事業單位檔案信息資源共享存在問題及解決對策

王桂蓮 吉林省四平市結核病醫院

對于事業單位來說，做好事業單位檔案信息管理工作一方面是為了提升工作效率，另外一方面是為了在提升工作效率的同時，以科學合理的檔案管理方式促進事業單位的其他工作能夠進一步發展，從而提升單位整體的經濟效益與社會價值。為此，事業單位應將檔案信息化建設作為未來單位發展的主要工作，從而最大化的提升工作效率，同時也通過信息資源共享簡化了工作流程，降低了工作成本。從目前的實際情況來看，雖然各個單位都在積極推進檔案信息資源共享，但仍然存在著較多的問題，這些問題在影響工作效率的同時，也制約著單位的未來發展。

一、事業單位檔案信息化建設的重要意義

（一）事業單位檔案資料永久性保存。傳統的檔案保存方式通常是將紙質檔案分門別類的擺放在固定位置，以便人們隨時查閱。但在實際的工作過程中，由于紙質檔案的自身特點，不僅易受到天氣等外界環境因素的影響，同時也有極大的可能因為紙張受潮等原因使得檔案受到損壞，字跡模糊與紙張破損都是常見的傳統檔案保存問題。若是推進事業單位檔案信息化建設工作，就能夠將紙質檔案轉化為電子信息數據，并能夠將其儲存在數據盤或是數據庫中，不僅便于保存與查找，同時還能夠隨時備份大大減少了資源空間的占用率，使得檔案資料能夠在這一條件下得到永久性的保存。

（二）方便單位對檔案信息進行管理。由于檔案的數據量并不是一成不變的，隨著單位的規模發展與工作類型的增多，檔案的數據量也會隨著增大。在這種情況下再用傳統意義上的檔案管理方式已經不能夠滿足實際的工作需求，因此應將紙質檔案轉化為電子信息數據，并按照一定的順序將其排列在數據庫中。或是增添一個搜索模塊，通過搜索關鍵字或者信息類型就能夠快速查到對應信息。這種查找檔案的方式大大提升了工作效率，不僅不會影響到其他資料，同時還大大簡化了檔案管理流程，提升了管理效果。

二、事業單位檔案信息化建設中出現的問題

（一）匹配性較差。無紙化辦公是信息時代下各個單位需要追求的主要工作目標，這也對應了檔案信息化建設的推進過程。當下已經有越來越多的事業單位開始利用信息平臺對檔案管理的相關工作執行實際的操作動作，在提升了工作效率的同時也降低了人工資源的浪費。但由于信息平臺的自身限制性，有一部分的檔案并不能完全符合信息平臺的要求，因此這一部分資料依然需要手動查找，軟件與信息數據的匹配性較差。再加上部分檔案資料具有一定的機密性，但卻因為平臺的構建和信息的上傳使得工作人員無論什么樣的權限都能夠隨意查看資料，這就有可能造成數據丟失或是文件共享狀態被破壞的情況。

（二）平臺更新速度緩慢。由于越來越多的事業單位發覺了檔案信息化建設的重要性，因此逐漸在推進檔案信息化建設工作，對應的信息管理系統與平臺也開始投入了使用。但大多數的人對于檔案信息化建設的關注不夠，日常的工作中也會由于不愿意接觸新鮮事物而很少用到信息平臺與系統，這種情況下產生的結果就是平臺與系統長期得不到維護，從而導致信息平臺的更新速度非常緩慢。平臺更新速度慢也就意味著大部分的檔案資料依舊是傳統類型的紙質信息，從而也就失去了信息平臺的建設作用，平臺沒有實際意義導致工作人員不去應用平臺，陷入了一個惡性循環。

（三）檔案信息化建設缺乏足夠的安全性。部分檔案資料需要保密，將其上傳到信息庫中若是沒有對應的保護措施很容易因為信息共享使得資料泄露。但由于事業單位對于機密檔案的信息化建設沒有一個對應的管理制度，在安全得不到保證的情況下很容易出現黑客入侵盜取資料的情況，不利于事業單位的可持續發展。

三、事業單位檔案信息化建設問題的解決對策

（一）增強匹配性并完善檔案信息化建設的標準。針對平臺軟件與實際的部分檔案信息資料不匹配的問題，首先需要列出資料的類型，再與技術部門進行協商以保證每一個軟件都能夠針對資料的所有類型進行優化，以提高平臺軟件的應用實效性。同時，應根據事業單位檔案資料的實際情況完善信息化建設的標準，在傳統的檔案信息相關管理辦法的基礎上對其進行改進與完善，這樣才能保證標準符合現今的檔案信息化建設工作流程，從而提高單位的整體工作效率。

（二）增加技術投入加快平臺的更新速度。由于人們對信息化建設系統與平臺的關注度與使用頻率不高，使得平臺更新速度緩慢。事業單位要加大技術投入，專門撥出部分資金用以檔案信息化建設工作，將紙質檔案完全轉化為電子信息數據，并要求員工認真學習相關知識以提高平臺的使用率。這樣才能夠從根本上提高平臺的實效性，為單位的持續發展打下堅實的基礎。

（三）建立保密制度，提高平臺的安全性。檔案信息共享平臺應針對機密文件建立保密管理制度，并分配給人們不同的權限以保證資料不被泄露。同時，針對目前平臺防范外界攻擊的措施不夠的問題，也應抽調專業的技術人員建立專業的防火墻防御系統以防范外界攻擊，從而提高單位的信息私密性。

結語：綜上所述，想要推進事業單位信息資源共享工作，不僅要建立對應的管理制度，還要加大技術投入，并完善更多的工作細節，這樣才能充分發揮出平臺建設與應用的重要意義。隨著檔案信息工作的逐步推進，相信事業單位在當下的信息時代下能夠不斷提高工作效率，從而實現經濟效益與社會價值同時增長的重要目標。