信息化時代下檔案工作的相關思考

王震亞，楊忠清

（1.中國電子科技集團公司第二十八研究所，南京210000；2.南京航空航天大學，南京210000）

1 引言

當前信息化時代，檔案的信息化工作已勢在必行，其中包括檔案數字化以及數字檔案館、檔案管理系統等各方面的建設，檔案員正面臨著很多未知的挑戰。

2 檔案工作的現狀

2.1 檔案數據的安全性不夠

檔案的不可再生性給檔案信息化提出了很高的要求，如何保證檔案數據的安全是檔案信息化要攻克的一大難點。2014年，中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中進一步強調要建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。隨著社會的發展，檔案工作面臨的內外部環境逐漸復雜，危及檔案安全的因素日益增多。比如，不可避免的老舊檔案的霉變，自然災害的破壞，人為的損壞和丟失，甚至檔案遭到調包和信息泄密。同時，電子檔案日益增多，檔案可能會因為服務器系統的癱瘓、黑客的攻擊或磁盤的消磁等因素遭到損失。

2.2 檔案信息化的技術支撐有限

檔案信息化的過程中，需要購買相關機器、系統和軟件，用以檔案數字化、檔案信息系統等工作的組建。雖然設備已配備齊全，但在工作中總碰到進行不下去的難題，如數字化過程中服務器、磁盤陣列的布局等，都是需要專業人員提供技術上的支持，不然僅僅檔案員自身很難去解決這么多計算機技術方面的問題。但現實企業中，檔案部門只要一遇到技術問題，就要依靠其他部門的幫助，導致信息化工作效率低下。

2.3 檔案工作者數量少，素質有待提高

目前，很多企業檔案部門人力短缺，但編制卻已滿額，特別是數字化整理過程中明顯人手不夠。檔案信息化工作是一個龐大的系統工程，需要大批的檔案信息化技術人才，但檔案部門的社會地位和條件有限，和別的部門相比難以引進信息化技術人才。另外，絕大部分企業的檔案部門忽視人才的培養，缺少普遍且規范的信息化技術培訓制度，也沒有針對現有檔案員的繼續教育培訓機制，在崗人員計算機技術水平有限，年紀大的老檔案員更加缺乏基礎的計算機知識，制約了檔案信息化的發展。

2.4 領導對檔案信息化建設重視程度不高

因檔案部門在一個單位中的地位較低，大部分企業忽視檔案管理的重要性，領導不愿意投資，但檔案的信息化建設又需要大量的資金去購買設備和搭建系統，導致檔案信息資源的開發受限。另外，檔案的信息化建設涉及企業的方方面面，包括信息化相關部門的審簽、科研部門一些業務流程的更改、新系統的應用以及檔案的保密管理等，參與的部門和人員較多，管理方式要產生重大變革。如果沒有領導的重視和推進，很難將工作進行下去。

2.5 缺乏統一的標準、制度

推進信息化，新的標準和制度要先行。在信息化工作剛剛推進的情況下，制度還沒有建立，檔案工作者都是“摸著石頭過河”，對具體工作程序尚不明確，往往需要通過實踐，才能補全和完善相應的制度，光紙上談兵寫出的制度全面性和可行性都還不夠。檔案標準和規范是實施檔案信息化建設的基礎，如果沒有統一健全的標準體系，缺乏規劃和管理，檔案部門建立系統時各種參數不統一，濫買軟件，系統之間會無法恰當連接，導致通用性差、重復勞動、浪費資源和使用周期短等一系列弊端。

3 對現狀的幾點思考與措施

3.1 運用多樣的檔案安全管理手段

信息化時代下，檔案安全工作尤為重要。第一，要借鑒國際上先進的技術經驗，提高信息化建設中技術的可靠性和安全性，在系統的建設中應充分運用防火墻、防入侵檢測、防病毒、漏洞掃描等技術，確保系統能安全運行。第二，數據庫應在不同載體上備份，異地、異機、異人保管、紙質和電子檔案并行，使數據更加安全。第三，應完善相關制度，該廢止的廢止，該修訂的修訂，該新增的新增。只有建立合適的相關管理制度，才能使其操作起來有章可循，防止泄密的情況發生。第四，預防為主，提升檔案員安全管理技能水平，有預見性地做好防范應對，對設施設備進行定期巡查，提早發現隱患；對檔案數據的遷移等容易出現問題的環節，加強業務培訓，嚴格遵守操作規范。第五，強化責任落實，做到責任落實到人，按照檔案安全責任制的要求，細化任務分工，督促員工種好各自的“責任田”。

3.2 會同信息化部門提供技術支撐

加強與信息化部門的溝通合作，信息化時代下的檔案工作不能只依靠檔案部門，需要主管部門領導統籌規劃，與信息化部門全面協調，申請項目立項，劃撥出技術人員專門去攻克檔案信息化建設中系統和各業務流程出現的問題，有計劃地推進信息化建設工作，設定目標節點，一步一個腳印地去實現。

3.3 加強檔案信息化人才的培養

檔案信息化建設中提高檔案人員的信息化水平尤為迫切，檔案部門不僅要積極參加學會或集團中組織的業務培訓，也應該經常在單位中開展與當前工作密切相關的業務技能培訓指導、專題講座和現場研討等，在實踐中提高檔案員相應的專業技能[1]。同時，企業應有計劃地招聘和培養一批檔案信息化專業復合型人才，可以在系統的搭建和維護中發現有優勢的員工，變“檔案守護者”為“檔案信息的開發者”。在檔案員編制緊缺的情況下，可以將分散在各個二級部門的檔案員重新集中組建入檔案部門，在一定程度上實現資源的優化配置，緩解人員缺少的處境。

3.4 申請科技立項，將檔案信息化建設上升到國家層面

由于檔案信息化建設涉及部門廣，人員范圍大，為有效地推進工作就需要領導的足夠重視，要把它提到企業的年度目標計劃中去，申立為一個項目，這樣就可以通過項目籌備足夠的資金來購買設備，幫助系統軟件的開發，促使各部門配合檔案部門開展相關工作。此外，企業機關會按階段對項目的完成情況進行檢查，該檢查直接影響到一個部門的績效考核，從而督促檔案員不能安于現狀，積極學習信息化技能和知識。中辦、國辦印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出：“建立檔案室工作新格局，各級黨政機關、企事業單位要大力支持檔案部門加強統籌協調和業務指導，確保歸檔文件材料符合要求；把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導”。國家檔案局已出臺《全國檔案信息化建設實施綱要》《數字檔案館建設指南》《紙質檔案數字化規范》等規范性成文，目的都是促進檔案信息化建設的發展，各企業應及時響應國家號召，努力使單位檔案建設形成質的飛躍，緊跟社會的發展。

3.5 建立企業檔案信息化相關制度，健全檔案信息標準規范

為使企業檔案信息化建設有序地進行，每一項工作的開展都要有相應的制度支撐[2]。如檔案數字化工作的展開就需要紙質檔案數字化規范，使單位內部遵規執行，達成默契，提高工作效率，各項工作有章可循。企業內部制度可以借鑒國家檔案局印發的相關制度，并結合單位自身情況來制定。

4 結語

綜合上述的分析可看出，我國檔案信息化建設還要一個長期、系統的過程，如今的檔案不僅僅在于保管，而更重要的是開發和利用。一個企業利用好自己的檔案，就是利用好一筆別人無法替代的財富，做好檔案的信息化建設有利于實現企業檔案的價值，使企業檔案信息資源合理配置，做到科學管理。本文提出了一些實際操作中可能遇到的問題和對這些問題的思考，希望對今后檔案行業的發展起到積極的作用。