民生檔案社區“一站式”服務的模式研究

劉瑩

摘 要：文章選擇上海市、山東濟南歷下區、常州市三地作為民生檔案社區“一站式”服務的調研對象，在實證調研的基礎上從縱向的時間脈絡和橫向的模式特色進行結合剖析，并對民生檔案社區“一站式”服務進行模式探索，以期對實踐發展有所裨益。

關鍵詞：檔案利用；民生檔案；“一站式”服務

Abstract： This paper selects Shanghai， Shandong Province Jinan City Lixia District and Changzhou City as the research objects of the community "one-stop" service of the people's livelihood archives. Based on the empirical research， it combines the longitudinal timeline and the horizontal mode features. Explore the community “one-stop” service of the people's livelihood archives， with a view to benefiting the development of practice.

Keywords：File using；Livelihood archives；"One-stop" service

1 引言

民生檔案社區“一站式”服務作為一種檔案信息資源共享服務平臺，是提升檔案公共服務能力、解決民生檔案服務與社會需求矛盾的一種有效途徑。

所謂民生檔案社區“一站式”服務，是一種社區服務窗口為前臺，負責受理查檔申請，檔案館甚至涉民部門作為后臺，提供檔案信息，雙方通過共享平臺協同辦理實現在社區就近查閱，就地出證的一種服務模式。其作為一種新的檔案服務形式，近年在上海等地展開實踐探索并取得較大成效，也因各地經濟實力和信息發展水平的參差不齊，實踐開展中出現地區差異，如檔案提供機構、受理機構、出證終端都不盡相同，下文會逐一展開討論。本文擬對上海、山東濟南歷下區和常州三地進行梳理分析并進行模式總結，以期對我國民生檔案社區“一站式”服務進一步發展有所裨益。

2 民生檔案社區“一站式”服務模式建設現狀

本文選擇上海、山東濟南歷下區、常州為三個案例進行梳理分析，有以下原因：（1）上海市為全國開展時間最早、發展最成熟，自2010年由試點到推廣留下豐富的檔案資料，更是很多檔案館的建設效仿對象，奠定了基礎發展模式。（2）歷下區雖然僅行政區內實現“一站式”服務，但其獨特的自助查檔模式為全國僅此一家，獨具特色。（3）常州市為近年開展，其在充分吸取前者建設經驗后，加大宏觀規劃，運用已有基礎展開有序建設，不走錯路，少走彎路，為今后開展留下創新模式。下文將對三者從縱向的時間脈絡和橫向的模式特色進行結合剖析。

2.1 上海模式：敢為人先。上海市民生檔案社區“一站式”服務在國內開展時間最早，機制運轉最為成熟，目前已形成館際、館室、館社“三聯動”[1]的檔案服務民生格局。其模式發展是在上海市檔案館館際“一站式”服務基礎上向社區延伸而形成的。早在2008年上海市檔案館就開始館際服務的試點運行，至2010年，全市正式啟動“就近受理—跨館出證”館際聯動機制，民生檔案查詢實現館際“一站式”服務。2010年，楊浦區展開試點在社區事務受理服務中心開通民生檔案服務，實現區域內的社區“一站式”服務。隨著上海提出建設“智慧城市”，市檔案局加緊推進“就地查詢、跨館出證、館社聯動、全市通辦”目標的實現，后印發《關于在全市社區事務受理服務中心全面開展民生檔案利用便民服務的通知》[2]（以下簡稱《通知》），統一部署，協同各區縣檔案館簽訂《上海市民生檔案利用便民服務公約》（以下簡稱《公約》），通過“統一平臺、統一流程、統一文本、統一印章”[3]，四個統一為“一站式”服務提供了組織領導和機制保障。2014年民生檔案查詢納入全市社區服務統一平臺，自此上海市實現了全市范圍內的社區“一站式”服務。

查檔用戶可憑個人身份證在社區事務受理服務中心通過填寫《上海市民生檔案利用便民服務申請表》，利用本區域內檔案的，凡受理中心被授權可直接利用，利用外區檔案的，經該區檔案館審核后也可提供利用，實現手續齊全，當場辦結。該服務輻射上海市208個街道（鎮）、社區，可查檔案類型包含婚姻登記檔案、獨生子女證檔案、知青上山下鄉檔案、知青返城檔案、知青子女入戶檔案、兵役檔案查詢、復員退伍軍人檔案、再生育子女審批檔案、工傷認定檔案、學籍檔案、三峽移民檔案、人才引進審批檔案12種重要民生檔案，除此之外各區（縣）根據自身情況還進行種類增加，如楊浦區新增收養檔案、私房翻建執照、勞動能力鑒定，浦東區新增社員建房檔案、勞動能力鑒定、檔案征地安置檔案[4]。

2.2 山東濟南歷下區模式：自助查檔。與上海社區事務受理服務中心進行人工查檔不同，山東濟南歷下區在全國范圍內首次實現了自助查檔模式，甚至在部分小區廣場實現了24小時查檔。

