論人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

史曉華

摘 要：國家經(jīng)濟水平的不斷提高需要眾多機構做堅實的基礎保障，近年來各種新興的高新技術越來越收到歡迎，今天所談是關于人事檔案的管理發(fā)展。在一個企業(yè)中人員問題在是一個企業(yè)的核心力量，一個行業(yè)發(fā)展的關鍵就在于人才的多少，但近年來在社會上，“人才”問題已經(jīng)成為了行業(yè)發(fā)展的重點，但同時也是我國現(xiàn)行的企業(yè)機制中所遇到的阻礙。在事業(yè)單位中人員檔案管理存在很大問題，現(xiàn)象十分混亂，我國的人力資源管理的發(fā)展面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，從各方面都會影響我國經(jīng)濟體制的正常運行。改變這種現(xiàn)狀，建立符合事業(yè)單位自身實際情況的人事檔案管理工作，是當下的重點工作。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；人力資源；改革方案

二十一世紀進入知識經(jīng)濟時代，而人才逐漸成為最重要的資源。由于我國長期以來在事業(yè)創(chuàng)新方面較為落后，對人才管理的制度較為陳舊，對現(xiàn)在人才管理問題上存在疏漏。人事檔案的管理關系到公民的工作經(jīng)歷甚至是未來的社會保障，人事檔案關系到我國公民的切身利益。因此我國人事檔案管理部門應該增強自身的責任感，完善部門內(nèi)部的管理機制和管理模式，貫徹人事檔案信息化并將其應用于實際工作。通過我國人事檔案相關政策的出臺以及相關工作者的努力，我國人事檔案管理工作必定能順利解決當今存在的問題，發(fā)揮人事檔案的作用，為我國人民提供更好的服務。在實際的人事檔案管理過程中還存在著各式各樣的問題影響著事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，事業(yè)單位應該根據(jù)自身的實際情況，不斷創(chuàng)新單位內(nèi)部的人事檔案管理工作，建立完善的人事檔案管理制度，使其在推動單位良性發(fā)展發(fā)面真正發(fā)揮出作用。

1 人事檔案的簡述

1）人事檔案是指一個人在學習生涯、工作、軍隊、科研、文化、宗教信仰等多方面通過個人自愿所做出的能夠證明自身的活動并進行記錄和保存，對其以后的生活和工作產(chǎn)生一定意義的文件、印章、圖像等各種各樣的文字檔案。人事檔案可以分為兩種類型：學生檔案和工作檔案。學生檔案相信每個人都清楚，因為從出生我們第一接觸的就是我們的學生檔案，它是指學生在求學期間的學習狀況和綜合素質(zhì)，以及在大學期間參加的奉獻個人價值的社會志愿活動，是學生結束學業(yè)后參加工作、擇業(yè)就業(yè)等的重要依據(jù)。而人事檔案是跟學生檔案之后的，學生就業(yè)后由單位的人事部篩選和聘用的證明，是個人參與工作及取得成績的證明。個事檔案又叫個人檔案，是對個人一生經(jīng)歷的最真實的記錄，體現(xiàn)了一個人具體的生活工作經(jīng)驗和榮譽，它包括內(nèi)容極廣，個人家庭背景、學歷、政治面貌、畢業(yè)學校、曾獲榮譽、職務、社會關系等方面的具體記錄，是一個人最全面的資料記錄。而且人事檔案已被國家廣泛采用，規(guī)范著每個人的行為，也體現(xiàn)了我國嚴肅的法律效力。

2）在人事改革工作不斷深入的過程中，各行業(yè)人事檔案管理工作需要做出相應地調(diào)整，以此來與時代發(fā)展的新要求相適應，不斷迎接新的挑戰(zhàn)。一個事業(yè)單位，實行人事檔案管理最為主要的目的就是要充分利用人事檔案，為單位發(fā)展提供全面的決策依據(jù)與信息。為了與新的時代背景下人事檔案管理工作的具體要求相適應，需要重視對人力資源的管理與開發(fā)。在單位急需發(fā)展過程當中，一支素質(zhì)高、能力強的高精英人才隊伍是單位發(fā)展面臨的重要問題，需要單位人事管理部門對工作人員的基本工作經(jīng)歷、年齡情況、業(yè)務工作能力、知識結構、學識水平以及政治思想素質(zhì)等方面有一個客觀的了解，這樣才能真正做到人盡其用、知人善用。要想做到這一點，就必須要用到人事檔案。我國自2000年開始，通過深入的人事制度改革，實施工作崗位競聘，各單位陸續(xù)選拔出了一批具有較高的專業(yè)學識水平與業(yè)務工作能力，且具有優(yōu)秀的政治素養(yǎng)和組織領導能力的人才，這批人才陸續(xù)成長為各個部門的骨干力量。在任用這些高素質(zhì)人才的過程當中，人事檔案資料為事業(yè)單位人事部門決策提供了有效且真實的數(shù)據(jù)，為單位領導做出決策提供了強有力的依據(jù)。

