城建檔案管理數字化建設問題

李傳華

摘 要：隨著科學技術的不斷進步和發展，城建檔案管理數字化建設開始普及，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的效率，同時也能推動社會的進步。在城建檔案管理的過程中，為了讓城建管理工作更加規范和系統，有必要將數字化信息技術融入檔案管理工作中，讓檔案管理與數字化建設實現有機結合，從而更好地服務社會，滿足城建的需求。

關鍵詞：城建檔案；管理；數字化

城建檔案是伴隨城市建設與發展而產生的，記載歷史的變遷，反映城市的容貌，并且作為城市建設與發展的基石為其提供十分重要的支撐作用。由于信息技術的快速更新，時代環境的不斷變化，城市建設與管理也日益信息化、數字化。因此，城建檔案管理領域需要不斷地完善檔案管理模式，更新檔案管理理念，逐步實現管理數字化，以更好地適應技術、環境的改變，達成檔案利用和開發的目標，切實為城市建設與發展提供支持服務。

1 檔案管理數字化建設面臨的問題

1.1 存檔方式落后

雖然我國城建檔案管理正在進一步加強數字化信息管理的應用，但是仍有很多地方沒有得到普及。根據當前的收錄狀況來看，還是有很多有待改善的不足之處，特別是一些極其落后的地方對檔案管理數字化建設的認識還遠遠不夠，仍舊在使用紙質方式對城建檔案進行收錄，不但浪費了資源也消耗了大量的人力。因此需要城建檔案管理建設的工作者引進數字化信息管理方式，早日適應現代化的信息管理方式。

1.2 檔案利用率較低

城建檔案管理數字化建設的主要目的是便于城市居民更好地利用先進的技術來獲取信息資源，同時也為城市建設提供更佳號的服務。隨著時代的進步和發展，對于城建檔案管理建設的需求也越來越大，但就目前現狀來看，我國大部分地區城建檔案的利用效率普遍較低，尤其是現代數字化信息管理的普及還不到位，仍需多加宣傳以提升居民對城建檔案管理數字化建設的認識。

1.3 撥款資金不足

城建檔案管理數字化建設存在的一個突出問題就是資金不足。目前，資金主要來自政府的財政撥款，但不同地區的撥款政策也略有不同，就當前狀況分析，大部分地區檔案館的撥款資金都嚴重不足。同時，城建檔案管理數字化建設并不是一個小工程，其對硬件設施的要求還是很高的，數字化信息管理必須有計算機和其他科技輔助設備支持，只有這些硬件設施足夠齊全，檔案管理工作才能順利開展。但是現在大部分地區投入的計算機數量遠遠不夠，還不能滿足城建檔案數字化建設的需求，這就需要政府給予足夠的資金支持。

2 城建檔案管理數字化建設要點

2.1 完善基礎設施，開發管理系統

城建檔案管理數字化需要依靠硬件設施與軟件系統的支撐。完善基礎設施，根據實際檔案工作需要，購置數字化設施設備，逐漸用智能硬件設施替代傳統重復單一的人工工作，例如用折圖機代替人工折圖，不僅可以提高工作效率，節省人力資源，還可以促進城建檔案管理數字化建設。同時開發多功能管理應用系統，豐富管理應用系統功能，在現有的檔案錄入、檢索、查詢、統計等基本功能基礎上，結合大數據和物聯網等新興數字信息技術的特征，利用RFID射頻識別技術，定位檔案實況，及時監測及調控檔案存放條件指標，尤其是溫度、濕度等關鍵指標，拓展開發和利用的深度，將被動的服務模式轉變為主動的服務模式，探索更加智能的數字化管理和服務方式。

2.2 提高標準化程度

不同地區的檔案館往往采用自行定制開發的軟件管理系統，這些管理系統之間并無統一的設計標準及接口，系統之間一般難以兼容。顯然，制定軟件管理系統的統一標準能夠大力促進城建檔案電子化的發展，尤其是能加強不同地區電子檔案的橫向聯系，使城建檔案數字化建設具備網絡化的特點。實際上，制定統一的軟件標準并不是指只能使用某一套軟件系統，而是制定統一軟件系統的框架標準以及接口標準，在這個框架標準及接口下，各檔案管理單位可以結合當地實際在管理系統中制定個性化的需求。

