我國國際貨運代理企業駐廠管理問題

肖茂林

(廣州捷駿國際投資有限公司,廣東 廣州 510000)

駐廠管理實際就是物流企業為了方便工作派遣一定的工作人員入駐客戶企業,可以縮減物流和企業溝通交流的時間,提高工作效率,同時也是自營物流和物流外包的兩種物流方式的中間過渡作用。

因為一些制造企業由于任務量大,客流穩定,所以對于物流人員入駐制造企業有特殊要求,對于駐廠管理的這些工作人員在制造企業上等同于貨運代理企業,可以進行及時的溝通,能夠更好地穩定企業與客戶之間的合作,減少不必要的問題。通過駐廠人員在制造企業與其工作人員的合作,也在一定程度上拉近了貨運代理企業和制造業的關系,這對于日后相關問題的處理也更為方便,省掉了一些不必要的麻煩手續。

1 貨運代理企業駐廠管理的優點

1.1 信息及時性

貨運代理企業入駐制造企業工廠在某種程度上就代表了貨運代理企業,可以隨時保持與貨運代理企業和制造企業雙方的信息更新,能夠及時地將信息傳遞到負責人手中,可以在最短的時間對問題進行處理和分析,甚至是解決。避免了由于信息的延遲而影響客戶問題的解決而喪失客源。比如客戶如果因為天氣原因臨時更改物流信息,提前或者延后,如果有駐廠人員在這里,就可以在短時間內將所有需要的表單和數據重新整理并且出單,大大提高了信息的及時性,駐廠貨運代理就可以及時了解事情動態,從而確保貨運正常處理。

1.2 溝通便捷性

因為在正常情況下,駐廠貨運人員是需要長期與客戶一起工作的,無論是對于貨運代理企業還是制造企業都有一定的了解,當然比不得企業的管理人員。但是對于兩個企業相互溝通的代表的溝通方式都是有清晰了解的,這是雙方員工都不具備的優勢。例如,缺箱導致貨物延遲出運的情況,一般客戶對此將非常生氣。此時,駐廠代表可以通過有效的溝通,做好客戶的安撫工作,及時調箱出運,幫助客戶解決實際困難,提高客戶對貨代企業的滿意度。[1]所以,駐廠代表的存在是非常有用處的,可以使整個雙方企業的溝通交流更加便捷。

1.3 人工成本的節約

駐廠工作人員除了負責日常雙方工作對接以外,還需要負責客戶安排的一些任務,協助制造企業方面進行一些倉庫管理和日常維護。所以駐廠人員不僅僅是屬于貨運代理企業的員工,同時也是制造企業的一員。但是在法律意義上講,制造企業不用承擔任何有關駐廠員工的責任,也不需要支付勞動費用,相當于是制造企業免費的勞動力,這對于制造企業來說在人力支出上確實節約了一定成本,所以更加有助于維護貨運代理企業與制造企業合作的關系。

2 貨運代理企業在駐廠管理中存在的問題

2.1 駐廠人員的非專業化

有的企業對于駐廠員工不是很重視,或者認為專業技能過強的員工不適合派遣制造企業,留在貨運代理企業會發揮更大的作用。所以就會出現一些貨運代理企業將這些制造企業視為員工的培訓基地,常常將新招聘的員工派去這些制造企業作駐廠,待駐廠業務熟練后又將其調回貨代公司工作,另外派生手來做駐廠。生手的到來必然會對工作產生不利影響。[2]雖然制造企業不需要支付任何費用,甚至可以使用免費勞動力,但是從雙方長期的合作角度看,如果貨運代理長此以往,必定會影響貨運代理和制造企業的合作關系，不利于維護客戶流,有可能會導致客戶的流失。

2.2 駐廠貨代與公司業務員難以配合

貨運代理公司在對于外派駐廠人員的要求上各不相同,所以每個企業所面對的情況也不一樣,但是每個制造企業都希望貨運代理的駐廠人員可以和自己員工精誠合作,共同發展。但是也有一些問題難以避免,比如駐廠工作人員因為原本工作性質的不同,在與制造企業員工合作時配合度差。甚至有的駐廠人員覺得不應該去做制造企業的工作,因為他們之間無雇用關系,還有一些制造企業故意增加任務量給駐廠人員充當免費勞動力,而不知適可而止。所以,如何協調好員工和駐廠工作人員的工作關系都是很重要的,這樣才可以提高雙方合作的工作效率,創造更大的利益。

2.3 貨代企業對駐廠管理規范不明確

因為貨代企業管理方面的缺失,對駐廠的工作范圍和內容不明確,導致一部分駐廠貨代人員得過且過,辦事拖拖拉拉,自由散漫無紀律。而業務中一旦出現問題與糾紛,制造企業便將責任都推卸給貨代駐廠人員。[3]這也是當前駐廠人員在制造企業的一個弊端,如果一個企業不能夠嚴于律己,寬以待人,這樣的企業發展也是有限的,所以一定要保證駐廠人員的利益,但同時不僅要對于制造企業工作人員的工作進行詳細的布置和嚴格要求,對于駐廠人員也要合理安排,一旦出現駐廠人選工作敷衍的情況及時與貨運代理企業聯系,制造企業不要擅自處理。

