科研物資采購(gòu)的信息化平臺(tái)與電子支付的應(yīng)用

王博

（軍事醫(yī)學(xué)研究院，北京100850）

1 引言

現(xiàn)階段，我國(guó)正處于一個(gè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過(guò)程，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)與企業(yè)和單位的發(fā)展是息息相關(guān)的，因此，科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用也發(fā)揮出了一定的作用。我國(guó)的科研單位數(shù)量眾多，對(duì)物資的需求量巨大，而不斷規(guī)范的科研物資經(jīng)費(fèi)報(bào)賬制度為從事該項(xiàng)工作的人員帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。因此，借助線上支付的交易方式能夠解放人工，并最大限度地提升報(bào)賬資金的使用安全性和準(zhǔn)確性。

2 科研物資采購(gòu)的信息化平臺(tái)與電子支付應(yīng)用的意義

智能化信息網(wǎng)絡(luò)體系的建成、應(yīng)用和維護(hù)都對(duì)人們的日常工作、生活模式、交往方式、思維方式等產(chǎn)生了極大的影響，這在一定程度上使得人類社會(huì)的結(jié)構(gòu)發(fā)生了極其深刻的變化，而且所獲取的效果也很好。我國(guó)社會(huì)甚至整個(gè)世界都在向著科技化、未來(lái)化的方向發(fā)展[1]。對(duì)于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的信息化管理來(lái)說(shuō)，其應(yīng)用的精髓和核心就是信息集成模式的形成，換而言之，要將信息網(wǎng)絡(luò)體系的優(yōu)勢(shì)和先進(jìn)的管理理念結(jié)合在一起，才能夠促進(jìn)企業(yè)和單位經(jīng)濟(jì)水平的提升，相應(yīng)的工作效率也會(huì)進(jìn)一步提高，這將有助于相關(guān)領(lǐng)域的佼佼者在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。而針對(duì)于信息化平臺(tái)的建設(shè)來(lái)說(shuō)，它屬于信息化管理過(guò)程中最為核心的部分，一個(gè)企業(yè)和單位想要做到與時(shí)俱進(jìn)，就必須要重視將科技手段、信息手段等應(yīng)用在日常的工作當(dāng)中，深度挖掘數(shù)據(jù)背后的信息和價(jià)值，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

對(duì)于科研單位來(lái)說(shuō)，國(guó)家每年都會(huì)下?lián)艽罅康目蒲许?xiàng)目資金，通過(guò)投資力度的增加來(lái)減少外部環(huán)境對(duì)科研結(jié)果的負(fù)面影響。當(dāng)大量的資金下?lián)艿娇蒲袉挝恢螅饕怯糜诓少?gòu)科研項(xiàng)目所需的各種科研物資，達(dá)到提升科研技術(shù)水平和研究能力的目的。目前，雖然部分科研單位已經(jīng)建立了科研物資采購(gòu)平臺(tái)，但是使用的時(shí)間不長(zhǎng)，相應(yīng)的作用和效果還沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)。想要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科研物資采購(gòu)工作的規(guī)范化、科學(xué)化和穩(wěn)定化，就要求從事采購(gòu)活動(dòng)的科研人員必須了解市場(chǎng)的行情，以便于其能夠在物資采購(gòu)時(shí)作出正確的決斷。科研單位采購(gòu)的科研物資種類豐富、數(shù)量巨大，相應(yīng)的消耗性科研物資的使用頻率最高，采購(gòu)工作的難度也很大，最終導(dǎo)致科研物資采購(gòu)出現(xiàn)零散性現(xiàn)象。因此，在本文的研究過(guò)程中，主要結(jié)合科研單位自身的發(fā)展歷程和實(shí)際工作情況，加大力度建立相應(yīng)的信息化平臺(tái)，推廣電子支付的工作模式，將科研單位的科研物資經(jīng)費(fèi)和電子支付的方式有機(jī)結(jié)合在一起，有助于預(yù)算、采購(gòu)、賬務(wù)結(jié)算工作的效率提升和準(zhǔn)確性增強(qiáng)[2]。只有實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的合理化使用，才能夠幫助單位穩(wěn)定地發(fā)展下去。

3 科研物資采購(gòu)與結(jié)算中存在的問(wèn)題

3.1 財(cái)務(wù)報(bào)賬周期長(zhǎng)，工作效率低

無(wú)論是科研單位還是其他的單位或企業(yè)，如果沿用傳統(tǒng)的報(bào)賬方式，都會(huì)存在一個(gè)致命的問(wèn)題，即傳統(tǒng)的人力資源難以滿足日益增長(zhǎng)的報(bào)賬需求和規(guī)范化要求。對(duì)于科研單位的財(cái)務(wù)審核人員來(lái)說(shuō)，其工作的細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)是非常關(guān)鍵的，因此，對(duì)于原始票據(jù)以及明細(xì)的審核應(yīng)一絲不茍地進(jìn)行，經(jīng)過(guò)審核之后且不存在任何問(wèn)題的票據(jù)才可以進(jìn)入報(bào)賬流程領(lǐng)取支票或者辦理匯款等。由于傳統(tǒng)的報(bào)賬方式的應(yīng)用非常廣泛，但是借助人工進(jìn)行票據(jù)的審核所花費(fèi)的時(shí)間非常多，效率低下，報(bào)賬周期長(zhǎng)，同時(shí)，很容易由于工作人員一時(shí)的疏忽導(dǎo)致出現(xiàn)誤差而進(jìn)行返工，是一種勞心勞力的物資采購(gòu)結(jié)算報(bào)賬方式。

