關于體育檔案信息化建設的幾點思考

肖銀龍

（秦皇島市體育局，河北 秦皇島 066000）

1 引言

隨著時代的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當前大數據時代的發展要求，因此，在檔案管理過程中引入信息化管理方案已經成為大勢所趨。信息化的檔案管理模式可以跨越時間與空間的限制，實現資源的共享，解決傳統紙質檔案所帶來的空間存儲與查詢方面的問題，有效提升檔案管理效率與檔案管理質量。

2 體育檔案信息化建設的重要性

傳統的以紙質檔案為主的管理方式在管理保存過程中存在很多不穩定因素，比如紙質文件的保存環境要求較高，容易受到各種因素的影響而出現破壞與缺失，面臨霉變、氧化以及災害和不可控因素銷毀等問題。將信息技術引入到體育檔案管理過程中，能夠有效彌補傳統檔案管理過程中的不足，通過計算機技術將傳統檔案信息錄入到信息管理系統中，并通過電子文件的形式進行保存與使用，不僅可以提高檔案的管理效率和檔案管理的安全性，而且也極大地方便線下人們或者企業查詢檔案，使得檔案能夠隨時調用。

3 當前體育檔案信息化建設過程中存在的不足

3.1 相應的檔案信息管理體制不夠完善

只有制度化、規范化的檔案信息管理體制才能有效保證檔案信息管理工作的健康有序發展，從當前來看，我國很多地區體育檔案信息化制度仍然存在不健全、不完善的問題，導致相應單位在進行檔案管理過程中存在較大困難，缺乏具體的檔案管理依據以及可以遵循的管理制度，嚴重影響了信息化管理的發展空間。所以，必須要構建起科學系統的檔案信息化管理制度，為檔案信息化管理工作營造科學有效的發展環境，促進檔案管理工作健康有序的發展[1]。

3.2 缺乏體育檔案信息化軟件設施與硬件設施的建設

系統完善的軟硬件基礎設施是實現體育檔案信息化管理的前提，體育檔案信息化管理相對來說投入較高，成本較大，且回報周期比較長，很多部門受到經費與資金的限制，相應的體育檔案信息化軟硬件設施配置仍然存在嚴重問題，很多信息化硬件設施與軟件設施比較落后，導致檔案信息化管理程度不足，信息化水平不高。絕大多數的部門仍然實行紙質檔案與信息化檔案協同管理的模式，信息化檔案的優勢并不能得到充分發揮，紙質檔案的保管仍然會消耗大量的空間以及人力物力。甚至有的檔案管理部門并不具備相應的軟硬件管理設施，檔案數據沒有傳輸到信息管理系統當中，導致計算機和信息網絡系統的功能不能得到充分發揮，無法滿足當前時代發展的需要[2]。

3.3 缺乏專業的檔案信息管理人員

從目前我國的檔案部門的實際工作管理現狀來看，很多部門并沒有配置專門的體育檔案管理人員，往往是通過其他管理人員或者秘書進行代替，有的部門體育檔案存在無人監管的狀態，導致重要檔案的流失，產生嚴重后果。而且相應的檔案管理人員對信息化管理技術掌握程度嚴重不足，無法使用計算機進行檔案管理工作，接受新鮮事物的能力較差，導致體育檔案管理工作效率低下[3]。

3.4 體育檔案信息化管理中存在一定的安全問題

從我國體育檔案信息化管理實際工作情況分析來看，體育檔案信息化管理過程中仍存在一定的安全問題和風險因素，影響體育信息化管理進程。將體育檔案相關信息輸入到網絡檔案管理系統當中，必然會導致信息面臨一定的被篡改或者被盜用風險，使得數字體育檔案存在不穩定性和易更改的問題。在體育檔案信息化管理過程中，容易受到黑客和病毒的沖擊，導致檔案信息被篡改或泄露而留下安全隱患，破壞檔案所屬人員的合法權益。

4 體育檔案信息化建設的相關策略

4.1 構建行之有效的檔案信息化管理制度與管理模式

為了更好地進行體育檔案信息化建設，相關部門要根據實際情況，建立起一套行之有效的針對性強的完整科學的體育檔案管理制度與管理體系，完善體育檔案收集、整理、利用、保存、分析、處理等方面的環節。在各個檔案管理環節中制定與之相對應的政策與制度，使得相關人員在進行檔案管理工作時能夠有章可循，有據可依。針對體育檔案管理現狀和管理內容，體育檔案管理還需要樹立建立起正確的管理模式與科學的檔案管理流程，盡可能地避免檔案資料在個人手中保管的情況，規范管理制度與管理形式，加快體育檔案信息化管理建設。

4.2 促進檔案管理標準化建設

實現檔案信息處理的規范化與標準化是實現體育檔案信息化管理智能化與網絡化的前提，當前檔案體育管理中的方法、思想以及手段方面的問題在很大程度上限制了檔案管理信息化的發展。所以，相關檔案管理部門一定要重視起體育檔案管理的規范以及標準，實現體育檔案資源效益的最大化，加快體育檔案管理進程，加強檔案管理人員的培訓。檔案管理人員必須要明確檔案管理流程以及檔案管理方法，了解檔案信息化工作與檔案管理之間的關系，堅持標準化與規范化的建設原則，優化檔案管理流程，實現檔案信息有效的交流與共享。

4.3 完善體育檔案信息化管理的軟硬件設施

系統完善的體育檔案信息化管理軟硬件設施為檔案信息化管理建設提供了專業的技術保障，檔案管理部門需要加大資金的投入，完善部門內部軟硬件設施的構建，保證體育檔案信息化處理效率，及時更新軟件系統。檔案管理部門需要加強基礎設備的配置，包括與之配套的服務器、掃描儀、計算機、光盤、刻錄機等，及時升級與優化體育檔案管理軟件，保障管理軟件能夠滿足當前信息化管理的需要，為體育檔案管理工作配置必要的軟件設施與硬件設施，加快體育檔案信息化管理進程。

4.4 加強檔案信息管理的安全性

檔案信息管理過程中的風險因素是制約檔案信息建設的關鍵因素之一，因此，必須要加強體育檔案信息管理過程中的風險管理，保障檔案信息管理的安全性與可靠性。在檔案管理部門設置專業的檔案管理人員，加強對檔案保存的監管，避免其他閑雜人員隨意接觸檔案保存的專用電腦。其次，要求檔案管理專用電腦不能訪問外網，以避免出現數據丟失或惡意破壞的問題，要定期對電腦進行檢查，嚴格按照相關規范與標準進行防火墻的設置，以及相關殺毒軟件的安裝。加強電子檔案的備份工作，建立起安全保障體系，保障電子檔案數據的絕對安全。此外，嚴禁隨意在保管檔案的電腦中安裝其他軟件，尤其是盜版軟件。在檔案保管電腦中全部安裝正版管理軟件以獲得良好的技術服務支持以及及時的數據更新，這樣可以有效避免體育檔案數據受到病毒的破壞，確保電子檔案信息化管理的安全性。

5 結語

綜上所述，在當前時代發展的背景之下，信息化建設是體育檔案管理工作的大勢所趨，也是未來所有檔案管理工作的一個重要的發展方向。本文主要通過對當前體育檔案信息化管理過程中存在的問題進行探究，針對性地指出提升體育檔案信息化建設的相關策略，希望能夠為體育檔案信息化管理工作提供一定的參考。