提升保障性住房檔案信息化水平的建議
——以漳州市為例

沈亞端

（漳州市保障性住房管理中心，福建 漳州 363000）

住房保障檔案，一般是指在保障性住房管理工作中獲得的價值可證數據。 如文本、表格、圖像、音頻和視頻等，主要包含其房源檔案以及保障對象的檔案信息內容等[1]。 近年來，在各級政府的共同努力下，保障性住房建設不斷加強，規模逐漸擴大，百姓獲得感逐步增強。 在這樣的背景下，巧妙地運用信息技術管理住房保障檔案，推動住房保障檔案規范化、科學化、高效化管理，具有十分重要的意義。

一、提升保障性住房檔案管理信息化水平的重要性

習近平總書記在中國共產黨第十九次全國代表大會上提出：要加快建立多利益相關者供應、多渠道提供保障、租購并舉發力的住房制度，使全體人民都能生活在其中。 未來，政府在住房保障上的投入將進一步加大，其體系將主要包括經濟適用房、公共租賃住房和廉租住房，生活配套將逐步改善，規模將繼續擴大。 可以預見，未來的住房保障檔案將在一段時間內爆發性增多。 傳統的檔案以紙質為主，這種管理模式將無法滿足當前及今后檔案信息劇增的需求。 因此，提升檔案管理信息化水平，對進一步做好保障性住房工作尤為重要。

（一）住房保障檔案信息化，符合檔案隨變性特征

人的收入、工作等信息是動態變化的，住房保障對象也是如此，檔案管理顯著特征之一就是動態性。 涉及民生領域的檔案必須具有高度完整性。 為更加有效地加強監督，住房保障管理監督機構需要定期對相關人員的各項狀況進行年度審查，更新相應的住房檔案。 與此同時，隨著經濟條件的不斷提高，我國保障性住房申請標準變化速度也比較快，保障房的形式和機制持續完善。 因此，隨變性特征讓檔案信息管理面臨更嚴峻的考驗。 加快住房保障檔案信息化，已經是迫在眉睫的任務。

（二）住房保障檔案信息化，符合檔案的相關性特征

在保障性住房檔案管理實踐中，會出現一些情況，比如一起建造的保障住房里，有多套房屋共用保障者的信息資料；相同的一個保障對象，他的信息資料可能出現在多套保障住房檔案里，這就是相關性特征。 為了確保信息準確、公平公正，避免重復申請，就需要對這些檔案進行相關性篩選，而電子信息技術無疑是最簡便、準確和高效的方法。 加快住房保障檔案信息化水平，可以提高管理的效率。

（三）住房保障檔案信息化，符合檔案的實用性特征

保障性住房工作中，檔案數據是制定準入條件、審查資格條件、制定退出機制必不可少的。 特別是當經濟適用房的產權關系進行變更時，更是必須以原始檔案為重要副證。 保障住房檔案需要經常調閱進行核對信息，如果是紙質版本的材料，就很容易出現部分紙張在查閱重新歸檔后亂碼的現象，甚至是丟失部分頁碼，而且由于頻繁翻閱，紙質會不同程度地留下痕跡甚至是破損，影響了檔案的完整性。如果能夠進行信息化管理，那么檔案查閱等工作可以在電腦上完成，不但效率更高，且更具有可持續性和科學性。

（四）住房保障檔案信息化，符合檔案的雙軌性特征

住房保障工作十分復雜，每換屆一次都可能留下信息，需要加以整理成完成的檔案。 我國實行住房保障檔案雙軌制管理模式，也就要求每個保障住房既有紙質檔案，還要有配套的電子版檔案[2]。 實現信息化，可以通過電子版檔案，快速處理申請材料，快速分配廉租房，并自動統計分析當前保障住房的使用情況，不僅使數據管理更加安全，而且能夠提高報表生產速度，提高管理效率。

