試析檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

李國強

摘 要：在我國對醫院檔案管理的模式進行改革多次被提上日程，這是因為大部分醫院在對檔案進行管理的過程中，在方式、制度或是內容等諸多方面均存在一定的問題，這對于醫院的發展是非常不利的，只有做到對管理模式進行及時改革創新，才能通過加強檔案管理的規范化程度，實現提高醫院在社會上影響力的最終目的。

關鍵詞：檔案管理模式；改革；醫院檔案；應用

醫院檔案中不僅記錄了醫院的重要事件，還存儲了很多醫療成果，為我國醫學的科研工作提供了強大的數據支撐。隨著我國醫療事業的不斷發展，醫院檔案的數量越來越多，這在很大程度上提高了醫院檔案的管理要求。同時，醫院檔案管理工作中的問題也漸漸顯露出來。因此，醫院需要改革檔案管理模式，提高檔案管理工作的效率。

1 醫院檔案管理的意義

醫院作為一個涉及到眾多群體的機構，建立一個系統、科學的檔案管理制度是非常有必要也是非常重要的。一般的醫院檔案管理包括：醫院從成立到現如今的發展歷史記錄、基礎建設信息存檔、醫院內部人士信息等。另外，通過醫院的檔案管理資料，可以監控和分析出醫院的發展歷史，醫院的工作效率改變等，而且非常方便相關人員查看檔案資料信息。比如設備檔案信息，相關人員可以非常快速的了解到設備的型號、性能等，及時的對一些老舊或者損壞的設備給予更新換代，保障整個醫院能夠快速、高效的運轉。因此，對醫院建立全方位的檔案管理是非常重要的。

2 醫院行政檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理機構重疊

檔案管理的模式比較多樣化，不同行業對檔案管理模式有著不同的要求。在醫院檔案管理過程中，員工們的主要工作是整理人事檔案、病例檔案以及文書檔案這些方面的材料，然而，在實際操作過程中，醫院往往沒有對這些資料進行分類管理。檔案管理工作既要求工作人員做好資料的收集、處理工作，又需檔案管理人員對這些資料數據展開詳盡地研究分析，但是許多醫院對檔案管理實質的理解還不夠透徹，致使醫院內部出現檔案分開存儲的現象，各個辦公室之間甚至存在重復保管的情況，這使得檔案管理工作變得更加繁雜。

2.2 管理人員知識儲備不足

在當今社會，醫院作為保障人們生命質量的服務行業，人們對醫護工作者的要求更多體現在專業技術方面，從而忽略了對檔案進行管理的重要意義。工作內容的特殊性決定了醫院內部檔案包括圖片、人事、病例等諸多內容，因此針對醫院檔案進行管理的相關要求也極為詳細，也就是說普通的管理人員無法實現醫院檔案的高效管理，并且無法對醫院內部檔案的性質和屬性進行準確分類，極易導致檔案內容缺失或是資源系統錯誤情況的出現，這對于提高醫院工作效率是非常不利的。

2.3 信息檔案形式多種多樣，難以統一管理

隨著信息技術的普及應用，醫院的檔案資料也開始以信息檔案為主。但是在醫院信息檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，信息檔案資源沒有進行有效整合，各個科室分別管理對應的信息檔案，很少進行信息交流與數據共享，一旦某科室需要查找某個特殊病例治療的相關資料，那么就需要花費更多的時間，不利于醫院檔案管理效率的提高。其次，沒有充分發揮出信息技術的作用。醫院在使用信息技術進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統最基本的功能，即就是信息資料的收集、整理與查找的功能，而信息數據的分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息技術最強大的功能就是數據分析功能，所以才能在各個領域得到廣泛應用。目前醫院檔案管理部門對信息技術的研究還不夠深入，應用并沒有達到預期效果，應用水平有待進一步提高。

3 醫院檔案管理模式的改革途徑

3.1 加強人才建設

在對檔案管理模式進行改革的過程中，對檔案管理人員進行定期的培訓是非常有必要的。一方面，醫院應當根據自身的實際情況，培訓管理人員對檔案進行分類時所需的知識，提高檔案分類的準確性，另一方面，讓專業知識扎實的管理人員針對檔案管理的內容對醫護工作者進行培訓，例如如何將病人的資料進行快速保存，或是如何實現多元化檔案的管理等，通過各方的共同努力，加快醫院檔案管理模式改革的進程。

3.2 規范醫院檔案管理工作的程序和方法

醫療機構要定期對醫院檔案進行全面的普查，及時刪除檔案中過期的、無效的、無用的文件，避免檢索過程中出現過多的重復性文檔和無效文檔，降低檢索效率。另外，根據檔案生成的時間以及檔案內容進行重新組合與排序，對檔案進行規范化處理，對內容混雜并且組卷過厚的案卷進行拆分，將內容上有聯系、形式上相一致的案卷歸類在一起，方便管理人員進行歸納與查找。在重組案卷的同時也要對標題不清、無案卷標題、無卷內目錄以及無頁碼的案卷進行重新填寫，尤其是檔案標題一定要規范，確保檔案檢索的準確度。標題的規范化重點在于機構簡稱的規范化，避免在文檔檢索過程中出現計算機無法識別、主不對題以及含混不清的現象出現。

3.3 完善檔案管理手段，建立綜合性檔案資源庫

檔案的收集與整理應該拓寬管理渠道，不應將檔案局限于基礎信息整理，要從醫院實際發展出發，加強各分類檔案信息的整合，建立統一檔案資源庫，將各科室檔案資料進行統一保管，并且可以配備一些資源分析軟件，在查找或檢閱信息時，可以出現對醫院發展前景、醫院發展歷史等方而的反饋信息，便于促進醫院發展工作，進而提升醫院的工作效率。其次，加強信息檔案的共享，各大醫院應該建立檔案共享平臺，對于一些檔案資源進行分享，提升醫院的管理效率。

4 結束語

檔案資料管理是非常重要的一項工作，尤其是對于醫院這種涉及眾多且龐大工作內容的場所。然而通過實際的調查可以發現我國目前在醫院檔案管理中還存在很多的問題，依然采用一些比較傳統老舊的管理模式。為了進一步錯金我國醫院檔案管理的發展，建立更加完善的檔案管理制度，本文提出了諸多改革措施，希望能夠提高工作人員的檔案管理意識，提高我國醫院檔案管理的水平。

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