不動產(chǎn)檔案管理淺析
——以山東省日照市為例

邱玉霞

（山東省日照市自然資源與規(guī)劃局，山東 日照276800）

1 引言

不動產(chǎn)登記檔案是針對不動產(chǎn)物權(quán)進行登記、管理、申請以及查詢等一系列的活動而形成的信息記錄，其中包括的內(nèi)容有不動產(chǎn)物權(quán)的原始信息資源和機關(guān)登記信息，這些信息就形成了不動產(chǎn)登記薄和相應的材料集合。利用不動產(chǎn)登記檔案，可以使得不動產(chǎn)管理機關(guān)對不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進行有效的管理，是不動產(chǎn)所有者所有權(quán)的重要憑證。不動產(chǎn)一旦沒有進行不動產(chǎn)登記，不存在不動產(chǎn)登記檔案，那么就會導致物權(quán)受不到保護，容易發(fā)生混亂的問題。

可以說，國家進行不動產(chǎn)登記檔案的管理，是當前行政機關(guān)需要履行的崗位職責，更是行政機關(guān)體現(xiàn)為民服務的重要原則，滿足了廣大人民的訴求。

2 不動產(chǎn)登記檔案現(xiàn)狀及存在問題

第一，不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量多，更新速度快。由于不動產(chǎn)登記檔案是動態(tài)檔案，隨時更新，經(jīng)統(tǒng)計，2016年市本級及市轄區(qū)共產(chǎn)生不動產(chǎn)檔案2.98萬卷，2017年產(chǎn)生不動產(chǎn)檔案3.18萬卷，2018年產(chǎn)生不動產(chǎn)檔案5.72萬卷。經(jīng)測算，2019年預計產(chǎn)生不動產(chǎn)檔案8萬卷。由此可知，全市不動產(chǎn)檔案數(shù)量一直呈暴增趨勢，其遞增的速度給檔案整理歸檔工作帶來了很大壓力。

第二，不動產(chǎn)登記檔案管理尚未形成完整的服務鏈條。不動產(chǎn)登記檔案管理工作作為一項新生事物，與以往的土地登記檔案管理有著很大區(qū)別，不但分類不同，而且市場服務鏈條尚不成熟，缺乏必要的軟硬件支持，也沒有可參照的成熟管理經(jīng)驗、方法。

第三，檔案管理人員對不動產(chǎn)登記檔案管理缺乏經(jīng)驗，不夠?qū)I(yè)。不動產(chǎn)檔案包含的內(nèi)容比較廣泛，包括土地登記、房產(chǎn)登記、礦產(chǎn)資源登記、海洋登記、農(nóng)林資源登記等，且登記流程不一樣，具有動態(tài)性、法律性、專業(yè)性較強的特點，加之是新生事物，這就對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求，需要時間磨合，經(jīng)驗探索。

第四，檔案管理缺乏開發(fā)利用意識。當前，我國在不動產(chǎn)登記檔案管理方面已經(jīng)取得了明顯的成效，檔案利用率也得到了進一步提高。但是，如今國家對不動產(chǎn)檔案的開發(fā)和利用的要求更高，我們在檔案利用方面仍然存在一些問題需要改進。一是不動產(chǎn)登記檔案沒有完全實行對外開放，大部分檔案也是只能讓內(nèi)容進行使用和查閱；二是不動產(chǎn)檔案的利用范圍過于狹窄，相應工作人員也沒有很好地對不動產(chǎn)檔案進行有效開發(fā)和應用，缺乏主動性，這就從一定程度上減少了檔案的利用率。

3 不動產(chǎn)登記檔案管理應對措施

第一，加大投入，不斷強化不動產(chǎn)登記檔案管理工作。爭取財政資金支持，改建一處不動產(chǎn)登記資料專用檔案室，安排專人管理，對不動產(chǎn)檔案采取“應收盡收，應歸盡歸”的原則。為更好地向社會提供不動產(chǎn)查詢服務，根據(jù)檔案管理規(guī)范及檔案查詢利用業(yè)務需求，把現(xiàn)有重要實體紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息資源，建成全方位、多層次的檔案管理及服務體系，按照上級檔案部門要求及實際工作需求，實施檔案即時整理歸檔、掃描及錄入項目，對新增的業(yè)務檔案進行數(shù)字化整理掃描。

