大數(shù)據(jù)時(shí)代下煙草行業(yè)檔案管理趨勢(shì)

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，闡述了煙草行業(yè)檔案管理的新要求，煙草行業(yè)檔案管理的新趨勢(shì)做出分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；煙草行業(yè)檔案管理趨勢(shì)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化發(fā)展迅猛，面對(duì)不斷變化的外部環(huán)境，這對(duì)煙草行業(yè)檔案管理提出了新的要求，尋求從管理模式的創(chuàng)新入手，建立新型檔案管理模式，奠定煙草行業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代中生存的基礎(chǔ)，為煙草行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供信息支撐。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代

“大數(shù)據(jù)”源于“數(shù)據(jù)”。2008年，Google公司成立10周年，在著名的《自然》雜志上專門出版了一期專刊，討論與未來大數(shù)據(jù)處理相關(guān)的一系列問題和挑戰(zhàn)。“大數(shù)據(jù)（Big Data）”的概念被正式提出。此后，大數(shù)據(jù)頻頻被提起并應(yīng)用于實(shí)踐。

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)不僅在研究機(jī)構(gòu)，在政府部門、各行各業(yè)等，也都得到了廣泛的應(yīng)用，并實(shí)際創(chuàng)造了價(jià)值。

2 煙草行業(yè)檔案管理的新要求

煙草行業(yè)檔案是煙草行業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，檔案管理涉及門類廣、內(nèi)容多。大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，面對(duì)更多樣的、更海量的數(shù)據(jù)時(shí)，這對(duì)煙草行業(yè)檔案管理提出了新的要求。

1）對(duì)檔案管理理念的新要求，觀念新。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的迅猛發(fā)展，煙草行業(yè)檔案系統(tǒng)功能在不斷更新，這就要求檔案管理理念必須隨之變化，樹立新型檔案管理理念，確保煙草行業(yè)檔案管理和檔案管理人員主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代要求。

2）對(duì)檔案收集能力的新要求，信息采集要廣。煙草行業(yè)檔案將在大數(shù)據(jù)時(shí)代呈爆炸式增長(zhǎng)趨勢(shì)，這要求要在大容量、高速度、多類型的海量數(shù)據(jù)中獲取煙草行業(yè)檔案，確保其檔案內(nèi)容的多樣性和覆蓋的全面性。

3）對(duì)檔案服務(wù)能力的新要求，數(shù)據(jù)挖掘要深。煙草行業(yè)檔案將在大數(shù)據(jù)時(shí)代查找數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，這要求要在已收集的煙草行業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，提升分析和挖掘檔案價(jià)值的能力，確保檔案利用的便捷性和分析的智能性。

3 煙草行業(yè)檔案管理的新趨勢(shì)

面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)，煙草行業(yè)需要從管理模式的創(chuàng)新入手，不斷創(chuàng)新思維，從下述三個(gè)層面開啟煙草行業(yè)檔案管理的新趨勢(shì)。

3.1 創(chuàng)新檔案管理理念，從“管”向“用”的轉(zhuǎn)變。

傳統(tǒng)的檔案管理理念主要以收集保管為主。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案系統(tǒng)功能的不斷更新，傳統(tǒng)的檔案管理已越來越不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，改革創(chuàng)新迫在眉睫。煙草行業(yè)檔案管理不能僅僅停留在傳統(tǒng)檔案理念的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的收集和保管，首先要從創(chuàng)新管理理念開始，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，即要實(shí)現(xiàn)管理理念以保管檔案實(shí)體為主向以提供檔案服務(wù)為核心的轉(zhuǎn)變。

3.2 創(chuàng)新檔案收集手段，從“被動(dòng)等待”向“主動(dòng)出擊”的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案收集手段主要以被動(dòng)等待為主，檔案管理人員也已經(jīng)習(xí)慣了被動(dòng)的工作方案，然而大數(shù)據(jù)時(shí)代已成為“內(nèi)容王”，沒有門類齊全、質(zhì)量上乘、數(shù)量巨大的數(shù)據(jù)，巧婦也難為無米之炊。企業(yè)檔案管理中一句老話：三分靠技術(shù)管理，七分靠數(shù)據(jù)收集，檔案管理人員要變“被動(dòng)等待”為“主動(dòng)出擊”，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。