2014年山東省濟南市歷下區完成數字檔案館的建設，并在其數字化進程尾聲之時自主研發“民生檔案自助查詢”系統。與上海檔案服務平臺向社區延伸相似，歷下區的民生檔案自助查詢也是通過政務網實現查詢終端與區檔案局服務器的連接完成查檔出證一系列服務流程。目前歷下區所有街道都成功免費安裝了該系統，并且得到歷下區檔案局授權的檔案證明材料專用章。除在社區服務大廳內部設立查詢機外，部分還在小區廣場設立室外查詢機，這在國內尚屬首次，突破時間限制，實現了24小時全天不間斷查檔。各街道轄區居民只需個人身份證就可以自助查詢到婚姻、招工、職工調動、知青和獨生子女等5項民生檔案，并當場能拿到不收取任何費用且加蓋檔案證明材料專用章的文件。該系統涵蓋了婚姻檔案近24萬件，招工和上山下鄉的有近4萬件，職工調動的有約8000件，共計約28萬件的民生檔案，時間跨度從1955年至今。

由于查詢的用戶多為老人，歷下區檔案局在該系統開發和調試過程中更是優先考慮了老年人的使用習慣和喜好，優化手寫輸入法，簡化操作步驟，人性化查詢界面，并且查詢終端機增加了語音提示和紅外線感應器，當查檔用戶靠近時，就會自動播放語音提示，提供了良好的用戶體驗。這一項目也是當年歷下區100件民生實事中唯一一項科技創新惠民項目，共投入51萬元[5]。

2.3 常州模式：站在巨人肩膀上。不同于上海市在已有館際“一站式”服務的系統基礎上進行向社區延伸，并在已見雛形后才接入全市社區服務統一平臺，也不同于歷下區的完全自主研發“民生檔案自助查詢”系統，常州市的民生檔案社區“一站式”服務是“站在巨人肩膀上”，依托民政系統已有的社區公共服務“一站式”受理平臺而建立而成的。

常州市于2012年開始啟動“智慧社區”項目，2014年建設完成并推廣延伸信息化公共服務平臺、智能化民生服務平臺、網絡化跨屏服務平臺三個服務平臺，實現社區服務的信息化、網絡化、智能化，為社區“一站式”檔案服務打好信息網絡基礎和平臺建設基礎。同年常州市檔案館創建成江蘇首家5A級數字檔案館，又相繼打好數字檔案資源基礎。2015年常州市檔案局開始建設民生檔案利用系統，是在已有的社區公共服務“一站式”受理平臺整體架構、功能、數據結構的基礎上進行拓展，最大限度地利用原有系統資源、網絡資源、數據資源。2016智慧社區項目建設已達四年，民生檔案系統終于在社區公共服務“一站式”受理平臺上線試點運行，實現通過電子政務外網，為全市各街道、鄉（鎮）、社區及村委會的1100多個便民辦事窗口提供民生檔案信息資源查詢服務[6]。目前常州市社區“一站式”服務僅可查詢來自常州市各區（縣）檔案館整合的退休職工一種民生檔案類型，以后還會不斷加入新的類型，查詢后會加蓋相關檔案證明章保證檔案材料的憑證效力[7]。目前 “一站式”受理平臺共集成紀委、綜治、檔案、人社、計生、殘聯等12個部門。實現政府各部門業務“一線接入、集約管理”，社區事務“一站受理、一網協同”，信息采集“一次產生、多方使用”，并將于2019年底全覆蓋。

2.4 模式對比總結。上文對三地民生檔案社區“一站式”服務模式的時間發展脈絡進行梳理，對其發展亮點進行著重介紹，表1則分別從檔案提供機構、查檔受理地點、查詢平臺、憑證保證、可查檔案種類這五個角度進行橫向總結，梳理出三者之間的共建而又不同之處，以期對模式探析提供思考方向。

3 民生檔案社區 “一站式”服務的模式探索

3.1 設立統籌規劃的領導組織。隨著民生檔案社區“一站式”服務逐漸成為社區便民服務的一部分，甚至智慧城市的組成部分，其從建設之初就開始連接已有政務網，搭載接入社區服務平臺等已有設施來節約網絡搭建成本和系統開發時間必將成為未來大勢所趨，但由于參與平臺建設的相關部門彼此之間沒有行政約束力，其相互合作具有自發性與分散性特點，加之沒有具體法律法規的支持與保障，致使各部門在合作時缺少綱領性指導。因此這客觀要求項目在籌備時組建一個可以統籌全局的領導組織運用行政約束力將各區（縣）檔案館、涉民部門、社區、街道辦事處等不同行政機構聯結起來，制定和頒布一系列制度、規范，保證整個項目的有序運行和持續發展。如上海市“一站式”服務就是由市檔案局統一部署，協調各區（縣）檔案館簽訂《公約》，再由區縣檔案館自行委托各社區事務受理服務中心，這就形成了“市檔案局——區（縣）檔案局——各社區事務受理服務中心”三級流轉的組織結構。