2.4 貨代駐廠人員缺乏歸屬感

因為長期被外派到制造企業,而缺少與原有企業同事相處的機會,并且貨運代理企業的工作人員對于外派駐廠人員也不是很了解,所以對于企業歸屬感必然沒有那么強烈。一旦發生涉及貨運代理利益的時候,如果駐廠代理沒有足夠的歸屬感,那么對于自己企業利益的就不會全力去爭取,那么可能會直接損害到貨運代理企業的利益。所以說一定要培養駐廠人員的歸屬感,他們才會有想法為公司爭取利益,有事情會及時與貨運代理企業聯系。

3 加強貨運代理企業駐廠管理的對策

3.1 駐場人員方面

其一,加強對貨運代理人員專業業務的學習,及時更新信息。貨代進出口業務與海關、出入境檢驗檢疫等政府政策法規有密切聯系,由于政策法規的變化,進出口業務流程也會發生相關的變化和調整。駐廠員工應及時地了解影響其業務的相關政府法規的變化,并將新的信息更新給制造企業。[4]所以,注重駐廠人員專業化培養,可以更好地溝通聯系雙方,有助于穩定客戶群體,提高企業經濟效益。

其二,加強駐廠貨運代理人員的服務態度,駐廠人員在制造企業工作的時候,要注意對自己態度的管理,畢竟制造企業是貨運代理的客戶,如果因為服務態度不好而影響雙方合作是非常不值得的。所以在平時工作交流上,一定要注意溝通方式和說話態度,有問題及時向貨運代理企業管理人員進行匯報再進行處理,不要直接與客戶發生爭執,作為服務行業,總有良好的服務態度是基礎。

其三,加強對駐廠貨運代理人員溝通技巧的學習,比如在涉及雙方利益的沖突時,不可直接與客戶進行爭吵,應該據理力爭。學習一定的溝通技巧和談判方式,爭取在第一線守住貨運代理企業的利益。即使不能夠爭取到有利的權益,能夠爭取到談判的機會也是可以的,畢竟貨運代理企業是以客戶服務為第一標準的,所以在溝通上都需要注意,才能夠長期維系好雙方的合作關系。

其四,加強對駐廠貨運代理人員的規范管理,鑒于其工作的特殊性,對駐廠人員的考評主要應從制造企業對駐廠的考評、貨代企業內部員工對駐廠的評價、駐廠之間的互評三方面下手,避免任意一方評價的隨意性。對駐廠工作人員的考評,一定要根據事實,公正客觀合理。[5]這樣,不僅僅是對于制造企業的一種負責,也是展現貨運代理企業的企業風貌。

3.2 制造企業方面

制造企業不同于貨運代理企業,對于駐廠管理實際上起不到關鍵性的作用,但是在長時間的合作關系中,不難發現如果駐廠工作人員與制造企業相處融洽,那雙方企業合作也必然長久。但是有的時候制造企業也應該對駐廠工作人員的工作進行合理安排,推薦合適的工作人員與其對接工作,切不可隨意使用駐廠員工,這并不是一個企業該有的行為。但是事實上卻難以避免,有的制造企業以客戶自居,將所有可能的業務和工作都加給駐廠,使駐廠成為他們的“小跑腿”、“小跟班”和“小秘書”。駐廠的工作稍有差錯就向貨代企業投訴,而貨代企業由于不在客戶企業現場,也無法確定投訴的原因和真實性。遇到這類客戶企業,“駐廠”便成為貨代企業員工中無人愿做的工作。[6]長此以往,必然出現雙方合作斷裂的問題,所以作為制造企業一定要嚴格要求自身員工,合理妥善安排駐廠貨運代理的工作。

3.3 貨運代理企業方面

貨運代理企業不同于制造企業,作為客戶的服務者,可能需要注意的更多一些,當前貨運代理企業的發展對于駐廠管理的關注是遠遠不夠的,雖然駐廠工作人員所做的工作有限,但是也是在為企業發展做出努力,如果貨運企業都不能夠給予駐廠代理足夠重視的話,駐廠管理人員一定會缺乏歸屬感,從而影響駐廠管理工作。所以一個企業一定要有自己的文化,并且深入每個員工心中,并且讓大家參與進來,在駐廠管理每一批赴任前都可以進行一定的集體活動,讓駐廠管理人員感受到企業的凝聚力。平時也可以多增加一些員工展覽和員工抽獎福利活動以及員工互助,一個企業無論是什么行業要有足夠的凝聚力，如此才會發展壯大。

除了建立企業文化內涵外,推行網絡化經營,加強與客戶關系維護同時,貨代企業也可以通過這一時期對員工進行考察,在確定其具備駐廠的專業技能和溝通協調技能后再派遣到制造企業做駐廠工作,而不應將新招聘的員工派去作駐廠。在此基礎上,貨代企業需要定期召集駐廠參加本企業的培訓、集體活動和會議,增強貨代企業員工的凝聚力。通過信息化全面應用和網絡平臺的協助,推廣我國國際貨運代理企業文化,對于我國經濟建設也是有重要意義的。

4 結 論

我國國際貨運代理企業駐廠管理具有良好的溝通性和及時性,這都是其他工作與駐廠管理不可比擬的,雖然當前駐廠管理發展仍然伴有各式各樣的問題,但是隨著企業信息網絡化的支撐和自身管理體系的升級,經過一定時間,我國國際貨運代理的駐廠管理一定可以更加完善,促進貨運代理企業和制造企業更加平衡地發展,保證貨運代理企業客源的穩定和企業發展的長久性,從而逐漸達到國際水平,成為國際上貨運代理的中堅力量。