探析新時期人事檔案管理存在的問題及對策

喬芝顏 山東省濟寧市公路事業發展中心

一、引言

人事檔案是雇主在聘請時了解一個人的歷史的關鍵文件。人事檔案最主要的任務是確保其檔案可靠完善。因檔案在接收過程中容易受到的自然損害，所以，在接收過程中必須慎重和負責，人事檔案對個人后期的生活和工作有很大影響，安全性必須穩操勝券。上述工作的順利進行應以明確的人事檔案規定為基礎，使檔案管理人員有條不紊地履行職責，有序開展工作，從而保證人員檔案管理的可靠保障，同時避免混淆和檔案丟失，泄漏和其他事故。隨著社會的進展，單位的競爭壓力也越來越大，檔案包含許多關鍵信息，是該機構的關鍵材料之一。如果內部檔案管理發生事故，將對自身造成無法挽回的損害。因此，人事檔案管理制度的制定和實施迫在眉睫，這關系到整個社會的發展和穩定。存檔記錄了單位所有員工的各方面信息，這些信息易于了解職員的工作態度和工作才能，為選擇最佳職員提供了非常重大的依據。此外，人事檔案是優化單位管理的首要方式。現代社會已發展成為以信息為基礎的社會，檔案管理是收集信息和使用信息的載體。人才的選擇，人才培養和人才資源配置，這一切都必須要人事檔案信息的支持。

二、新時期人事檔案管理存在的不足

首先，許多單位對新時代檔案管理的管理知之甚少。許多人對人事檔案的管理不夠注重，管理設備的低配置，使檔案管理在新時代碰到瓶頸。需要說明的是，人事檔案管理是一項面向服務的工作，旨在服務于企業的所有職員，甚至是國家人員的存檔，涉及的服務對象比較廣泛，工作量相對較大。但是，它的使用范圍非常小，因此，有些單位不注重人事檔案的管理，缺乏工作所需的軟件和硬件嚴重疏漏了管理人事檔案的關鍵性。

其次，許多單位從基礎上忽略了它們，導致人事檔案的使用率低，就傳統的檔案理解方法而言，低分配和落后管理方法的缺點對新時代現代檔案管理水平的需求迥然不同，還不能全部掌控計算機技術在人事檔案管理中的應用技術和主要性，也沒有完善高素質人才的運作和管理。這項工作已經與外部發展情況隔離開來，不可能向外界提供檔案服務。還會產生許多檔案信息出現未核實失真的狀況，人事檔案信息的使用和開發的深度和廣度也受其封閉性的限制，這導致檔案管理出現缺陷。

第三，需要提高人事檔案信息的有效性。由于一些單位人事檔案管理信息的缺乏或失真，使用戶無法獲得真實有效的信息。人事檔案可以用作就業，晉升等的原因在于其信息的有效性。因此，關于檔案的不正確或不充分的信息將降低人事檔案的有效性，進而影響其使用率。影響檔案有效性的原因主要是由于工作人員在數據篩選工作中不認真，不小心，導致一些信息失真。

第四，新時期的檔案管理也對員工的全面性提出了更高的需求，但在現階段，許多單位的人員配置較少，甚至嚴重缺乏人事檔案管理人員。此外，當前的人事檔案管理許多從業人員缺少檔案專業知識的培訓，一般員工專業素質低，面對持續擴大的人事檔案規模，從事檔案管理的職員人數相對較少，導致員工過度勞累，也降低了他們的積極性和責任感，這會給員工的素質培養帶來一些難度。

三、完善新時期人事檔案管理存的策略

為了應對人事檔案管理的不足，結合新時期人事檔案管理的要求，筆者覺得未來的實際工作需要采用下面創新措施。

1.改變想法和概念以提高檔案管理意識。企業在重視員工管理時，應充分了解人事檔案管理的關鍵作用，使其處于突出位置，認識到其在全面了解和評價職員中的主要作用。加強對制度，人員，資金和現代信息技術的支持，促進人事檔案管理的完善。

2.完善管理體系，確保所有工作的標準化。創建健全的人事檔案管理規章制度，切實規范人事檔案管理工作，全面規定人事檔案管理的程序，方法，目標和要求，以便管理層遵循規則。創建人事檔案管理責任制，確定管理人員的責任，嚴格按照日常管理中的相關規范程序，確保管理工作有規則可循。創建獎勵和懲罰激勵機制，調動管理人員的積極性，促進各項工作的有序開展，嚴格遵守日常管理規定，真誠履行職責，為改善人事管理做出貢獻。

3.創新的管理技術，注重數字處理的使用。注重利用現代信息技術，營造現代化的運營管理平臺，強化人事檔案的數字化管理，同事有助于人事檔案的管理，提升管理水平。在具體工作中，詳細收集和歸檔人事檔案數據，利用操作平臺進行操作和處理，提升管理效率，不但可以縮小管理失誤，還可以提升管理水平。

4.強化員工培訓，提升人員管理素質。提升管理人員的素質，建立一支管理人員隊伍，為新時期人事檔案的管理做好準備，單位還應通過現場培訓，教育，學習等手段強化管理團隊的培訓工作，使他們掌握管理人事檔案的具體操作程序和方法，促進更高層次的管理。管理者必須加強對現代信息技術的研究，把握計算機和軟件的運作，并能夠利用這些技術來管理和改進管理結果。此外，管理者必須提高自身修養，增強理論知識，管理技術知識，培養優良的職業道德，嚴格遵守管理工作的規章制度，促進管理和人事檔案的順利管理。水平得到改善。

結束語：人事檔案記錄了不同時期的員工的不同數據，它不僅記錄了個人的績效，也是未來人員招聘的基礎。它還將決定各方面的名譽，和經濟利益。基于21世紀的背景，人事檔案管理要緊跟時代步伐，緊跟經濟發展特點，不斷融合先進科學知識，培養新時期高水平檔案管理人員，學習國外先進管理經驗促進了人事檔案管理的健康和諧發展，從而保證了社會信息的安全穩定。