探討大數據背景下事業單位檔案管理的創新策略

金雷

摘 要：隨著大數據時代的到來，對于我國各行各業產生了深遠的影響。基于此社會背景下，事業單位作為服務于人民的公益性單位，將大數據信息技術與事業單位檔案的管理有效結合，可以有效提高事業單位檔案管理的效率，從而促使事業單位職能發揮到最大效益，使其更好的服務于人民。故此，本文將進一步的探討大數據背景下事業單位檔案管理的創新策略。

關鍵詞：大數據；事業單位；檔案管理

檔案管理關系著事業單位的發展以及事業單位職員的調用，因此在大數據背景下的檔案管理要將傳統的檔案管理方式與現代的信息技術有效結合。面對檔案管理中所出現的問題，提出有效的策略，從而促進檔案管理的電子化、信息化發展。

1 大數據背景下事業單位檔案管理的中存在的問題

1.1 事業單位領導沒有充分重視檔案管理

檔案管理工作關系到一個單位人才的選拔與調用以及事業單位的發展進程，但是許多單位的領導沒有充分認識到檔案管理的重要性。對于事業單位的檔案管理認識任然停留在表層，認為檔案管理就是對個人檔案以及其它檔案進行整理與保存，工作任務很輕，并沒有引進專業的人才對事業單位進行檔案管理。可以看到在許多事業單位的檔案管理中，檔案管理員是從其他崗位上調任或者兼職的，年齡也比較偏大。這也就進一步導致事業單位檔案電子化進程緩慢，無法有效提高事業單位檔案管理的效率[1]。

1.2 事業單位的檔案管理缺乏統籌規劃

目前在各個事業單位的檔案管理研究可以發現，許多單位對于檔案管理缺乏一定的統籌規劃能力。在事業檔案電子化的過程中可以發現，檔案整理與采集缺乏統一標準，事業單位職員的原始紙質個人檔案存在著不規范的現象，部分事業單位的職員在人事檔案的填寫上填寫的內容不一致[2]。尤其在檔案填寫過程中，事業單位職員的出生日期、工作時間、學位學歷、黨齡以及培訓經歷沒有嚴格按照統一的標準進行填寫。在以人力為主的紙質檔案管理時期，信息采集與管理存在著一些漏洞很容易被一些不法人員利用，對個人檔案進行涂改造假。可以說信息采集的不規范、缺乏統一的標準，缺乏統籌規劃的檔案管理，進一步阻礙了大數據背景下檔案管理電子化、信息化的

進程。

1.3 事業單位檔案管理缺乏專業的人才

由于事業單位檔案管理在事業單位管理中長期得不到重視，從而進一步導致檔案管理專業人才的缺乏。事業單位的檔案管理不僅僅是日常檔案的建立、調取、保管、信息的采集這么簡單，對于檔案管理后續的總結、分析與監管也是檔案管理的重要內容。事業單位中的人事檔案記錄了事業單位人員的個人信息，具有一定的機密性，如果沒有對檔案進行妥善的保管很容易造成檔案的泄密。可以說在事業單位的檔案管理工作是十分重要的，只有不斷提高自身的業務水平與思想覺悟，才能夠進一步的確保事業單位檔案管理的有效開展[3]。

2 大數據背景下事業單位檔案管理的創新策略

事業單位的檔案管理關系著整個事業單位能否高效的運轉，基于大數據背景下的事業單位檔案管理中所面臨的問題，要從加強單位領導的重視、檔案的統籌管理以及建立專業的檔案管理制度三個方面進行管理，從而進一步提高事業單位檔案管理效率。

2.1 依托大數據時代，采用現代化的管理方式

基于大數據背景下，事業單位的檔案管理也應該采取現代化的管理手段，提高整個事業單位的檔案效率。事業單位檔案現代化管理方式是指依托于大數據以及云平臺，以電子信息技術為基礎，從而進一步建立電子檔案信息數據庫，并有效結合傳統的管理方式，核實事業單位職工檔案的個人信息，并將紙質檔案的信息錄入數據庫中，對于其中具有重要意義的文字信息檔案通過電子掃描的方式錄入數據庫中，進一步的減少紙質檔案由于長時期的翻閱所造成的耗損。將電子檔案與紙質檔案統一進行管理的同時要注意檔案的機密性，要求事業單位職員在進行檔案調閱時嚴格遵守事業單位檔案保密制度，同時要設置事業單位職員查看檔案的權限，從而進一步確保檔案內容不被泄密。運用現代化的管理方式，可以有效促進檔案的保管，便于檔案的查詢。