一是要熟悉檔案，要熟悉檔案形成中各項(xiàng)流程。這要求煙草行業(yè)檔案管理人員要熟練掌握煙草行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程，熟悉煙草行業(yè)特色，了解卷煙制品的更新與發(fā)展動(dòng)態(tài)，使檔案管理人員對(duì)各種煙草檔案資料做到“胸中有數(shù)”，以便隨時(shí)隨地地介入，以獲取更加豐富的檔案管理信息。二是不僅要熟悉煙草行業(yè)工作程序，還要就工作工序關(guān)節(jié)給予指導(dǎo)，改變傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)靠后的現(xiàn)象。這就要求煙草行業(yè)檔案管理人員要千方百計(jì)優(yōu)化煙草檔案材料的征集范圍，制定詳實(shí)可靠的工作標(biāo)準(zhǔn)；要盡量?jī)?yōu)化接收征集工作程序，明確重點(diǎn)、解決疑點(diǎn)、理順難點(diǎn)；要優(yōu)化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細(xì)化和量化，使煙草檔案信息及時(shí)有效地傳遞煙草行業(yè)部門，為理順煙草行業(yè)管理服務(wù)。三是要主動(dòng)出擊，打破傳統(tǒng)靜態(tài)檔案管理系統(tǒng)，搭建后續(xù)有序的動(dòng)態(tài)管理體系。這要求煙草行業(yè)檔案管理人員要會(huì)思考善于學(xué)習(xí)做到融會(huì)貫通，積極捕捉新的相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)檔案實(shí)時(shí)報(bào)送環(huán)節(jié)，適時(shí)地不定期地補(bǔ)充煙草行業(yè)的檔案資料，持續(xù)完善的打通檔案資料的輸入環(huán)節(jié)，探索出重大活動(dòng)檔案過程化管理的方式方法。

3.3 創(chuàng)新檔案服務(wù)平臺(tái)，從“人工管理”向“智能化管理”的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)最大的意義不在于數(shù)據(jù)本身，而是隱藏在數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，檔案管理人員要善于把握檔案工作新規(guī)律，提升分析和挖掘檔案價(jià)值的能力。大數(shù)據(jù)的核心應(yīng)用之一就是預(yù)測(cè)，而預(yù)測(cè)依賴于歷史數(shù)據(jù)的積累和挖掘。這就對(duì)檔案的海量存儲(chǔ)和知識(shí)挖掘提出了更高的要求。

一方面要建立起檔案數(shù)字化資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，要不斷完善各種檔案管理硬件設(shè)備，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、光盤技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛地應(yīng)用于檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和快速流通，提高工作效率，降低管理成本。另一方面要善于分析和挖掘煙草行業(yè)內(nèi)部檔案價(jià)值，為現(xiàn)實(shí)工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用，有些情況下甚至起到關(guān)鍵性或決定性的作用，這要求煙草行業(yè)管理人員要學(xué)會(huì)并熟練運(yùn)用檔案特有的功能，采用批量數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，借助于深度學(xué)習(xí)、知識(shí)計(jì)算和可視化等大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”。一是要按服務(wù)對(duì)象，積極建立搜索模型，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過云計(jì)算，從海量的檔案數(shù)據(jù)中自動(dòng)搜索隱藏于其中有著特殊關(guān)系性的信息，并把隱沒在一大批看來雜亂無章的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中、萃取和提煉，讓挖掘和分析出來的檔案信息更好地被利用，甚至主動(dòng)根據(jù)利用者的需求，包括檔案調(diào)卷數(shù)量、檔案利用次數(shù)、復(fù)制檔案數(shù)量、制發(fā)檔案證明數(shù)量等進(jìn)行深度挖掘，建立各種數(shù)據(jù)模型，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，提供各種分析數(shù)據(jù)。二是在檔案利用方面，對(duì)檔案利用登記數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行深度挖掘，分別選取不同方面數(shù)據(jù)進(jìn)行建模，可以得出不同檔案利用形式的變化趨勢(shì)，從而對(duì)檔案利用趨勢(shì)進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，對(duì)利用頻率高的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，既可以提高檔案利用效率，又可以起到保護(hù)檔案原件的作用。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，煙草行業(yè)只有做到與時(shí)俱進(jìn)，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，才能為煙草行業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)決策依據(jù)。通過檔案管理信息化，企業(yè)檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲(chǔ)和充分共享利用，使得檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限得到全安控制、檔案利用方式更加簡(jiǎn)單方便，創(chuàng)建信數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的、被動(dòng)的人工管理向現(xiàn)代的智能化、科學(xué)化、智能化管理的跨越，從整體上提升了煙草行業(yè)信息化。

4 結(jié)束語

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息技術(shù)的推陳出新，對(duì)企業(yè)檔案信息資源管理工作既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。我們需要在歷史前進(jìn)的邏輯中前進(jìn)，在時(shí)代發(fā)展的潮流中發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代，“數(shù)據(jù)”起到舉足輕重的作用，帶來了檔案管理新的要求，只有探索新趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變工作模式，樹立服務(wù)本位的理念，才能實(shí)現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下煙草行業(yè)檔案管理的完美轉(zhuǎn)型，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理由“收集保管”向“信息服務(wù)”的跨越式發(fā)展。

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[5]中國(guó)人民共和國(guó)檔案法

作者簡(jiǎn)介

王琳，女，畢業(yè)于江漢大學(xué)，獲文學(xué)學(xué)士學(xué)位，2007年進(jìn)入黃鶴樓科技園（集團(tuán)）有限公司，現(xiàn)任黃鶴樓科技園（集團(tuán)）有限公司檔案管理員。