水利工程檔案管理中的問(wèn)題與完善對(duì)策分析

胡海暉

摘 要：在水利工程管理工作中，檔案管理屬于較為重要的環(huán)節(jié)，主要因?yàn)樗こ痰臋n案內(nèi)容涉及到工程建設(shè)全過(guò)程的各類(lèi)資料，在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)、施工環(huán)節(jié)、監(jiān)理環(huán)節(jié)以及竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，都起到較為重要的作用，只有做好水利工程檔案管理工作，才能根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際情況開(kāi)展各方面的管理工作，促進(jìn)檔案在水利工程中的合理落實(shí)。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理問(wèn)題；完善對(duì)策

目前在水利工程檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，不能保證管理工作效果，嚴(yán)重影響整體工作的落實(shí)效果。因此，在水利工程各方面管理環(huán)節(jié)中，應(yīng)注重檔案管理工作的貫徹落實(shí)，注意各項(xiàng)事項(xiàng)，遵循科學(xué)化的管理原則，全面提升檔案管理工作水平，為其后續(xù)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

1 水利工程檔案管理重要性分析

在水利工程實(shí)際管理工作中，檔案管理屬于重點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)注設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)、施工以及監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料，只有合理的開(kāi)展檔案管理工作，才能更好的貫徹工程質(zhì)量責(zé)任制度，提升工程質(zhì)量與安全性。且水利工程檔案具有一定的原始憑證作用，在檔案中能夠全面的了解與掌握以往工程資料，明確狀況，做好責(zé)任歸屬的管理工作，預(yù)防質(zhì)量與安全性問(wèn)題。如若在水利工程各項(xiàng)管理工作中忽視了檔案管理任務(wù)，將會(huì)導(dǎo)致檔案資料的內(nèi)容出現(xiàn)不完整或是不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，對(duì)原始憑證的應(yīng)用效果造成影響。所以，在水利工程各項(xiàng)管理工作中，需要樹(shù)立正確觀念，充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，采用正確的措施開(kāi)展檔案管理工作，在每項(xiàng)工程階段都要對(duì)原始資料進(jìn)行合理記錄，保存在檔案中，以便于進(jìn)行管理。

2 水利工程檔案管理問(wèn)題分析

在水利工程檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響管理工作效果，難以保證檔案管理的科學(xué)性與合理性。具體問(wèn)題表現(xiàn)為：

1）缺乏責(zé)任制度。在水利工程檔案管理期間未能建設(shè)完整的責(zé)任制度，缺乏正確觀念。首先，不能保證檔案資料的全面性以及真實(shí)性，沒(méi)有認(rèn)真的對(duì)表格進(jìn)行填寫(xiě)。而在水利工程中存在較多關(guān)于構(gòu)建物建設(shè)的大量信息，需要進(jìn)行檢驗(yàn)，如若檢驗(yàn)期間未能認(rèn)真的對(duì)報(bào)告進(jìn)行填寫(xiě)，或是檔案數(shù)據(jù)雷同，將會(huì)導(dǎo)致檔案信息真實(shí)性受到影響。且一些工作人員在填寫(xiě)檔案的過(guò)程中，很容易會(huì)發(fā)生隨意填寫(xiě)的問(wèn)題，甚至虛假事實(shí)，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺乏依據(jù)性。其次，在對(duì)檔案進(jìn)行保管的過(guò)程中，未能落實(shí)責(zé)任制度，而檔案的數(shù)量很多，內(nèi)容較為繁瑣，經(jīng)手的人員數(shù)量多，如若不能保證管理工作的科學(xué)性，將會(huì)引發(fā)檔案管理工作問(wèn)題，無(wú)法對(duì)整體工作內(nèi)容與形式進(jìn)行協(xié)調(diào)控制。

2）未能創(chuàng)建科學(xué)化的管理制度。在對(duì)水利工程檔案進(jìn)行管理期間，未能完善相關(guān)管理制度，尚未創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化以及制度化的管理體系，缺乏規(guī)范化的模式。在管理制度不完善的情況下，不能保證各方面管理工作的有效性。雖然部分企業(yè)在管理過(guò)程中，已經(jīng)編制了關(guān)于檔案管理的相關(guān)制度，在辦公室的墻上粘貼，但是，難以將其落實(shí)在實(shí)際工作中，缺乏操作性，存在流于形式的問(wèn)題。部分區(qū)域的管理工作人員只重視實(shí)體情況的管理，不重視檔案管理工作的落實(shí)，未能合理的對(duì)資料進(jìn)行收集處理，只有在工期末尾的時(shí)候才能開(kāi)展臨時(shí)的檔案收集工作，很容易出現(xiàn)資料遺忘或是錯(cuò)誤的現(xiàn)象。且在管理期間未能制定較為完善的管理亦或是責(zé)任方面制度，難以進(jìn)行獎(jiǎng)懲與提升積極性。

3）缺乏高素質(zhì)人才隊(duì)伍。水利工程檔案管理工作中未能樹(shù)立正確觀念，缺乏高素質(zhì)人才隊(duì)伍，沒(méi)有建設(shè)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才系統(tǒng)。在領(lǐng)導(dǎo)層方面、管理層方面、操作層方面應(yīng)當(dāng)開(kāi)展思政的建設(shè)工作，全面提升管理素養(yǎng)，并保證檔案管理工作質(zhì)量與水平。且在檔案管理期間還需了解是否存在漏洞現(xiàn)象，通常情況下檔案管理漏洞主要是因?yàn)楣ぷ魅藛T缺乏正確觀念，未能充分意識(shí)到細(xì)節(jié)管理的重要性，例如：在質(zhì)量檢測(cè)期間出現(xiàn)差錯(cuò)，或是出現(xiàn)較為嚴(yán)重的工程事故問(wèn)題。與此同時(shí)，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的背景之下，檔案管理工作人員未能與時(shí)俱進(jìn)的使用信息技術(shù)進(jìn)行管控，難以將計(jì)算機(jī)技術(shù)合理應(yīng)用其中，導(dǎo)致工作效率受到影響。