3.2 制定協同服務的標準體系。在涉及多行政部門共同運轉時，只有建立一套共享的標準體系，系統建設才能采取相同的技術標準，民生檔案信息資源才能使用相同的數據格式，共享平臺才能互聯互通、相互流轉，社區服務才能統一工作流程，真正實現協同服務。這一標準體系也包括以下幾個方面：一是系統建設的總體標準，即系統建設的總體框架、術語標準和其他綜合標準，如上海市印發的《通知》一文為各區（縣）檔案館提供了建設思路和框架；二是技術標準，即共享采用的設施設備標準、數據庫建設標準、元數據標準等[8]，保證數字資源互聯互通互信，共建共享共認，如歷下區由于資料加密傳輸的原因，會對部分網絡不達標的服務中心進行網絡提升改造；三是工作標準，即共享成員之間按照同樣的流程和標準為社會公眾提供檔案信息服務，如各服務中心應加蓋發配的統一的檔案證明專用章，電子簽章等。

3.3 建立為民所需的檔案體系。由于技術難度和利用需求等原因，上海目前提供12種民生檔案種類，歷下區提供5種，常州市提供1種，無論是數量還是種類都比到館查檔來得少，這離發布的《國家基本專業檔案目錄》（以下簡稱《目錄》）的14類民生檔案還有很大距離。因此進行民生檔案整合，建立覆蓋廣大群眾切身利益的民生檔案資源體系為“就近出證”提供資源基礎才是建設根本。首先，由于民生檔案牽涉部門較多，條塊分割，僅《目錄》里提及的12種民生檔案就涉及8個部門，因此必須對民生檔案信息資源的分布情況、歸屬與流向、信息用戶需求[9]等特點進行調查摸底、分析研究、制定科學合理的實施計劃。其次，要對檔案信息用戶需求特點進行科學的統計分析，通過調查走訪、座談咨詢等形式，了解不同民生檔案用戶的需求特點，制定合乎需求的實施策略，確定檔案信息資源整合的重點所在。最后，展開檔案數字化工作，推進民生檔案數據庫建設。篩選優先共享檔案范圍，根據公眾需求確定平臺建設的內容與方向，擇利用率高、覆蓋面廣的重要民生檔案先錄入、先掃描、先整合、先共享，建立涵蓋公眾切身利益的婚姻、知青、社保等諸多領域的民生檔案數據庫[10]。

3.4 搭建資源共享的信息平臺。如果說民生檔案資源整合是橫向調動了民生部門，那么服務平臺的搭建就是縱向打通了層級管理體系，為民生檔案資源在“市-區-街（鄉、鎮）-社區（村）”[11]的信息交換提供可能。兩種相結合形成的縱橫雙向聯通的協同服務機制讓民生檔案資源真正在縱橫交錯的民生服務網里變得互聯互通互用，使“數據多跑路，民眾少跑路”。要行之有效地搭建服務平臺，首先，從目前已開展的區域看，借助已有的政務網絡或者如部分城市依靠智慧城市、社區綜合“一站式”服務而開展不失為一種加速項目推動的方法，可最大限度地利用原有系統資源、網絡資源、數據資源，也有利于區域內共享系統實現互聯互通。其次，研發前端信息查詢平臺，除上述上海市、歷下區、常州市的這三種查詢平臺，還有如南京棲霞區的“e站通”遠程查檔終端服務、天津濱海新區的“館社通”等都是可以效仿學習的對象。

參考文獻：

[1]上海檔案信息網.從“大海撈針”到“全市通辦”——上海檔案遠程服務，為民便民利民惠民.[EB/OL].[2018-10-19].http：//www.archives.sh.cn/bbdt/201212/t20121224_37584.html.

[2]上海市檔案局.關于在全市社區事務受理服務中心全面開展民生檔案利用便民服務的通知[J].上海檔案，2012（08）：38-39.

[3]劉晶.上海市民生檔案“一站式”服務研究[D].廣西民族大學，2016.

[4]浦東檔案信息網.浦東新區社區事務受理服務中心民生檔案查詢辦事告知[EB/OL].[2018-10-19].http：//pdda.pudong.gov.cn/pddaxxw_lyzn/2018-05-30/Detail_899712.htm.

[5]肖龍鳳.濟南啟用全省首家社區自助檔案查詢系統 家門口就能查檔[EB/OL].[2018-10-19].http：//www.qlwb.com.cn/2014/0610/146448.shtml.

[6]常州市檔案局. 常州市成功創建國家示范數字檔案館[EB/OL].[2018-10-19].http：//daj.changzhou.gov.cn/html/daj/2017/KLMFIIPB_0224/16141.html.

[7]筆者通過撥打常州市檔案局服務電話0519-85681019，進行咨詢得知。

[8]陳輝.檔案服務大協同 百姓查檔便利通——記民生檔案利用從“便民車”“區間車”到“直通車”[J].中國檔案，2014，（10）：54-55.

[9]孫如鳳.區域民生檔案資源共享機制研究[D].南京大學，2017.

[10]朱思霖，張林華.民生檔案遠程服務資源平臺建設的探索與實踐研究[J].檔案管理，2017（06）：50-53.

[11]田佳麗.民生檔案信息資源整合研究[D].南昌大學，2010./宋懿，安小米.信息惠民視角下的民生檔案整合與服務研究[J].檔案學研究，2016（01）：44-50.

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系 來稿日期：2018-10-20）