移動終端電子文件管理研究初探

楊靜

在移動互聯(lián)網(wǎng)時代，移動終端技術(shù)發(fā)展迅猛，設(shè)備普及率逐步提升，移動終端是當(dāng)前使用范圍最廣且擁有大量電子文件的電子設(shè)備之一。移動終端的信息既是個人的工作與生活記錄，也是社會發(fā)展的見證資料，更是個人與社會重要的信息資源。因此加強移動終端電子文件的收集、歸檔和長期保存研究，推動電子檔案移動應(yīng)用不斷發(fā)展，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1 移動終端電子文件分類

移動終端是指可以在移動中使用的計算機設(shè)備，廣義的講包括手機、筆記本、平板電腦、POS機甚至包括車載電腦。

移動終端電子文件是電子文件的重要組成部分，與普通的電子文件分類方類大致相似。但是基于現(xiàn)代移動終端強大的應(yīng)用功能和獨特的社交屬性，其電子文件的分類也存在一定的特殊性。

從總體上來看，電子文件的分類方式遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）中的定義，可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，此種分類定義同樣適用于移動終端電子文件的分類。

此外，移動終端電子文件的分類依據(jù)還可以考慮到其強大的應(yīng)用功能，按照以下內(nèi)容進行分類：

1.1 應(yīng)用程序安裝包

應(yīng)用程序安裝包是智能移動終端發(fā)揮功能的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代社會智能手機的普及，此類電子文件成為移動終端電子文件中不可或缺的一部分。當(dāng)前主要的智能終端操作系統(tǒng)有Google的Android、微軟的Windows Mobile、Apple的iOS和 RIM的Blackberry OS等。

1.2 社交軟件的即時消息

各類社交平臺功能日趨完善，用戶規(guī)模保持平穩(wěn)增長。社交軟件的即時消息已經(jīng)成為移動終端電子文件的重要組成部分。這些即時消息的內(nèi)容與用戶的日常生活、工作和學(xué)習(xí)等活動息息相關(guān)，是需要加強保存的重要文件。社交軟件的即時消息主要包括文本、音頻、視頻、圖像、網(wǎng)頁文件等多種各種的電子文件。

1.3 生活記錄類

隨著通信技術(shù)和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用功能的強大，以智能手機為首的移動終端已成為日常生活中不可缺少的一部分，大大提升了生活的便捷性和趣味性。以智能手機為例，用戶通過智能手機的拍照和錄像功能記錄下的所見所聞；另外，用戶會通過智能手機記錄下生活中的重要時刻。這些看似隨手拍的瞬時生活記錄，會成為電子文件重要的組成部分。

1.4 移動辦公類

在移動終端上，用戶可以通過記事本、辦公備忘等處理日常公務(wù)，使用日歷信息、行程表來標(biāo)注日常工作行程，利用電子公文的審批或者電子郵件的收發(fā)進行日常工作協(xié)調(diào)溝通。這些電子文件多以文本、圖片等格式儲存在個人移動終端上。

1.5 地圖及定位信息類

隨著GPS系統(tǒng)的不斷發(fā)展和各類地圖軟件的推出，用戶在公交地鐵換乘、駕車導(dǎo)航查詢功能等方面越來越多的用到導(dǎo)航軟件。此類軟件可以幫助使用者進行路線規(guī)劃，擁有完備的地圖功能。因此，大量的地理路線及定位信息在使用過程中逐漸累積并存儲到移動終端中，成為移動終端獨特的電子文件信息。

2 移動終端電子文件管理現(xiàn)狀分析

在我國，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，移動終端設(shè)備大量應(yīng)用于政府公務(wù)活動和公眾日常生活中，但目前來說，涉及到移動終端電子文件的收集、歸檔、存儲、利用等生命周期的管理還未得到實踐與研究領(lǐng)域的充分關(guān)注與探索。

