基于ERP系統環境的企業內部控制研究

深圳南順有限公司 黃林麗

1 企業ERP系統建設的重要性

ERP系統的發展非常迅速，到目前為止共經歷了五個階段，即從記錄大量原始數據、支持查詢、匯總等功能；到增加對產品構成進行管理實現減少庫存，優化庫存等功能；再到增加生產、加工工時、生產能力、財務功能等，形成以計算機為核心的閉環管理系統，能動態監察到產、供、銷的全部生產過程；再到增加了包括財務預測、生產能力、調整資源調度等方面的功能，成為企業進行生產管理及決策的平臺工具；最后在Internet技術成熟條件下增加與客戶或供應商實現信息共享和直接的數據交換的能力及供應鏈管理思想，實現跨企業的聯合作戰。

從以上發展可以看出，ERP管理信息系統是一個現代企業管理的先進工具，儲存企業多年經營的各種數據，支持大量原始數據的查詢、匯總，使企業的資源與營運流程得以全面結合、受控，實時反饋、協調的特點可以滿足以銷定產、以產求供的要求，進而降低成本、優化企業資源，達到資源效益最大化的目的。ERP系統的使用不僅提高營運的效率，也增強企業的行業競爭能力。ERP系統將管理標準化、規范化，實現信息與數據的即時共享且準確為企業管理決策提供有價值的數據支持。使用ERP系統管理是企業發展到一定階段的必然選擇，不僅是管理所需也是提高企業形象、提高管理人員素質、優化內部管理組織及內部環境的一種手段。

2 企業ERP系統與內部控制的關系

企業內部控制的目標是遵守法律法規、保證企業財產的安全與完整、保證財務報告信息可靠、保證經營的有效有序進行，包含了企業經營管理的方方面面。而ERP管理系統根據企業的營運流程，記錄和存儲企業營運的各種原始數據，通過記錄和查詢原始數據給企業管理者提供數據支持。ERP管理系統服務于企業營運，且通過流程式管理以及信息共享等特質監督與規范營運管理。內部控制是通過一些規則制定、企業組織架構及崗位設置等手段來監督與規范企業營運，達到內部控制的目標。

2.1 企業ERP系統與內部控制的區別與聯系

所以ERP管理系統與內部控制之間既有相同的功能與目標，即規范與監督企業營運，也有各自不同的功能與效果，ERP系統更重視管理，而內部控制更側重于控制。ERP系統是一個載體，是一種手段，不僅只是提高企業管理效率，更是內部控制的一種手段，既承載者先進的管理理念，也承載著內部控制的關鍵控制點，所以ERP管理系統使用效率直接影響內部控制效率。由于ERP管理系統運用計算機技術來實現對營運工作的控制，實現實時監控管理，避免人為因素讓管理更加客觀，數據更加準確有效及時，從而實現事前、事中、事后內部管理控制，提高企業高管理水平，以及增強企業的競爭力。

2.2 企業ERP系統的應用對內部控制的影響

從內部控制的五要素，即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督來看，ERP信息系統的使用對內控系統各要素都有深遠影響。眾所周知，ERP系統是依靠流程來驅動的，數據在各業務流程之間及時、高度共享傳遞，傳遞過程中需企業改善內部控制環境，精減管理層級。也對ERP系統參與人員崗位職責提出了新的規范和要求。層級的精減實現了扁平化的管理，信息無論在管理者還是執行者之間的傳遞與溝通的效率均得到提升。ERP系統不僅改變了內部環境，更是內部環境的一部分，是風險評估的對象。ERP的使用，使內部控制體系越來越程序化，內部控制的實現也越來越依賴ERP系統。有關業務流程的控制活動更是依賴ERP固化管理流程來控制與監督，而ERP系統本身也是內部控制的對象。

3 ERP環境下企業完善內部控制的策略

ERP系統的實施對內部控制的影響具有兩面性。一方面，ERP實現了最大化的信息集成，可以把常規的營運管理流程固化，使內部控制實現自動化，也可以實時共享信息，提高信息的時效與正確性，對瞬息萬變的內外部環境及時作出應對策略，因此企業可以通過ERP來優化內部控制與管理；另一方面，ERP作為一種管理和控制的工具和手段，本身沒有自我監控管理功能，企業的管理與內部控制越來越強的依賴性，也給內部控制帶來了新的風險，因此ERP環境下，企業必須加強ERP系統控制，提高風險管理，確保企業內部控制持續有效運行。針對這些新的問題和風險，提出以下有針對性的策略。

3.1 業務流程定期測試

ERP系統有效應用需要有規范的業務流程。ERP側重于在合理的業務流程基礎上實現對企業資源的整合和有效利用，建立符合內控要求的流程。隨著業務量變化、業務發展階段、新業務的產生，以及應對內外部環境的變化需要更新業務流程的需要，企業需要定期測試各種業務流程的有效性。通過流程修訂或新增業務流程等方式來更新ERP系統，充分發揮ERP系統的管理效率。另外，關于業務處理邏輯計算是否合理的測試，特別針對ERP中控制數據用于定義業務規則的控制數據的測試，往往能更深層次了解測試業務流程，以保證計算的邏輯正確，符合相關政策要求。

3.2 完善ERP系統的控制規范

ERP集成信息系統也是內部控制的手段及工具，由外圍的硬件部分和無形軟件兩部分組成，無論是硬件還是系統本身邏輯安全均對企業內部控制帶來風險。為此，必須建立相應的信息系統總體控制和信息系統應用控制，確保系統的總體安全。設置軟、硬件維護崗位，并明確崗位職責，定期備份維護數據，保證數據安全、準確。對于有關軟件修改、維護需建立嚴格的審批制度。規范權限管理：嚴格權限設置，注意不相容崗位權限設置，定期權限測試。設置主數據維護崗位，讓主數據設置滿足公司控制要求及后續報表分析要求，規范網絡管理，確保網絡安全。

3.3 對ERP系統嵌入控制數據進行檢測

很多內部控制點的控制標準、控制方法預先制定并嵌入系統的應用程序或控制數據設置中。系統驅動分析器和控制器對錄入的原始數據進行各種檢驗、核對、判斷、監督等功能，進行實時監控。定期對系統中有關內部控制點的控制標準相關控制數據進行檢測，對相互核對檢驗邏輯進行檢測，以及時更新、修改不合理脫離實際的地方。

4 結語

ERP系統的使用改變了內部控制的環境，既成為內部控制環境的一部分，也是內部控制的對象，卻又是內部控制的重要手段和工具。充分了解和利用ERP系統本身功能特點，可以提高內部控制的效率做到實時監控。ERP系統的成功應用離不開業務流程規范，所以應對業務流程進行定期的測試和修訂，測試各種業務流程的有效性。通過流程修訂或新增業務流程等方式來更新ERP系統，充分發揮ERP系統的管理效率。完善ERP系統的控制規范，建立相應的信息系統總體控制和信息系統應用控制，確保系統的總體安全。最后要對ERP系統嵌入控制數據進行檢測，對相互核對檢驗邏輯進行檢測，以及時更新、修改不合理脫離實際的地方。