2 人事檔案管理面臨的新問題

1）檔案管理權問題。當前國內(nèi)的政治、經(jīng)濟等發(fā)現(xiàn)相對穩(wěn)定，所以一時間內(nèi)宏觀層面不會發(fā)生較大的改變，因此企業(yè)只能順應這一趨勢進行發(fā)展，并不能做出太大的改變。但是我國的事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案存在混亂現(xiàn)象，對人事檔案管理權有“想法”，導致我國的人事管理仍然處于落后地位，甚至出現(xiàn)了“棄檔族”這一負面的群體。我國現(xiàn)在的人事檔案呈分散式管理狀態(tài)，大致為三種形式：檔案管理權歸國家、檔案管理權歸所屬單位、檔案管理權歸個人、檔案管理權流失。其中因社會不斷發(fā)展，人才流動頻率增加，出現(xiàn)了檔隨人走的人事檔案管理模式，這種現(xiàn)象導致了流動人員檔案所屬權混亂，要想找的流動人才的檔案十分困難，因為各個部門互相推脫，使得檔案“遺失”。這中人事檔案管理權所屬問題費財費力，無法滿足時代需要，給國家?guī)砹瞬槐匾膿p失。

2）檔案管理手段問題。我國基本已實施人事檔案管理，但在某些程度上，管理手段存在缺陷導致人事檔案信息不全，甚至資料錯誤。人事處對人事檔案的管理具有絕對性。其中，明確提出的不允許任何人查閱個人資料，這種違背人權的規(guī)定導致了員工很多資料檔案錯誤，使日后的工作受到影響，沒有得到自己應有的榮譽與領導認可，障礙了未來的發(fā)展前途。而且在當時入職是，很有可能資料是多年以前的，跟現(xiàn)在實際情況不符，但是人事處沒有就是做出調(diào)整，不能然領導發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的員工，在很大程度上造成了員工檔案的真實性和可靠性。我國一些人事檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化的管理設備，檔案管理人員專業(yè)水平較低，素養(yǎng)能力不足，對人事檔案管理工作缺乏責任感。一些人員沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓，在計算機上不能靈活運用軟件難以對人事檔案進行管理。人事檔案信息化建設在很多部門內(nèi)已經(jīng)實施，但是由于缺少科學的理論對信息化管理工作進行指導，信息化管理實施和建設的過程中仍然存在很多問題。

3 人事檔案管理面臨的改革路徑

1）加強人事檔案管理隊伍的建設。事業(yè)單位人事檔案管理水平與單位發(fā)展緊密相關，為了單位的發(fā)展需要，因此需要建立一批有組織、有技術、有想法的事業(yè)單位人事檔案管理隊伍。努力提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓和再教育，努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)。人事檔案管理者不斷完善自己，才能促進其工作行為的完善以及工作質(zhì)量的提高，更好的促進事業(yè)單位人力資源管理工作的順利開展。

2）加強技術支持。我國事業(yè)單位急需人才，所以目前各單位人事檔案的數(shù)據(jù)量增長快速，所以在設計檔案管理系統(tǒng)時，需要考慮到未來社會所適用的檔案管理體系，為單位長久考慮。人事檔案管理部門應當制定符合時代需求的制度，利用高科技做好單位的人員資料安全網(wǎng)，建立好檔案防病毒系統(tǒng)以及漏洞檢測系統(tǒng)。另外，還可以建立防火墻技術，以阻擋外部不安全因素對內(nèi)部網(wǎng)絡的影響，減少檔案管理系統(tǒng)中的安全隱患，確保數(shù)據(jù)安全。

4 小結

在信息化時代的背景下，事業(yè)單位的發(fā)展適應了時代的需求，因此對于事業(yè)單位中的人事檔案的引導應放在前列。當下各單位發(fā)展所面臨的人事檔案管理問題突出，企業(yè)必須創(chuàng)新發(fā)展，滿足員工的檔案管理需求，包括待遇和企業(yè)為員工提供的發(fā)展空間等諸多方面，同時國家也應加強關注，積極引進先進的管理理念來帶動我國人事檔案的發(fā)展。

參考文獻

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