2.2 建立專業的檔案管理團隊

作為事業單位的檔案管理人員，在大數據背景下進行檔案管理工作時，要擁有專業的業務水平與較高的思想覺悟。在面對外界的誘惑時，能夠堅守自己的政治信仰，保障事業單位檔案的安全。同時在面對新的檔案管理形式，要改變自身傳統的工作方式，積極學習現代化的信息技術與檔案管理軟件的使用。檔案管理人員在工作時要積極的拓展自身的工作內容，從傳統的建檔、查檔、調檔到對檔案信息采集的監督、分析、電子化，從而進一步的完成檔檔案由紙質到電子化的進程。在大數據背景下的事業單位檔案管理要堅守政治信仰、提高業務水平，建立一支專業的檔案管理團隊，從而提高事業單位檔案管理的效率[4]。

2.3 完善檔案信息的審核與采集制度

將事業單位檔案數據化首先要確保檔案的真實性，這就需要建立統一的采集制度。人事檔案作為事業單位檔案的重要內容，確保人事檔案的真實性才能進一步的保障事業單位用人的可靠性。可以看到人事檔案造價的新聞并不少見，一些事業單位的職員為了延遲退休與個人升遷，對個人的工作經歷以及出生日期進行造假[5]。檔案能夠造假成功很大一部分原因是因為檔案信息的審核機制沒有到位，部分檔案管理人員沒有按照國家的有關規定進行檔案管理、違規操作。我黨在十八大會議上做出了“從嚴治黨”的重要部署，進一步要求事業單位檔案管理人員遵守國家的法律法規，加強對檔案的信息審查，面對檔案造價的情況及時上報有關的到，敢于擔負責任，肅清檔案管理隊伍。

2.4 加強事業單位領導重視，加大檔案管理投入

基于大數據背景下的檔案電子化、信息化管理必須依托于一定的物質基礎。因此必須加強事業單位領導對檔案管理的重視，為檔案管理提供足夠的資金，成立專門的檔案管理室，并注意檔案管理室的防火設計，并為檔案管理部門采購高配置的電腦，購買檔案管理軟件。同時對檔案管理人員進行一定的技術培訓，提高其業務水平。在日常的管理中要專人專事，禁止其他閑雜人員進入檔案管理室，對于前來借閱的事業單位職員必須出示領導審批手續，在其借閱之前要求其遵守檔案管理的相關法律法規，對于檔案的內容要妥善保管，不可以非法外傳。只有加強事業單位領導的重視，增加對檔案管理上資金的投入，才能夠進一步的促進檔案管理信息化的進程[6]。

3 結語

檔案管理是事業單位管理的重要工作內容，事業單位在進行檔案管理時要順應時代的發展，將大數據時代的信息管理技術與傳統檔案管理方式有效結合，豐富管理內容與管理方式。同時事業單位領導要加強對檔案管理的重視，給予一定資金支持；對于檔案管理人員要加強自身的業務水平與思想覺悟，從而進一步保障基于大數據時代背景下的檔案管理工作有效開展。

參考文獻

[1]呂峰.事業單位檔案管理的質量保障體系建設探析[J].蘭臺世界，2018（4）：61-62.

[2]尤麗.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014（6）：63-65.

[3]農桂山.機關事業單位檔案優化管理的實施策略[J].蘭臺世界，2018（4）：63-64.

[4]周菲.淺析事業單位人事檔案規范化管理的重要性[J].檔案管理，2017（5）：93-94.

[5]孟凡宏.新形勢下事業單位檔案管理的改革研究[J].蘭臺世界，2017（z1）：35.

[6]岳暢.信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新研究[J].蘭臺世界，2017（z1）：148.