信息化時代下的檔案電子化探析

肖鍵敏

摘 要：隨著科學技術的發展，我們所處的信息化時代，決定了檔案管理工作也正在向電子化、網絡化方面邁進。信息技術為檔案管理提供了便利，也帶來了一定的困難和挑戰。本文將從學校的角度出發，解析學校檔案管理在網絡環境下存在的問題，探討OCR技術如何有效加速實現紙質文檔電子化，思考學校檔案的電子化管理的方法，從而提高學校檔案的利用率，讓學校檔案資料發揮其應有的作用。

關鍵詞：檔案信息；電子化；OCR技術

1 檔案信息電子化基本現狀

1）缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，使現代化設備不能盡其用，檔案部門各自開發的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進程。

2）標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于多種原因，目前檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。

3）檔案信息管理人員素質尚需提高。實現檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2 檔案信息化建設的風險識別

檔案信息化在給人們帶來方便快捷的同時，也給人們帶來了不少擔憂：1）信息安全問題，2）知識產權問題。這些問題的產生，在一定程度上阻礙了檔案信息化工作的順利進展。目前，用于解決上述問題的對策除了技術以外，也有很多學者呼吁應盡快出臺關于檔案信息化的法規、政策和標準。但問題是，技術本身就是一把雙刃劍。問題主要不在于技術，而在于人性。我們看到，復制技術既可用于信息共享，也可用于侵犯他人知識產權；過濾技術既可用于自律，也可用于搜集他人的隱私信息；加密技術既可用于信息安全防范，也可被恐怖分子和極端民族主義分子用于秘密通信，從事破壞和顛覆國家政權的犯罪活動。

1）數字檔案信息對計算機設備的依賴性。數字檔案信息從傳輸、存儲到顯示都是通過計算機實現的，計算機是生成數字檔案信息的前提和基礎，離開了計算機的軟硬件條件，人工不可能將數字檔案信息存儲到存儲介質上，也不可能識別存儲在存儲介質上的數字檔案信息。因此數字檔案信息對計算機及其相關設備具有絕對的依賴性。

2）數字檔案信息的不安全性。除了數字檔案信息對計算機設備的極強依賴性之外，處在系統網絡中的數字檔案信息表現出的不安全性十分明顯。網絡安全的薄弱性是不可忽視的。計算機網絡系統并不安全，有時會出現某些隱患，從而使數字檔案信息化為烏有。另外計算機病毒的威脅、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成數字檔案信息丟失的問題，帶來難以估量的損失。這些都意味著確保數字檔案信息的保密性、完整性、真實性和可用性極富挑戰意義。

3）數字檔案信息對標準的依賴性。在數字檔案信息的形成與管理中使用標準，有助于數字檔案信息在存取與保存時的完整性。標準的使用不僅有利于數字檔案信息的科學管理，同時，遵守與使用標準還便于數字檔案信息隨技術的發展在新、舊數字平臺間轉換，這將直接降低保存數字檔案信息的費用。因為，隨著技術的發展，數字檔案信息在新、舊數字平臺間的轉換是通過不同的標準與規范進行的，如果數字檔案信息按標準進行管理，就會降低數據格式變換的頻率。格式變換、數據遷移的頻率降低，所需的費用自然就降低了。

同時，數字檔案信息還存在數據的巨大性、存儲格式的多樣性等特點。

3 OCR技術有效加速實現紙質文檔電子化

偶然在網上找了一篇實用文檔，想要復制保存下來，結果卻發現網頁進行了限制，面對密密麻麻的文字信息，難道要一個字一個字的敲上去嗎？如果沒有OCR，大概會有不少人這么干。

OCR是一種將圖像中的文字轉換成可編輯的文本格式的技術，簡單來說，將你無法復制保存的文檔拍下來，通過文檔識別軟件進行識別，獲得可編輯可保存的電子文檔。

3.1 OCR技術有效加速實現紙質文檔電子化

云脈文檔識別內置成熟的OCR技術，加速實現紙質文檔電子化。相比一個字一個字的錄入，這種批量識別存儲的方法不僅提高了紙質文件信息電子化速度，更是提高了檔案錄入的準確性。

紙質文檔管理系統的投入，不僅可以優化電子化工作流程提升員工工作效率，更有效減少電子化過程中所造成的人力、物力的浪費。

3.2 紙質文檔管理助力檔案資源價值發揮

建立電子檔案乃大勢所趨，不說當代信息依托互聯網傳播，就從信息保存角度來講，和書柜、紙箱之類的存儲容器相比，云盤存儲更現代也更安全。

紙質文件受存儲媒介和存儲環境影響，容易出現蛀蟲、焚毀、損壞、字跡模糊等問題，收發不易，保存困難，查閱更是不便，文檔利用率低，根本無法充分發揮檔案資源應有的價值。

云脈紙質文檔管理系統可以將識別文件和識別結果保存在云端，同時內置關鍵字檢索功能，用戶可以通過文件名、關鍵字、日期等方式快速查詢到相關文件，相比較起在扎堆的文件堆里找一份資料，現代化式的檢索方法更得年輕一代的認可。

3.3 及時更新文件動態設置權限安全分享

文檔電子化為了更好地實現信息存儲和利用。在云脈紙質文檔管理系統中檢索到的文件可以通過在線傳送、設置瀏覽權限等方式進行分享。傳統的紙質檔案更新不便，不能及時反映當前情況，而通過建設數字化檔案，能夠快速及時地更新檔案資料，讓相關人員隨時了解動態。

目前云脈紙質文檔管理系統被廣泛應用于企事業單位大量紙質材料的電子化管理，如檔案局、圖書館、政府機構、金融保險等領域。為現代無紙化辦公提供高效服務，推進文件信息電子化。

4 解決好電子文件歸檔工作才能真正實現檔案電子化

電子文件歸檔方式和途徑的選擇。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

5 結束語

隨著電子網絡技術的不斷發展，學校檔案電子化管理必將產生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強自身業務學習，與時俱進，在應用中發現問題，在思考中解決問題，將學校檔案電子化管理推向新的高度。

參考文獻

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