對(duì)高校學(xué)生檔案收集整理問(wèn)題的思考

劉子俠

摘 要：鑒于高校學(xué)生檔案在收集整理方面存在的問(wèn)題，可以從干部人事檔案的政策法規(guī)、歸檔范圍、檔案整理三個(gè)方面為高校學(xué)生檔案收集整理提供參考進(jìn)行可行性論證。高校檔案部門(mén)可以據(jù)此參考，從建立學(xué)生檔案管理制度、完善學(xué)生檔案歸檔范圍、規(guī)范學(xué)生檔案收集整理三個(gè)層面進(jìn)行考慮，從而解決高校學(xué)生檔案收集整理方面存在的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；收集；整理

Abstract： In view of the problems existing in the collecting and sorting of University student archives， the feasibility of this paper can be demonstrated from the following three aspects： the policies and regulations， the scope of archives and the collation of archives about the cadre and personnel archives. According to the reference， the University Archives Department can consider from this three aspects： establishing the student archives management system， perfecting the student archives archiving scope and standardizing the student archives collection and collation， so as to solve the problems existing in the University student archives collection and collation.

Keywords：University student archives；Collection；Collation

2008 年國(guó)家教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱(chēng)27 號(hào)令），它規(guī)定了高校檔案機(jī)構(gòu)管理職責(zé)，并將學(xué)生類(lèi)檔案列入高校檔案的管理范圍。在27號(hào)令中，高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)第三項(xiàng)規(guī)定：負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料；學(xué)生類(lèi)檔案的歸檔范圍：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。由此可見(jiàn)，27號(hào)令雖然對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)和文件材料的歸檔范圍作出了規(guī)定，但是對(duì)學(xué)生檔案的歸檔范圍并沒(méi)有作出進(jìn)一步的詳細(xì)規(guī)定，更沒(méi)有對(duì)學(xué)生檔案歸檔材料的整理作出明確要求。隨著學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生檔案被投遞至各用人單位，作為用人單位核定工資、評(píng)定職稱(chēng)的重要依據(jù)。由于學(xué)生檔案量大，時(shí)間緊，各高校仍然按照以往慣例收集整理學(xué)生檔案，致使學(xué)生檔案的收集整理具有嚴(yán)重的隨意性。而在實(shí)際工作過(guò)程中，筆者也發(fā)現(xiàn)各高校寄來(lái)的學(xué)生檔案存在不少問(wèn)題，基于用人單位人事檔案管理的視角，有必要將問(wèn)題前移，追根溯源，從根本上尋找解決之策。

1 高校學(xué)生檔案在收集整理方面存在的問(wèn)題

1.1 在材料收集方面，缺少材料的情況大量存在。由于對(duì)新生檔案把關(guān)不嚴(yán)，有些高校畢業(yè)生的檔案中缺少高中材料。還有些高校不把學(xué)士學(xué)位授予材料作為歸檔內(nèi)容。有些畢業(yè)生檔案甚至缺少《就業(yè)報(bào)到證》。黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料缺少的情況也時(shí)有發(fā)生。對(duì)于博士而言，缺少報(bào)考博士研究生專(zhuān)家推薦信的情況就更加常見(jiàn)。例如，從上海理工大學(xué)招聘的應(yīng)屆畢業(yè)博士的檔案看，很多都缺少報(bào)考博士研究生專(zhuān)家推薦信。筆者向一些高校了解情況后發(fā)現(xiàn)，專(zhuān)家推薦信并不屬于其學(xué)生檔案的歸檔范圍。

1.2 在檔案整理方面，學(xué)生檔案整理處于無(wú)序狀態(tài)。檔案材料排列無(wú)序，隨便散在檔案袋中；檔案內(nèi)沒(méi)有規(guī)范的卷內(nèi)目錄；檔案材料沒(méi)有系統(tǒng)的編頁(yè)。此外，還經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生檔案袋套疊的現(xiàn)象，即一個(gè)檔案袋套一個(gè)未開(kāi)封的檔案袋和一些散材料，未開(kāi)封的檔案袋里再套另一個(gè)未開(kāi)封的檔案袋和一些散材料，導(dǎo)致一個(gè)檔案袋里面裝有數(shù)個(gè)無(wú)用的檔案袋。

1.3 在材料鑒定方面，歸檔材料的鑒定缺失嚴(yán)重。有些檔案材料缺少關(guān)鍵要素，如缺少意見(jiàn)、公章、簽名和時(shí)間等。例如，從上海理工大學(xué)引進(jìn)應(yīng)屆畢業(yè)博士的檔案看，經(jīng)常會(huì)有報(bào)考攻讀碩士（博士）學(xué)位研究生登記表中缺少錄取單位意見(jiàn)和負(fù)責(zé)人簽字的情況；在高校畢業(yè)生登記表、畢業(yè)研究生登記表中經(jīng)常出現(xiàn)缺少本人簽名、漏蓋公章的情況。

2 干部人事檔案成為高校學(xué)生檔案收集整理參考可行性的論證

2.1 干部人事檔案工作發(fā)展至今已比較成熟，為建立學(xué)生檔案管理制度提供參考。為規(guī)范全國(guó)干部人事檔案工作，中共中央組織部等相關(guān)部門(mén)相繼出臺(tái)了《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》等法規(guī)性文件；目前在繼續(xù)執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號(hào)）的基礎(chǔ)上，中組部又印發(fā)了《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》（組通字[2017]25號(hào)），更加規(guī)范了干部人事檔案材料的收集工作。一系列配套的相關(guān)政策法規(guī)和規(guī)章制度，加上多年的實(shí)踐探索，使得我國(guó)干部人事檔案工作已經(jīng)趨于成型。干部人事檔案工作的經(jīng)驗(yàn)值得高校學(xué)生檔案借鑒和學(xué)習(xí)。高校學(xué)生檔案和干部人事檔案有關(guān)收集整理方面的法規(guī)文件有：學(xué)生檔案方面的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，干部人事檔案方面的《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》。