綜上所述，必須抓緊推進住房保障檔案管理信息化，這是新時代住房保障管理的需要，也是由檔案管理的新形勢所決定的。

二、當前漳州保障性住房檔案管理信息化存在的主要問題

十八大以來，福建省漳州市十分重視民生領域的投入，加大保障性住房安居工程建設，著力解決城市中低收入家庭住房困難問題。 截至目前，漳州市歷年來共開工建設各類保障性安居工程項目167 616套，其中：已竣工127 975 套，基本完工或真正在建設的有39 641 套。此外，漳州市在《關于漳州市2019年住房保障目標的通知》中指出，2019 年將新建15 130 套、棚戶區改造3 557 套。 隨著漳州市保障性住房建設快馬加鞭，相應的檔案也不斷增加。 漳州市按照“一戶一檔”“一套一檔”的原則，整理歸檔了住房保障檔案，數量數以十萬計。 可見，漳州市保障性住房檔案數量基數大、新增快，急需推進信息化管理工作。 通過調查，發現漳州市保障性住房檔案管理主要存在以下幾個方面問題。

（一）檔案管理信息化水平不高

保障性住房的辦理業務涉及較多政府部門，業務復雜，其相關業務與多個職能部門交叉，特別是在審核住房保障業務中，縣（市、區）保障部門和街道等按照各自職能進行審核時都需要查閱紙質材料。 這種多部門線下審核做法影響檔案管理信息化進程，以致可能導致材料遺失[3]，一定程度地影響全市檔案管理的整體共享和工作效率。 檔案數字化是實現檔案信息化的基礎性工作，漳州保障性住房大量的檔案基本采用傳統管理方式以紙質檔案為主，在平時運用中只能進行簡單查詢，總體上信息化、數字化程度偏低。 據調查了解，目前漳州尚未全面推行電子檔案管理，缺乏運用科學系統的軟件管理系統，比如對全市167 616 套住房信息，沒能利用信息化水平分門別類系統化管理，檔案編輯實體為主，數據庫信息檢索困難，科學統計分析存在難度。

（二）檔案管理信息化投入有限

有的縣（市、區）認識不夠，沒能充分重視保障性住房規范化、科學化管理，存在重建設、輕管理的現象，檔案管理制度相對落后，缺乏運用當前先進管理方法予以進一步規范。一些部門甚至仍采用手工收集和管理的方法進行管理[4]，舍不得投入信息化建設，沒有充分利用先進信息化技術，檔案管理相對較為隨意，以致信息保存不完整，較大程度地導致了保障性住房信息的流失。 目前，漳州對市本級保障性住房檔案管理資金投入極少，尚未搭建全市保障性住房檔案管理線上綜合系統，沒有建立專門的檔案管理室，一定程度存在檔案信息管理跟不上住房建設進度的不匹配問題。

（三）檔案資源較為分散

檔案信息化發展不僅要讓傳統檔案轉化為電子化文檔，更要在資源整合方面下功夫，通過計算機技術讓檔案信息成為可利用、可開發、可共享的游資資源。 目前，我市保障性住房檔案的利用需求已經呈現跨地域、跨行業的特點，檔案編研方面對檔案專題信息的檢索、收集有更高的要求。 目前，漳州市經濟適用房檔案系統起步較晚，在監督方面比較匱乏，檔案信息整合差，這兩個要求都無法滿足。 據調查了解，當前市直相關部門保障性住房信息沒有徹底打通，市、縣保障性住房信息基本各自為陣、各成系統，相關保障部門基本依賴人力錄入檔案信息，缺乏樞紐構建、整合資源，以致出現保障性住房信息不對稱的現象。

