師程不時先生說過，“文不如表，表不如圖”，可見表單在文件類目中具有的舉足輕重作用。一張表格如果用文字敘述，需要多于表單數倍的物理空間，即使如此也難以表達清楚。建設項目施工階段，表單是業務過程專業數據的直接記錄，是建設項目電子文件類目重要的基本單元，對電子文件的真實性具有基礎和決定性作用。

建設項目的表單數據繁多、邏輯復雜、背景豐富，表單的每一個專業數據，往往涉及一連串的業務活動。一張表單的真實性，除表單中專業數據的準確可靠外，還有創建表單的行為鏈條，只有保證背景行為的真實完整，才能保證表單各個專業數據的準確可靠。

在以紙質文件和手工記錄為主的技術環境下，記錄依賴于現場操作人員，具有較強的隱蔽性、專業性和實時性，不論從業務管理還是從文件管理角度都難以找到透明化、易監控等有效的保證方法。

在信息化條件下，通過建設項目集成管理信息系統，衛星導航、互聯網、智能終端等信息技術和設備，在高效率、低成本的前提下，為表單背景信息的記錄提供了紙質文件不可能具有的技術條件。在施工管理實踐中，利用信息技術和設備已經實現了實時采集信息、實時生成記錄、實時鑒定歸檔、實時在線控制；人工采集與自動采集信息交互印證，保管主體與形成主體的相對分離，減少人工采集信息的機會；形成多媒體原始記錄，事件、人物、時間、地點、內容、流程等六對照，保證表單背景信息的真實性。

4 電子文件具有多維的真實性

“背景一直被視為靜止的而非動態的；行政結構和等級制始終被強調為（文件）形成的主要背景，而不斷變化的社會現實和更廣闊的大背景遭到忽視；文件的形成、運轉及承辦活動沒有受到關注，看重的是追蹤留存文件的整理順序而不是體現文件的運行背景。”[9]這一論述主要針對紙質載體的文書類文件。建設項目是一項完整的人類活動，既有研究報告、設計圖紙等文件，也有這些文件的承辦活動；在數字化環境條件下，這些承辦活動又產生大量的電子文件。建設項目施工階段的電子文件管理，應該也能夠做到“體現文件的運行背景”。

建設項目電子文件按照產生的業務運行階段不同，可分為項目前期、施工階段、竣（交）工驗收等層級。施工階段參加單位的業務活動可以看作是項目前期文件的承辦活動，也是建設項目文件管理的重點。從宏觀方面講，高層級文件的承辦活動產生新的下層文件；從微觀方面講，這些下層文件中的單份文件也具有自身的形成、運轉過程，其中的圖像、視頻等多媒體信息同時也是新的下層文件，這些新的下層文件與其信息共同組成單份文件的背景信息。

電子文件運用連續多維的邏輯排列結構，將字符、圖形、圖像、視頻等有機合成儲存，更加真實地保存和再現當時的活動情況。各個參建單位不同層級的電子文件及其背景信息記載著不同職能活動的多維度的過程信息，根據不同需求可以把相關節點的事件、人員、行為、時間、技術參數等有序地組織在一起，創建多維、多媒體的電子文件，從不同的維度呈現電子文件的真實性。

電子文件多維的真實性，有利于整體的真實性。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳 國務院辦公廳.電子文件管理暫行辦法（中辦國辦廳字[2009]39號）[EB].

[2]張寧.電子文件真實性的再認識[J].檔案學研究，2012（4）.

[3]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程（第二版）[M].北京：中國人民大學出版社，2017：（10）.

[4]傅榮校.化繁為簡：從檔案機構角度看如何保障電子文件的真實性[J].檔案學通訊，2015（2）.

[5][6][7]國家檔案局.電子檔案管理基本術語（DA/T 58—2014）[s].

[8]何嘉蓀，史習人，章燕華.后保管時代檔案學基礎理論研究——簡評文件構成要素論[J].檔案學研究， 2010（01）.

[9][加]特里·庫克.對數字時代來源原則的反思[J].檔案學研究，2011（01）.

（作者單位：鄭州市公路管理局 來稿日期：2018-10-20 ）