一方面從機構(gòu)角度來看，我國檔案管理部門對移動終端電子文件管理還未從理論和實踐層面進行深層次的探究，基本上處于起步階段。移動終端服務(wù)主要表現(xiàn)在檔案資源的開發(fā)與推送方面，但是在移動終端所形成的海量電子文件的管理領(lǐng)域，由于存在著“是否將這些信息納入文件框架、如何區(qū)分公私邊界、如何確定電子消息的保存價值、如何有效管理這些信息、如何保障信息安全和個人隱私”等議題，雖然得到了重點關(guān)注，但是目前尚未建立基本的管理制度和歸檔機制，缺少深入、成熟的研究。

另一方面從個人角度來看，國內(nèi)用戶對于移動終端的電子文件的管理較為普遍的做法是將電子文件保存到公有云中。以智能手機為例，作為移動終端設(shè)備受硬件條件所限，其本身可以存儲的數(shù)據(jù)量是有限的。隨著存儲量的積累達到一定極限，不僅會影響手機的性能，而且還會造成珍貴數(shù)據(jù)的丟失和損壞。這種情況下用戶通常將手機文件存儲到公有云中，公有云雖然相對來說價格低廉、靈活性強，但是安全性較低。

3 移動終端電子文件管理存在的問題與挑戰(zhàn)

根據(jù)以上對移動終端電子文件管理現(xiàn)狀的分析，總結(jié)當(dāng)前移動終端電子文件管理存在的問題主要包括：

第一、受到移動互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境特性影響，造成文件管理功能不足、文件格式多樣復(fù)雜。

移動設(shè)備、系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)改變了文件形成的背景，因此文件的內(nèi)容、形式也發(fā)生相應(yīng)的變化。例如，便利的互聯(lián)網(wǎng)和設(shè)備令大量低價值的短消息形成，提升了識別高價值的移動設(shè)備文件的難度；再如，海量零散的消息如何建立和維護有機聯(lián)系，需要思考。由此可見，移動互聯(lián)網(wǎng)的復(fù)雜背景為移動終端設(shè)備的電子文件管理帶來了挑戰(zhàn)。

第二，各類移動軟件層出不窮，文件所有權(quán)存在問題。

移動互聯(lián)環(huán)境使得文件的形成與管理環(huán)境發(fā)生變化，尤其是當(dāng)下各類應(yīng)用的主體為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商提供，移動設(shè)備文件的形成、維護、捕獲、遷移和保管都受第三方平臺主體所限，主體是否具有文件管理功能、功能是否完善、信息的所有權(quán)、管理權(quán)以及利用權(quán)如何界定等尚無定論

第三，移動終端形成的大量電子消息靈活性強、技術(shù)更新快，將其作為文件管理面臨諸多挑戰(zhàn)。

電子消息系統(tǒng)文件管理功能如鑒定、捕獲、保存、檢索和利用等功能不完善；電子消息系統(tǒng)、交流設(shè)備的多樣性使文件管理復(fù)雜化；為大量電子消息確定合適保存期限的工作繁雜；不易捕獲完整的信息，信息的權(quán)威性和可獲取性難以確保；依法執(zhí)行文件移交和銷毀、控制個人賬戶或多個賬戶的使用，或?qū)嵭衅渌奈募芾碚叩让媾R挑戰(zhàn)；公眾對電子消息的永久保存性和可獲取性的需求不易實現(xiàn)等。

第四，針對個人層面而言，將移動終端電子文件存儲在公有云上存在安全問題。

公有云作為云計算主要的表現(xiàn)形式，其信息安全越來越被人們所重視。云平臺安全主要針對公有云環(huán)境中本身存在的安全隱患，例如云環(huán)境中數(shù)據(jù)安全、應(yīng)用系統(tǒng)與服務(wù)安全、用戶信息安全等。由于移動終端保存的信息大多數(shù)為個人的工作、生活等信息，與用戶的隱私和安全息息相關(guān)。因此，公有云平臺上的數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)隱私不容忽視。

綜上所述，移動終端電子文件管理是一項非常復(fù)雜的工程，涉及到電子文件的收集、歸檔、存儲和利用的方方面面。希望檔案部門能夠早日建立一套基本的管理制度和歸檔機制，推動移動終端電子文件的資源共享和提高利用。