3 水利工程檔案管理完善措施

在水利工程檔案管理工作中需要做好各方面的完善工作，遵循科學(xué)化的原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)更好的進(jìn)行檔案管理，達(dá)到預(yù)期的管控目的。具體措施為：

1）充分完善責(zé)任制度。對(duì)于責(zé)任制度而言，屬于檔案管理中較為重要的內(nèi)容，只有合理的進(jìn)行責(zé)任管理，才能全面提升整體工作水平。首先，需要做好責(zé)任制度方面的管控工作，結(jié)合工程項(xiàng)目特點(diǎn)，因地制宜的完善制度內(nèi)容，保證可操作性，例如：在檔案移交管理的過(guò)程中，需要明確工作人員的每日工作職責(zé)與每月工作職責(zé)，每天都要進(jìn)行檔案交接的處理，開(kāi)展資料內(nèi)容的處理工作。如若為偏遠(yuǎn)區(qū)域，需要配置有線互聯(lián)網(wǎng)或是無(wú)線互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，以便于提升檔案交接管理工作水平。其次，需要提升整體工作的執(zhí)行力，樹(shù)立正確的觀念，充分意識(shí)到檔案管理的重要性，并且創(chuàng)建分管與專(zhuān)業(yè)操作管理模式，更好的對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，遵循公平性的獎(jiǎng)懲原則，創(chuàng)建較為良好的管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，還需結(jié)合檔案管理工作與制度之間的關(guān)系，更好的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰。最后，應(yīng)做好責(zé)任教育工作，加大監(jiān)理工作人員以及檔案管控工作人員的責(zé)任教育力度，使其可以充分意識(shí)到自身責(zé)任的重要性，重點(diǎn)關(guān)注工程質(zhì)量信息以及安全性信息在檔案中的完整性，更好的對(duì)責(zé)任制度進(jìn)行落實(shí)[1]。例如：創(chuàng)建責(zé)任制度，明確水利工程檔案管理的職責(zé)，將檔案管理劃分成為編制、收集以及處理等責(zé)任區(qū)域，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就要對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行懲罰，以此提升其工作積極性。

2）做好全過(guò)程的檔案管理工作。在水利工程檔案管理期間需要做好全過(guò)程的檔案管理工作，更好的對(duì)信息資料進(jìn)行收集與整理，并創(chuàng)建科學(xué)化的工作模式。首先，在收集資料的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注設(shè)計(jì)類(lèi)型、管理類(lèi)型、技術(shù)類(lèi)型、施工類(lèi)型以及質(zhì)量檢測(cè)類(lèi)型資料的收集，關(guān)注細(xì)節(jié)問(wèn)題，如若出現(xiàn)收集問(wèn)題將會(huì)影響檔案完整性，因此，需要重點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行管控。其次，應(yīng)當(dāng)對(duì)保存環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，在資料收集工作完成之后，合理的對(duì)其進(jìn)行保存[2]。要求管理人員按照分類(lèi)收集的要求開(kāi)展相關(guān)工作，按照不同類(lèi)型進(jìn)行檔案的收集，并規(guī)范化的進(jìn)行編號(hào)處理，結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)以及需求，更好的對(duì)其進(jìn)行保存，保證檔案信息的安全性與有效性。最后，在檔案資料利用環(huán)節(jié)中，應(yīng)當(dāng)充分貫徹落實(shí)資料利用方面的管理制度，創(chuàng)建相關(guān)的檔案檢索系統(tǒng)，使得各個(gè)部門(mén)可以便捷的對(duì)資料進(jìn)行查閱。與此同時(shí)還需進(jìn)行檔案資源的共享，促進(jìn)資料的合理流通，加快工程建設(shè)速度。尤其在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)背景之下，可以為檔案管理提供多元化的工具，因此，在檔案收集、保存以及利用的過(guò)程中，可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行處理，創(chuàng)建專(zhuān)業(yè)化的電子表格，除了可以通過(guò)無(wú)紙化辦公方式預(yù)防紙張消耗問(wèn)題之外，還能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)各類(lèi)資料進(jìn)行傳遞，使得各個(gè)部門(mén)利用網(wǎng)絡(luò)高效化的共享檔案。在檔案資料保存過(guò)程中還可以使用保密技術(shù)提升安全性，更好的預(yù)防信息丟失或是損毀問(wèn)題[3]。

3）加大監(jiān)管力度。水利工程檔案管理的過(guò)程中需要做好監(jiān)督管理工作，編制完善的監(jiān)管計(jì)劃方案，通過(guò)科學(xué)合理的監(jiān)督與管理方式，完成當(dāng)前的動(dòng)態(tài)化監(jiān)測(cè)任務(wù)，以此形成良好的促進(jìn)模式。

4 結(jié)語(yǔ)

在水利工程檔案管理過(guò)程中需要制定完善的責(zé)任制度，編制計(jì)劃方案，樹(shù)立正確觀念，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，通過(guò)科學(xué)化與合理化的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，并使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提升檔案管理工作效率與水平，充分發(fā)揮各方面管理工作的積極作用。

參考文獻(xiàn)

[1]何輝.水利工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2016（13）：2358.

[2]譚瑜.試論水利工程檔案管理中存在的問(wèn)題及完善措施[J].卷宗，2016（7）：187-187.

[3]何曉青.水利工程檔案管理存在問(wèn)題與解決對(duì)策[J].浙江檔案，2018（2）：65.