（四）檔案管理人員素質相對不高

檔案管理信息化工作需要專業復合型檔案管理人才，亟需有扎實的檔案管理技能和辦公系統的熟練運用技術。 但由于漳州市目前檔案管理人才流轉速度快，檔案管理人才從業意愿不強，特別是信息化運用意識薄弱，導致現有保障性住房檔案管理人員整體素質水平參差不齊，一定程度影響了保障性住房檔案管理的工作進度。 當前，漳州大部分保障性部門沒有安排專人專職管理保障性住房檔案，計算機專業專職人員寥寥無幾，大多身兼多職；同時，檔案管理人員大多年齡偏大，文化水平相對不高，基本停留在簡單化計算機信息錄入，不利于全市檔案信息化工作的高質量管理。

三、提升保障性住房檔案信息化水平的建議

安得廣廈千萬間，大庇天下寒士俱歡顏。 住房保障對社會保障體系構建至關重要，關系到數億人的生活質量。 要多措并舉，加快實現保障住房檔案的信息化，從而實現保障住房的合理分配，優化分配流程，做到公平、公正、公開、便捷，不斷適應新時代新要求。

（一）優化流程，加速檔案數據處理速度

對數據的處理能力，是檔案信息化的重要標志。 要實現信息化，就要注重優化檔案數據的處理流程。 要把紙質的檔案信息通過信息技術轉化為電子文檔、圖像等信息，再將電子化的資料上傳到單位的數據庫里，以供相關業務科室的人員調閱查詢和處理。 形成數據庫后，要把它和條目信息數據進行處理，形成檔案完整的數據庫，并建立標準科學的流程，有效地對相關數據進行管理，不斷優化管理流程，確保有效管理住房保障檔案，提高檔案信息化的水平。

（二）采購軟件，打造檔案數字化平臺

針對漳州地方住房保障機構的特點，通過招標聘請開發專用的先進信息化檔案管理軟件，進一步實現住房保障檔案管理的數字化處理。 在具體操作中，可以利用掃描儀來對住房保障紙質檔案進行數字化處理，同時利用軟件來對音頻視頻檔案進行處理，將其轉換成數字信息。 利用數字化系統的優點，簡化相關的管理流程，建立居民保障性住房的電子檔案活動，進一步減少居民在進行審核的過程中的走動時間，有效地提高檔案審核的工作效率[5]。

（三）建立系統，實現高效動態管理

要想改變住房保障檔案低信息化的現狀，有必要在財政上加大資金投入，打造完善的信息化管理系統。 該系統要把住房建設、條件審核、維護管理等作為核心，解決檔案管理的“痛點”。 要盡快開發政府辦公信息化系統，發揮互聯網靈活便捷的優勢，把各縣（市、區）都納入到該系統中來，實現信息共享，也方便群眾網上提出申請，方便有關部門進行審計和宣傳。 同時，要對各住房保障業務崗位職能進行重新設置，重點發揮檔案在查詢、統計、分析等方面的作用，實現快辦快處，做到高效化、標準化、動態化管理。要運用互聯網空間上的優勢，打破空間限制，進行在線培訓、在線審核等，深入推動探索檔案管理的新模式。 此外，還要加強保密宣傳，提高工作人員保密意識，加固系統的防火墻，建立定時巡查機制，及時發現系統病毒和隱患，嚴防死守，確保不發生泄密事故。

（四）提高素質，打造優秀管理隊伍。

為了能夠適應信息化后的工作，要對檔案專業管理人員進行全面技能業務培訓，包括熟練使用計算機辦公軟件、使用檔案管理專用軟件，尤其是要熟悉檔案管理軟件錄入、查閱、統計等常用功能，確保信息化落實到工作中，效果體現在業務上。 作為檔案管理人員，要增強創新意識，緊跟信息化潮流，加大信息化投入，在工作中巧用檔案管理軟件，不斷提高自身的業務水平。

保障性住房檔案是重要的檔案，是民生財富，更涉及群眾的利益，必須得到妥善保管和使用。 實現保障性住房檔案信息化是今后發展的趨勢，也是一項緊迫性的工作任務，只有真正地實現檔案管理信息化，才能加快實現住房保障檔案信息共享，確保提升住房保障檔案利用率和安全性，切實給人民群眾帶來真正的福祉。