南水北調(diào)工程檔案驗收備查材料的編寫原則與參考樣例發(fā)展計量分析研究

王麗慧

摘 要：本文以南水北調(diào)東中線一期工程檔案專項驗收為例，詳述了項目法人檔案管理工作報告、監(jiān)理單位檔案審核報告、工程檔案編制總說明、案卷目錄、工程項目劃分表、重大設計變更等各項驗收備查材料的編寫內(nèi)容與編寫原則，并提出了具體的內(nèi)容體例和參考樣式，供工程法人和各參建單位參考。

關(guān)鍵詞：南水北調(diào)；工程檔案；備查材料；編寫原則；參考樣例

南水北調(diào)東中線一期設計單元工程檔案專項驗收工作已進展過半，驗收工作逐步規(guī)范，趨于嚴格。在設計單元工程檔案專項驗收時，除查看工程現(xiàn)場和實體檔案外，驗收備查材料也可以直接反映出工程檔案管理工作過程和面貌，可使驗收專家直觀快捷地了解工程檔案管理的效果。為提高驗收備查材料的編寫質(zhì)量，確保工程檔案專項驗收工作更加順利、高效開展，本文依據(jù)《重大建設項目檔案管理辦法》《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》和相關(guān)規(guī)范性文件，在吸納《南水北調(diào)東線一期江蘇境內(nèi)工程檔案管理工作若干問題的解釋》及南水北調(diào)東中線一期已驗收設計單元工程檔案管理經(jīng)驗的基礎上，結(jié)合南水北調(diào)工程檔案驗收項目研究情況，提出了工程檔案專項驗收備查材料的編寫內(nèi)容與參考樣例。

1 南水北調(diào)工程檔案驗收備查材料的內(nèi)容與編寫原則

1.1 驗收備查材料的內(nèi)容。南水北調(diào)工程檔案驗收備查材料是由工程項目法人依據(jù)工程實際情況編寫的，能夠反映工程建設與檔案管理情況的一系列報告、圖表等說明性文件，能夠為工程檔案驗收工作提供重要佐證和有效參考。通常情況下，國務院南水北調(diào)辦會在開展檔案專項驗收工作之前，以會議通知的形式要求各項目法人準備驗收備查材料。南水北調(diào)工程檔案驗收備查材料主要包括以下11項內(nèi)容：①項目法人檔案管理工作報告；②監(jiān)理單位檔案審核報告；③工程檔案編制總說明與案卷目錄；④工程平面布置示意圖；⑤檔案檢查評定整改落實情況報告；⑥工程項目劃分表及相應單位工程驗收文件材料；⑦工程重大設計變更及批復文件材料統(tǒng)計表；⑧招投標清單、合同清單及設備清單；⑨質(zhì)量缺陷處理及備案文件材料；⑩歷次驗收及有關(guān)遺留問題處理文件材料；?安全、質(zhì)量事故文件材料等。

1.2 驗收備查材料的編寫原則。在編寫工程檔案驗收備查材料時，應當遵循“項目法人負總責”“編寫內(nèi)容客觀真實、準確清晰”的基本原則。

“項目法人負總責”——是指工程檔案驗收備查材料的編寫應由項目法人負總責，具體內(nèi)容的編寫可由項目法人組織各參建單位共同完成。項目法人應逐級落實驗收工作材料的編寫責任，并加強監(jiān)理審核。驗收備查材料的編寫人、審核人須熟悉工程建設及檔案管理的基本情況，相關(guān)編寫單位須為其所編制的內(nèi)容負責，確保各項驗收備查材料能夠反映工程建設與檔案管理的主要過程。

“編寫內(nèi)容客觀真實、準確清晰”——是指在編寫驗收備查材料時，應確保各項報告中有關(guān)工程概況、工程檔案管理情況、質(zhì)量缺陷處理、歷次驗收及有關(guān)遺留問題處理等內(nèi)容的客觀真實、脈絡清晰；有關(guān)工程檔案數(shù)量統(tǒng)計、工程項目劃分、重大設計變更及批復文件材料統(tǒng)計、招投標清單、合同清單及設備清單等相關(guān)數(shù)據(jù)應準確無誤。

2 南水北調(diào)工程檔案驗收備查材料的參考樣例

按照《南水北調(diào)工程驗收工作導則》（NSBD 10—2007）要求，南水北調(diào)工程驗收分為施工合同驗收、設計單元工程完工驗收、單項工程通水驗收、國務院南水北調(diào)辦和國家及行業(yè)規(guī)定的有關(guān)專項驗收、南水北調(diào)工程竣工驗收等。工程檔案驗收為專項驗收的一種，在工程各驗收階段均應按照國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定開展工作，并在設計單元工程完工（竣工）驗收前完成。按照驗收階段的不同，工程檔案驗收可以分為施工合同驗收階段的檔案驗收、設計單元工程完工驗收階段的檔案專項驗收（含檔案檢查評定）與南水北調(diào)東中線第一期主體工程總體竣工驗收階段的檔案專項驗收。在不同驗收階段，檔案驗收工作材料的編寫側(cè)重點有所區(qū)別，但編寫體例大致相同。以下內(nèi)容僅以設計單元工程完工驗收階段的檔案驗收備查材料為例，其他階段的檔案驗收備查材料編寫可根據(jù)驗收階段不同作適當取舍。