2.3 數字化管理模式推廣

隨著科技發展和社會進步，城建檔案數字化管理工作是適應信息化時代發展的必然要求，對于城市建設來說也是必然的發展趨勢。在城建檔案數字化管理中應該突出數字化建設的現實意義，并在檔案建設中加大對數字化技術與科學技術的投入力度，在檔案管理中積極采用數字化管理理念和管理模式，充分發揮城建檔案管理部門的職責，激發每一個檔案管理人員的工作意識，推動數字化檔案管理工作的發展與進步，對城市建設與發展提供科技支持和豐富的信息資料支撐。由于城建檔案管理部門是一種特殊的部門，集中了社會各項資源，因此在檔案建設中應該對數字化檔案管理工作予以重視，每名管理人員應充分意識到自身的職責，不斷提高自身的專業水平和綜合素質，提高檔案管理效率與質量，同時建設檔案管理服務平臺，分別建設內部與外部數據庫服務系統，其中外部數據庫供社會公眾公開查閱，而內部資料則不便對外開放。在建設過程中應建設統一的門戶，從而促進資源共享。在內部應建設資源利用平臺，便于內部資料查找，并對相關資料進行加密處理，防止出現資料泄露的現象，同時定期對資料進行備份，避免因系統不穩定導致資料丟失。

2.4 城建檔案數字化設備選擇問題

選擇適合的數字化設備首先要對檔案數字化中的卷宗進行統計分析，通過判斷檔案新舊程度來決定數字化設備的選擇。如：采用什么樣的掃描儀，是高速掃描儀還是平板掃描儀？高速掃描儀相對來說，效率高、速度快，掃描的圖片質量好，適合用于近幾年的、紙張質量好、大小規范的檔案；而對那些大小不一，紙張厚薄不一的檔案則采用平板掃描儀為好。合理地選擇數字化設備，發揮設備的優勢，節約成本，加大效率，才能使檔案數字化做到“磨刀不誤砍柴功”。

2.5 強化信息意識，培養技術人才

盡管城建檔案數字化已經較為普遍了，很多地方的城建檔案都開始以電子檔案的形式保管，以之作為紙質檔案的補充，但是要建設數字化城建檔案館不應止步于形式上的數字化，需要把檔案視為信息資源，增強信息意識，樹立信息理念，注重利用數字信息技術對檔案信息進行充分的挖掘與開發，讓城建檔案釋放更大的價值。另外，信息技術更新快且掌握起來比較有難度，要適應信息技術的發展，加快城建檔案管理數字化進程，對城建檔案管理人員的要求也相對較高，需要組織培養一批技術專業人才，定期進行專業技術培訓與教育，及時跟進新的信息技術和設施設備，為城建檔案管理數字化提供人才保障。

2.6 優化館藏結構，豐富數字資源

一方面，需要優化館藏結構，擴大城建檔案收集范圍，在雙向歸檔的基礎上，不僅要逐步實現紙質檔案數字化工作，還應將檔案收集工作由紙質檔案范疇擴大至紙質、電子檔案同步收集，豐富電子檔案的來源和構成。另一方面，需要豐富數字資源，在城建檔案存檔形式上，不應局限于圖和文的檔案形式，還要重視視頻、音頻等其他多媒體檔案形式，豐富館藏數字資源，多角度、多方面地記錄建設工程的實際情況，多維度、全方位地呈現城市建設的變化進程。

3 結束語

總而言之，城建檔案管理數字化建設是當今社會的必然趨勢，對社會的進步和發展具有不可估量的作用，希望我國能夠早日將數字化管理理念應用到各個地方，讓人們享受到先進技術提供的便捷服務。

參考文獻

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