第二，進一步規(guī)范完善不動產(chǎn)登記檔案管理。首先是明確不動產(chǎn)登記檔案整理歸檔的分類，把不動產(chǎn)登記檔案分五部分八類。五部分是指：土地登記、房產(chǎn)登記、礦產(chǎn)資源登記、海洋登記、農(nóng)林資源登記。八大類是指：首次登記；變更登記；抵押登記；封解封登記；預告登記；大宗轉(zhuǎn)移登記；二手房轉(zhuǎn)移登記；注銷登記。按照年度，每年從檔案案卷000001起,例如，2018年度000001案卷起，編寫檔案案卷。其次，進一步規(guī)范了不動產(chǎn)登記檔案整理的工作流程：檔案信息核對、檔案排序、編寫頁碼、信息著錄、打印目錄、掃描、修改掃描件，掛接，批量掛接，檢索目錄、檢測系統(tǒng)、打印封皮、檔案裝訂成冊、檔案裝盒、編寫盒子信息，最后檔案上架入庫。

第三，切實加強對不動產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓。多次組織對不動產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓，系統(tǒng)學習《不動產(chǎn)登記暫行條例》《不動產(chǎn)暫行條例實施細則》《不動產(chǎn)登記操作規(guī)范》（試行）等有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定制度，幫助工作人員及時更新、增長專業(yè)知識。積極創(chuàng)造條件，拓寬培訓渠道，采取“請進來”與“走出去”相結(jié)合、集中培訓與分類指導相結(jié)合、專家授課與個人自學相結(jié)合等培訓方式，不斷提高不動產(chǎn)登記檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平。

4 不動產(chǎn)登記檔案管理工作展望

隨著全市不動產(chǎn)登記檔案管理制度的不斷完善、工作流程的優(yōu)化規(guī)范及檔案庫房的升級改造，不動產(chǎn)登記檔案管理工作已逐步納入科學化管理的軌道。今后，應根據(jù)上級要求并結(jié)合本市不動產(chǎn)登記發(fā)展需要，切實加強不動產(chǎn)登記信息化建設工作，選好適合自己業(yè)務需求的技術(shù)合作單位，按照統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息管理基礎平臺建設要求和技術(shù)標準，做好數(shù)據(jù)整合、系統(tǒng)建設和信息服務等工作。同時，廣泛借鑒不動產(chǎn)登記檔案管理工作建設先進地區(qū)的成功經(jīng)驗，進一步加強不動產(chǎn)登記信息產(chǎn)品開發(fā)和技術(shù)創(chuàng)新，提高不動產(chǎn)登記的社會綜合效益，讓不動產(chǎn)登記檔案管理體系發(fā)揮出更大的作用。

第一，不動產(chǎn)檔案管理日趨科學化、信息化和規(guī)范化。深入學習檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)以及不動產(chǎn)檔案的有關(guān)規(guī)定，及時總結(jié)不動產(chǎn)檔案管理的經(jīng)驗，進一步加強檔案管理工作人員的業(yè)務培訓，努力提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平，強化檔案工作人員的科學化、規(guī)范化檔案管理意識，利用數(shù)字化平臺，科學化、規(guī)范化地管理檔案的數(shù)字運行。

第二，創(chuàng)新工作思路，提升檔案的管理水平。在不動產(chǎn)檔案管理上加大力度，利用智慧和力量不斷創(chuàng)新檔案管理的理念、方式和方法，更好地科學管理不動產(chǎn)檔案。各級領導高度重視檔案工作，注重培養(yǎng)檔案管理工作人員，在檔案工作中優(yōu)先支持、保障檔案工作需要。第一時間解決檔案管理工作中存在的問題。把檔案工作放在更加突出的位置，最大程度激發(fā)檔案工作人員的工作積極性。使其開拓創(chuàng)新，努力工作，勤勤懇懇，促使檔案工作邁上一個新的臺階。

第三，積極發(fā)揮不動產(chǎn)檔案查詢和利用作用。為發(fā)揮登記檔案的作用，在做好提供利用的同時，充分接受社會監(jiān)督，做好保密工作，公示查詢程序和查詢范圍，使產(chǎn)權(quán)檔案查詢更加規(guī)范、公開，切實維護產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益。充分利用檔案信息資源，使檔案資源合理配置與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。加強對檔案信息資源的發(fā)掘，增強信息轉(zhuǎn)化意識和檔案使用的效率意識，最大限度發(fā)揮檔案利用效率，從中提取有價值的信息并通過現(xiàn)代化信息手段和渠道，摒棄以往“重藏輕用”的落后觀念，使其更好地為經(jīng)濟建設服務。

5 結(jié)語

總而言之，新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作是十分重要的。相關(guān)工作人員在具體的工作過程中要認真分析不足和問題，才能更好地運用現(xiàn)代化的管理方式和手段，推動我國不動產(chǎn)登記檔案管理工作朝著更為高效、科學、規(guī)范的方向發(fā)展。