2.2 干部人事檔案歸檔范圍完整，為學(xué)生檔案制定歸檔范圍提供參考。隨著時(shí)間的推移和檔案相對(duì)人身份的改變，學(xué)生檔案在學(xué)生畢業(yè)步入社會(huì)之后會(huì)演變?yōu)楦刹咳耸聶n案或其他類(lèi)型檔案?？梢?jiàn)，學(xué)生檔案與干部人事檔案是一脈相承的。高校學(xué)生檔案參照干部人事檔案的歸檔范圍進(jìn)行材料收集，有利于日后干部人事檔案的齊全與規(guī)范。

2.3 干部人事檔案整理規(guī)范，為學(xué)生檔案整理提供參考。第一，干部人事檔案要求歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，歸檔材料的手續(xù)要完備。第二，干部人事檔案對(duì)歸檔材料的載體作出規(guī)定，載體適用A4型的公文用紙。第三，干部人事檔案要求歸檔材料的字跡必須是鉛印、膠印、油印或藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等不符合檔案保護(hù)要求的記錄材料書(shū)寫(xiě)。

3 對(duì)高校學(xué)生檔案收集整理的幾點(diǎn)建議

3.1 建立學(xué)生檔案管理制度。各高校有必要根據(jù)27號(hào)令，參照干部人事檔案的政策法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本校的學(xué)生檔案管理制度，使學(xué)生檔案收集整理工作具有實(shí)際可操作性。有時(shí)盡管已經(jīng)制定相關(guān)制度，有些歸檔材料仍未必能收到。例如，有些高校并沒(méi)有形成碩士研究生登記表、博士研究生登記表等材料；還有些高校此類(lèi)材料已經(jīng)形成，相關(guān)部門(mén)按照以往慣例認(rèn)為無(wú)需歸檔。此時(shí)，制度的嚴(yán)格執(zhí)行成為關(guān)鍵。因此，學(xué)生檔案的收集整理工作單純依靠檔案管理部門(mén)實(shí)難完成，因?yàn)楹芏鄦?wèn)題存在于材料形成部門(mén)。這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)要求相關(guān)部門(mén)嚴(yán)格遵循學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，應(yīng)該形成的材料必須形成，需要?dú)w檔的材料必須歸檔。

3.2 完善學(xué)生檔案歸檔范圍。歸檔范圍作為學(xué)生檔案規(guī)章制度的重要組成部分，筆者認(rèn)為大致可以分為以下八類(lèi)：第一類(lèi)，學(xué)歷材料，主要包括以下五個(gè)方面：（1）高中材料，包含高中畢業(yè)生登記表、高考報(bào)名表；（2）本專(zhuān)科材料，包含高校學(xué)生登記表、學(xué)生成績(jī)單、高校畢業(yè)生登記表、授予學(xué)位的材料（本科）；（3）碩士研究生材料，包含報(bào)考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表或全國(guó)免推碩士（博士）學(xué)位研究生登記表、碩士研究生登記表、成績(jī)表、碩士畢業(yè)研究生登記表、授予碩士學(xué)位決定及有關(guān)材料（參加碩士單獨(dú)考試的，要有專(zhuān)家推薦表）；（4）博士研究生材料，包含專(zhuān)家推薦信、報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表、博士研究生登記表、成績(jī)表、博士畢業(yè)研究生登記表、授予博士學(xué)位決定及有關(guān)材料；（5）休學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)材料。第二類(lèi)，自傳、考察、考核材料，主要包括入學(xué)期間所寫(xiě)自傳、學(xué)年考核表等。第三類(lèi)，獎(jiǎng)懲材料，主要包括優(yōu)秀學(xué)生登記表、優(yōu)秀畢業(yè)生登記表、獎(jiǎng)學(xué)金登記表、參加各類(lèi)比賽的獲獎(jiǎng)材料，以及受處分、解除處分相關(guān)材料。第四類(lèi)，黨團(tuán)材料，主要包括以下兩方面：（1）入團(tuán)材料，包含入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)；（2）入黨材料，包含入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)。第五類(lèi)，政審材料，主要包含攻讀碩士研究生政審表、攻讀博士研究生政審表、入黨政審材料等。第六類(lèi)，出國(guó)（境）審批材料。第七類(lèi)，有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案材料。第八類(lèi)，其他可供社會(huì)或?qū)W校錄用人才時(shí)參考的材料，主要包含就業(yè)報(bào)到證（派遣證）、反映嚴(yán)重慢性病或身體殘疾的體檢表等。

3.3 規(guī)范學(xué)生檔案收集整理工作。完善現(xiàn)有學(xué)生檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，使學(xué)生檔案收集整理更加有序、規(guī)范。材料形成部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔范圍形成材料的要求進(jìn)行歸檔。學(xué)生檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理工作的要求對(duì)歸檔材料進(jìn)行整理，使學(xué)生檔案的歸檔、整理工作基礎(chǔ)更加牢固。

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（作者單位：上海理工大學(xué)檔案館 來(lái)稿日期：2018-09-20）