淺析如何提高黨政辦公室工作效率

郭青

摘 要：目前我國經濟發展新形勢，對石油企業提出了更高的要求。黨政辦公室在企業高效運行過程中扮演著重要角色，因此黨政辦公室人員提高工作效率，充分發揮黨政辦公室管理職能，對企業有著重大意義。

關鍵詞：黨政辦公室；工作效率；管理

黨政辦公室作為一個綜合性的管理部門，它起著保證單位工作正常運行的作用：傳達監督，綜合協調；輔助決策，服務領導；后勤保障，服務員工；對外窗口，展示風貌。面對繁雜的事務，除了采取合理分工的方式，如何提高工作效率，對辦公室職能作用的發揮起到了關鍵作用。

1 影響工作效率的原因分析

1.1 時間觀念不強

有時用計算機處理文件時，注意力分散，瀏覽網頁、聊天，時間過去了，工作完成了小部分，或出現做事拖拉的情況。

1.2 目標不明確

沒有明確的目標，缺乏動力。沒有制定周密計劃，按時保質完成。特別是新到崗的人員可能處于理不清思路狀態。

1.3 綜合素質不夠強

主要集中在技術崗轉辦公室管理崗人員、非管理專業、辦公室見習員工身上，由于剛接觸某項工作，對業務流程不熟悉，理不清工作思路，在處理的各個環節上就會多花費時間。

1.4 壓力疏解不及時

面對問題，千頭萬緒，壓力舒緩渠道不暢通。缺少與同事間的溝通，不能獲得更多更好的解決思路。

2 解決方法及建議

在規定的時間內完不成任務或工作任務完成質量不高，是辦公效率不高的表現。出現上述列出的幾種情況，主要原因是時間管理能力，階段目標設計能力，綜合素質能力，情緒疏解能力有待提高改善。

2.1 時間管理

如何利用好時間，管理好自己的時間，對于員工提高工作效率至關重要。二八定律：又名帕累托法則（定律）、最省力的法則等，被廣泛應用于社會學及企業管理學。明確態度、再排定先后順序，定出遠期和近階段目標。重新審視工作時間表，分出事情的輕重緩急。例如，今天的重要工作是完成工作總結，收集黨員資料，參加例行會議，當這些事都需要處理的時候，我們應該先考慮哪些事情是最急的，而不被臨時電話、到訪人員等打亂原有安排。

GTD（Getting Things Done）法則：通過記錄的方式把頭腦中的各種任務轉移出來，讓頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。利用有效的時間管理方法，事先規劃并運用一定的技巧、方法，借助工具，完成個人或組織的各項任務。1）“工欲善其事，必先利其器”，避免因找東西耽誤時間：做會議記錄時，可備用兩支筆；曲別針、訂書釘放在隨手可取的固定地方；零碎物品可放抽屜里或小盒子里，用完后物歸其位。2）排出每周工作的優先順序，集中精力完成重要工作。3）確定一天內高效工作的時間段，可根據實際情況進行調整進度。4）有效利用零星時間。5）養成使用“工作效率手冊”的習慣。6）文件柜或辦公桌保持整潔、文件放在指定地方，在固定的時間里處理來函文件等。

2.2 目標管理

1954年，美國管理大師德魯克提出了一個具有劃時代意義的概念——目標管理，德魯克認為：“企業的目的和任務必須轉化為目標，目標的實現者同時也是目標的制定者，培養一線職員主人翁的意識。

提高工作效率，先得端正態度，對工作充滿熱情，設立長遠或者近期目標，制定計劃，逐一實現。明確職責，確定目標。比如檔案管理崗位，長遠目標就可以設立為提高檔案工作水平，在崗位表現突出，形成獨特的工作方法等；具體著手實施小目標，分時間段確定短期目標，比如熟悉電子文件處理流程，崗位相關法律制度等。

通過輔助手段完成目標：寫備忘錄，可以用電子產品提醒重要事件，也可記錄在記事本上，方便及時查閱；擬好時間進程表，在前一天列好清單，以便當天確定重要事項，刪除不需要處理的，用記號筆劃掉已經處理的事件；行政（黨委）文件分批進行處理，定時查看電子郵箱。長遠目標讓我們充滿動力，通過落實具體小目標，在高效時間段集中精力完成工作，更有利于提高工作效率。

2.3 提升綜合素質能力

黨政辦公室作為企業的重要部門，必須擁有一支綜合素質強的隊伍。在上級工作報告中指出：“突出人才強企，持續匯聚發展力量。加快培養造就一批各專業領域的優秀人才，把豐富的人力資源優勢轉化為競爭優勢。”同時從《2014年度員工培訓項目計劃》也可以看出：辦公室人員培訓項目較少，培訓內容僅有：文稿撰寫、應急管理、保密知識講座等，缺少針對性拓展講座。比如，辦公室禮儀，接待，團隊素質拓展，計算機運用、管理等。因此，基層單位可以多交流學習。

一方面，建議在上報培訓計劃前，對培訓需求進行充分調查，將員工興趣愛好與崗位技能培訓更好的結合。先列出需要掌握的知識與技能，同時結合興趣，合理制定崗位培訓計劃。辦公室員工可以主動多和基層領導溝通，有利于領導了解個人特長，根據性格等調整崗位，一定意義上助漲員工熱情。黨政辦公室需要多面手，建議開設課程培訓師、主持、演講等方面的才藝培訓。員工價值得到了體現，特長得到了發揮，在工作中會更主動，自然就有利于提高工作效率。除了知識技能培訓，可增加員工思想、道德以及為人處事能力的培養。員工只有從思想上，端正了態度，才能從根本上提高辦公室工作效率、質量和水平，更好地樹立辦公室良好形象和促進企業發展。

另一方面，完善規范激勵制度配套的評估考核體系，制定科學合理的員工績效考核辦法。員工在崗位職責、個人技能、努力程度及工作績效方面的差別，通過客觀地評價，進行晉級、加薪等獎勵，有效地調動員工積極性，比如辦公室人員可定期提供“金點子”好建議，將理論知識運用到實踐當中。

2.4 緩解壓力和不良情緒

第一，張弛有度。黨政辦公室人員往往一人同時承擔多個崗位，經常面對上級部門，各科室檢查，多重任務對辦公室人員提出了更高的要求。員工需要勞逸結合，適當休息，緩解緊張的狀態。

第二，互動交流。在石油企業，往往忽略了從事主體專業的人員和辦公室人員之間的互動。技術人員懂專業知識，黨政辦公室人員善寫作，定期開短會交流近期工作及遇到的問題，在寫材料時針對性更強。通過素質拓展活動等，擴大員工之間的交流溝通，更有助于減輕員工來自各方面的心理壓力。黨政辦公室人員每月主動交流思想動態，在輕松的聊天中說出心里話，消除不良情緒。

第三，心理疏導。建立多層次的心理健康體系，為員工開展心理輔導或提供心理咨詢工作。一是以工團組織為載體，有條件的可以建立心理咨詢室，開展基礎性心理疏導工作。二是邀請心理專家授課。通過講座等形式為員工講解心理健康教育知識，進行心理壓力疏導，將心理壓力轉化為工作動力。

提高企業黨政辦公室效率，有利于轉變辦公室工作作風，是維持整個企業有效運轉的必要手段。黨政辦公室人員有效進行時間管理，確立目標，提升業務素質，釋放不良情緒，不僅有助于促進員工自身發展，還能增添企業活力，達到企業和員工互利雙贏的良好效果。