2.1 項目法人檔案管理工作報告。項目法人檔案管理工作報告一般應包括工程建設概況、工程檔案管理情況、歷次檔案專項驗收與檔案檢查評定情況，工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價以及其他需要說明的問題等內(nèi)容。其中，工程建設概況主要對工程名稱、建設內(nèi)容、工程規(guī)模等情況、工程設計批復情況、工程建設管理模式及承建單位、工程項目劃分情況、工程重大設計變更、通水驗收及遺留問題處理情況等進行說明；工程檔案管理情況主要對工程檔案管理體制、檔案管理制度建設情況、工程檔案業(yè)務培訓與檔案信息化建設情況，以及工程文件材料的收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況、檔案安全保管等實體檔案管理內(nèi)容進行說明；歷次檔案專項驗收與檔案檢查評定情況主要對工程檔案自驗或預驗收情況、工程檔案項目法人驗收情況與檔案檢查評定情況等進行說明，主要對驗收或檢查評定發(fā)現(xiàn)問題及整改情況作出說明；工程檔案自我評價主要圍繞檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性標準，對工程檔案的收集、整理、安全保管等工作作出評價；其他需要說明的問題主要對歷次驗收未整改完成的原因、后續(xù)工作繼續(xù)產(chǎn)生的文件材料收集歸檔等問題作出解釋或說明。

2.2 監(jiān)理單位檔案審核報告。監(jiān)理單位檔案審核報告一般應包括工程概況、監(jiān)理工作概況、監(jiān)理部工程檔案管理情況、監(jiān)理單位履行審核責任的組織情況、施工單位檔案審核情況以及其他需要說明的問題等內(nèi)容。其中，工程概況主要對工程名稱、位置與任務，工程建設內(nèi)容、工程規(guī)模等進行說明；監(jiān)理工作概況范圍主要對監(jiān)理合同內(nèi)容、合同目標、主要工程量完成情況、工程概算情況等進行說明；監(jiān)理部工程檔案管理情況主要對監(jiān)理部制度建設、組織保障，監(jiān)理檔案收集、整理、歸檔、移交情況以及監(jiān)理檔案管理自我評價等進行說明；監(jiān)理單位履行審核責任的組織情況主要對監(jiān)理審核依據(jù)、審核內(nèi)容與過程控制等情況進行說明；施工單位檔案審核情況主要對施工單位檔案管理情況、工程檔案的審核情況、審核檔案范圍與數(shù)量統(tǒng)計、竣工圖編制質(zhì)量的審核情況、審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題以及工程檔案完整、準確、系統(tǒng)與安全性評價；其他需要說明的問題主要對后續(xù)工作繼續(xù)產(chǎn)生的文件材料收集歸檔等問題作出說明。

2.3 檔案檢查評定整改落實情況報告。在開展檔案驗收工作之前，項目法人或建管單位應針對工程檔案檢查評定工作中提出的問題及建議進行整改落實，并對整改落實情況逐一進行說明，必要時應附相關(guān)支撐文件材料。本報告須對檔案檢查評定階段提出的問題一一響應，可按照“總體情況——存在問題——整改措施——支撐材料”等順序編寫。

2.4 工程檔案編制總說明及案卷目錄。

2.4.1 檔案編制總說明。工程檔案編制總說明應對工程概況、工程檔案整編依據(jù)、工程文件材料收集、整理與歸檔情況、設計變更歸檔情況、竣工圖編制與整理情況、其他需要說明的問題等進行說明。

2.4.2 案卷目錄。一般采用《科學技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）格式，不再贅述。

2.5 工程平面布置示意圖。項目法人負責或委托有資質(zhì)的單位根據(jù)工程實際編制項目總平面圖。要求圖紙繪制準確、規(guī)范、清晰，簽字手續(xù)完備。

2.6 工程項目劃分表及相應單位工程驗收文件材料。工程項目劃分表應將工程標段名稱、單位工程名稱，以及分部工程、單元工程、關(guān)鍵部位單元、重要隱蔽單元數(shù)量填寫清楚。相應單位工程驗收文件材料在檔案專項驗收現(xiàn)場備查。

2.7 重大設計變更及批復文件材料統(tǒng)計表。重大設計變更及批復文件材料統(tǒng)計表應對設計單元工程變更項目、變更原因、變更內(nèi)容以及變更依據(jù)的批復文件填寫清楚，并備注變更批復文件所在案卷的檔號。

2.8 招投標清單、合同清單及設備清單。工程招投標清單主要對工程招標及中標情況進行列舉和統(tǒng)計，合同清單主要對工程合同簽訂情況進行列表說明，設備清單主要對工程設備型號、數(shù)量等內(nèi)容進行列表說明。

2.9 歷次驗收及有關(guān)遺留問題處理文件材料。歷次驗收及有關(guān)遺留問題處理文件材料中應對工程完工驗收技術(shù)性初步驗收報告、工程通水驗收或技術(shù)性通水驗收鑒定書以及法人檔案自驗中的遺留問題以及整改落實情況進行說明，并附遺留問題處理的相關(guān)支撐材料。

2.10 安全、質(zhì)量事故文件材料。如果設計單元工程建設過程中出現(xiàn)安全、質(zhì)量事故，則應將相關(guān)文件材料進行列表統(tǒng)計并將文件材料提供在驗收現(xiàn)場備查。未出現(xiàn)安全、質(zhì)量事故則無需提供本項材料。

參考文獻：

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（作者單位：長江水利委員會網(wǎng)絡與信息中心（長江檔案館） 來稿日期：2018-09-08）