3.2 全程監(jiān)管難，可追溯性差

目前，科研單位普遍采用的科研物資采購(gòu)模式在物資的采購(gòu)、應(yīng)用和財(cái)務(wù)結(jié)算中分屬不同的模塊，信息做不到融會(huì)貫通，通常情況下還依賴于人工操作的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的搬運(yùn)和核對(duì)，從業(yè)人員的工作量非常大，在工作的細(xì)枝末節(jié)上很難做到不出差錯(cuò)。從審計(jì)和監(jiān)管的角度上來(lái)看，由于技術(shù)水平較低，難以做到信息的全程監(jiān)管，可追溯性差，監(jiān)管起來(lái)困難較多，許多工作只能依靠人工開(kāi)展，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效果也不好，經(jīng)費(fèi)支出的安全性和準(zhǔn)確性有待提升。

3.3 數(shù)據(jù)綜合處理的能力較差

目前，科研單位雖然在科研物資采購(gòu)的工作模塊中引入了一些技術(shù)軟件和系統(tǒng)用于輔助工作的開(kāi)展，加快了科研物資采購(gòu)工作的進(jìn)度，一定程度上提升了工作的效率，但是這些軟件和系統(tǒng)的功能并不是十分強(qiáng)大，只能做一些數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單記錄和分析，無(wú)法提供更多的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，所能反映的信息也較少。而隨著社會(huì)的進(jìn)步和單位的發(fā)展，當(dāng)前科研物資采購(gòu)量的增加、渠道的多樣化特征日益明顯，相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理量增強(qiáng)、數(shù)據(jù)處理能力也亟待提升，現(xiàn)有系統(tǒng)和軟件的查詢、更新和分析能力等不足的短板都會(huì)嚴(yán)重影響科研單位的物資采購(gòu)管理水平[3]。

4 科研物資采購(gòu)的信息化平臺(tái)與電子支付的應(yīng)用措施

4.1 信息化管理平臺(tái)的建立

所謂科研單位物資采購(gòu)信息化平臺(tái)的建立，實(shí)際上指的就是將為科研采購(gòu)工作提供物資的供應(yīng)商統(tǒng)籌和聚集起來(lái)，借助在線管理的方式，優(yōu)化相應(yīng)的財(cái)務(wù)資金收入和支出過(guò)程，并推動(dòng)監(jiān)督和控制工作的進(jìn)一步落實(shí)。

因此，在信息化管理平臺(tái)應(yīng)用的過(guò)程中，首先需要做的就是整合所有物資供應(yīng)商的信息，并對(duì)其進(jìn)行認(rèn)證，確保其供貨能力是可持續(xù)性的，而且還必須要有合法的資質(zhì)。

其次，要對(duì)通過(guò)認(rèn)證的供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)或遴選，做的優(yōu)中選優(yōu)，挑選出性價(jià)比最高、質(zhì)量最有保障的供貨商和科研單位進(jìn)行對(duì)接，加強(qiáng)彼此間的合作，實(shí)現(xiàn)效益的最大化。

再次，要形成產(chǎn)品目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)將提供給科研單位的產(chǎn)品目錄導(dǎo)入數(shù)據(jù)處理中心，包括產(chǎn)品的中英文名稱、CAS號(hào)、有效日期、使用方式、注意事項(xiàng)、廠家的信息和聯(lián)系方式等。

最后，需要規(guī)范信息管理平臺(tái)的用戶使用權(quán)限，并不是每個(gè)人都能夠進(jìn)入并處理和瀏覽平臺(tái)數(shù)據(jù)，每個(gè)供應(yīng)商都應(yīng)該有專門的對(duì)接人員和科研單位形成紐帶關(guān)系，確保工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

4.2 支付手段的優(yōu)化

改進(jìn)科研單位物資采購(gòu)的手段相當(dāng)關(guān)鍵，在信息化平臺(tái)搭建完成以后，引入網(wǎng)上銀行支付、手機(jī)銀行支付、ATM 柜員機(jī)轉(zhuǎn)賬支付、單位POS 卡支付、公務(wù)卡支付、支付寶支付、微信支付等多種支付方式，借助上述先進(jìn)的電子支付方式，一方面能夠?qū)⒔Y(jié)算的規(guī)則統(tǒng)一起來(lái)，便于各類支出和收入資金的統(tǒng)一管理和分析，而且還將工作人員從手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，為其身體和心靈的解放提供了前提和保障。與此同時(shí)，信息化管理平臺(tái)還可以實(shí)時(shí)記錄使用電子支付方式的資金進(jìn)出數(shù)據(jù)，有利于后期審計(jì)工作的追蹤查證[4]。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)大部分的企業(yè)和單位在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)管理工作的改革創(chuàng)新時(shí)，為了將經(jīng)濟(jì)信息化的理念滲透到工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，就必須要求從業(yè)者改變自身的觀念。雖然人為的經(jīng)濟(jì)處理方式已經(jīng)沿用了很多年，但由于科研單位對(duì)物資需求總量的提升、工作步驟更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)仍颍捅仨氁獙⒔?jīng)濟(jì)工作和信息化平臺(tái)結(jié)合起來(lái)，積極推行電子支付方式，促進(jìn)該行業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展和經(jīng)濟(jì)規(guī)范化水平提升。