簡論企業檔案管理風險防控

劉維紅

（內蒙古國土資源勘查開發院，呼和浩特010020）

1 引言

企業的檔案管理就是在企業日常生產、經營以及管理活動中形成的一種文字、圖表或者影像資料。隨著信息化技術的不斷發展，數字化技術也逐步融入企業管理活動中，并在企業檔案管理中得到廣泛的應用與發展。這樣的全新內容給今后的企業檔案管理帶來了新的發展，改進了現階段企業檔案管理工作中存在的諸多問題，提升了企業檔案管理的安全性。

2 企業檔案管理中主要的安全風險

對企業檔案管理的基礎流程以及檔案管理需要的各項必備條件進行分析，企業檔案管理中主要的安全風險包括以下幾方面的內容：

2.1 歸檔環節風險

在企業的日常運轉中，同生產一線進行比較，企業的檔案管理人員比較少，各個部門也沒有專職的檔案資料收集人員，大部分都是由辦公室、人事部等人員兼職進行檔案管理。同時，由于企業的流動人員比較多，流動性也比較明顯，常常會出現跨部門、跨區域人員調動等情況，這樣的情況就會影響到企業檔案最終的整理與歸檔，從而出現空檔的現象，導致企業的檔案資料收集、整理工作不到位，存檔時效性差，內容不完整，直接風險問題就是檔案資料的遺失，使得企業檔案資料在進行歸檔過程中，存在賬、物不相符合等情況[1]。

2.2 傳遞環節風險

企業大部分的日常資料整合都是在經營活動中形成的文案類型資料，并將資料由專業資料人員或者行政人員進行管理歸納[2]。作為非檔案專業的人員來說，對于企業的檔案管理人員而言，其專業水平以及思想認知不足，在企業的檔案資料收集、移交、借閱以及歸還的各個環節中，沒有十分嚴格細致的制度，推進流程無據可循，也沒有按照企業的檔案管理要求和制度進行執行。企業的檔案在這樣的管理工作背景下，常常會出現泄漏以及丟失等安全問題[3]。

2.3 實體保管風險

企業在發展中，將生產和經濟效益放在了企業的首要位置，存在對于檔案工作重視程度不足等情況，相關設備也沒有配置到位，這樣就會影響到整個企業檔案保管的安全性，具體內容表現在，企業檔案庫房設計建造不規范、安全防范設備缺失、檔案裝具、卷盒以及庫房設置位置等不符合要求，容易出現發霉、受潮以及縮短實體檔案壽命等問題[4]。

2.4 信息化管理風險

隨著大數據技術逐漸滲透到各行各業中，信息化的應用也變成今后企業檔案管理的必要內容，信息技術在企業的檔案管理中占據的位置日益重要，但是信息化的管理背景也會給企業的檔案管理工作帶來諸多非傳統性的安全風險問題。

3 企業檔案管理風險原因剖析

3.1 思想認識不足，專職人員缺乏

在市場經濟的環境下，企業有著多重壓力，其中市場競爭壓力尤為突出，不管是企業的生產者、管理者還是決策者都會或多或少的出現重生產、重經濟效益，但對企業檔案管理風險預警評估不夠，重視程度不夠等問題。企業的資料管理人員大部分都為企業其他部門人員兼職，沒有專業的人員配置。對于企業來說，檔案管理專職人員不足，常常出現一人身兼多個管理角色等情況，這樣的情況會導致企業的檔案管理面臨專業能力不足，檔案管理缺乏規范性以及科學性的問題，給今后企業的檔案管理埋下很多隱患與風險。

3.2 制度流于形式，安全體系缺乏

在企業的管理過程中，制度的制定是一項十分關鍵的內容，沒有規矩，不成方圓。企業在生產、經營以及人事安排方面都會形成一種成體系的制度，但是對于檔案安全管理方面的制度存在很大程度的缺失，相關制度也只是流于形式，不具備實際的操作性，沒有按照檔案安全管理制度進行檔案管理行為的規定，常常使得在企業的檔案管理過程中存在由于制度不健全，出現安全漏洞的情況，這樣的問題直接影響到最終企業的發展，沒有將企業檔案管理制度進行安全性以及規范性的落實。

3.3 經費投入不足，設施設備缺乏

在企業的生產經營中，設施設備的資金占比比較大，但是對于檔案安全管理來說，設施設備相對缺乏，檔案安全管理所需要的基礎設備配置不足。例如，對于重要的檔案資料沒有防火、防潮、防蟲等所需的防護措施，對于正版檔案安全管理軟件，也沒有及時進行更新與配置。導致企業的檔案安全管理存在軟硬件設備配置嚴重不足的問題。

4 企業檔案風險防控對策

隨著信息化與市場經濟模式不斷突顯，企業的檔案安全管理也應該按照現有的社會背景進行逐步完善，在現有的檔案管理工作中進一步地細化內容，并推動今后企業檔案風險防控管理工作發展。

4.1 強化檔案管理人員的安全風險意識

在企業檔案管理的內容中，安全應該放在首要位置。安全性的指標因素也應該變成企業檔案管理中最為關鍵的考核內容，企業的檔案管理人員以及企業的領導人員應該提升對于檔案管理的認知，并提升相關檔案管理人員對于檔案管理的風險評估意識，使得安全風險能夠扎根在每一個檔案管理人員心中，時時刻刻將安全問題放到關鍵位置，并將安全意識落實到實際的工作行動中。定期組織對企業的資料管理人員、行政管理人員以及檔案管理人員進行培訓，培訓的重點內容就是加強安全知識內容的提升，選擇比較具體的案例進行分析了解，并做好針對性的安全應急預演，真正提升企業檔案人員的安全風險意識以及風險處理能力。

4.2 完善檔案安全管理制度

從企業檔案的內容來看，企業檔案的日常管理工作可以分成歸檔、傳遞、借閱、銷毀等方面，企業可以按照工作的內容進行檔案安全管理制度的制定。例如，按照企業檔案管理的實際要求，制定企業檔案移交制度、檔案查閱制度以及銷毀制度，保證企業檔案業務管理能夠按照環節性進行逐步規范與內容細化，嚴格遵守安全管理制度，最終保證檔案安全。

4.3 采用先進技術保障檔案安全

隨著信息技術的不斷發展，在企業檔案管理中也應該廣泛應用信息技術，在提升企業檔案管理的信息化水平同時，需要使用先進的信息技術作為安全堡壘，提升企業檔案安全管理信息化的整體水平。例如，在企業檔案管理過程中，可以使用信息認證技術，訪問控制技術以及人臉識別技術等，為企業檔案的查詢提供基礎性的安全保證，在這樣的基礎上進行設備的添加，將防火墻以及信息通道進行信息化的監控，做好物理隔離，嚴禁互聯網的信息流入內網的信息傳遞中。此外，還應該配置正版的殺毒軟件以及檔案管理系統，保證企業檔案能夠有雙保險，防止檔案的信息泄露。

5 結語

企業檔案管理工作和企業的日常工作內容有諸多不同，也有諸多聯系。企業檔案管理的信息內容來源于整個企業的各個部門以及各個崗位，在這個前提下，企業的檔案管理也存在著安全風險。鑒于此，企業應該使用先進的技術以及周密的安全性管理制度進行保證，切實做好企業檔案管理的安全風險防控，為提升企業的競爭實力發揮出積極作用。