淺談如何正確保管公司印章

徐潔 任瑞啟

【摘 要】每個企業都有印章，而且印章在企業中具有權威性和法律性，每個印章的作用又不相同， 但都具有特殊而又重要的意義。企業印章對內行使管理權利，對外開展經營活動也具有法律效力。為確保印章的安全、合理使用，企業的印章管理人員應該高度重視印章使用和印章保管過程中的安全性。

【關鍵詞】企業;印章;保管;行政

一、企業印章的組成

1、行政公章是指可代表公司的法定名稱，且正式代表公司職責和權力的印章，是公司所有印章中具有權威性的一枚印章，行政公章可以代表企業的法人意志和權利。使用范圍：以企業名義發出的函件、證明、介紹信、授權書、業務申請表、政府補貼、銀行、人事相關申報材料等，向上級機關對外報送的有關計劃、決算和有約束力的文件。保管人：一般來說，企業的行政公司在法人處，例如：董事長或總經理，有的公司行政公章是在總經辦處。

2、專用章是指為行使某一項專門性業務而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名稱外，還刊有專門的用途;一般還包括：合同專用章、人事專用章、財務章、發票專用章等。使用范圍：合同專用章以企業的名義簽約的合同;人事專用主要是公司名義開具的人事證明、材料申報等;財務章與發票章主要是辦理財務與銀行的票據、發票開具時所要蓋的發票章等。保管人：一般合同章在企業法務部、人事章在人事部經理處、財務章與發票章在財務經理處。

3、法定代表人印章是指對外能代表公司法定代表人簽字功能的印章，如XXX（法定代表人姓名）印。使用范圍：一般用在公司的注冊、資質辦理、資產落戶、企業金融業務的辦理等。保管人：一般是法人保管，也有的企業是在財務部經理處。

4、黨工團印章是根據黨務、工會、團委及協會，為開展黨、工、團工作而使用的印章。具體使用范圍參照國家有關規定執行。保管人：一般是企業黨工團專員保管。

二、公司印章的保管

因印章的妥善保管關系到企業正常的經營管理和長遠發展，所以企業應實行印章專人管理，行政印章和專用章分管的原則，制訂印章管理制度，明確印章分管的分工及應該承擔的相應責任，嚴格按照印章管理制度執行，印章的具體保管可以分為以下五個部分：

1、印章管理者：崗位法律風險防控意識及責任是每個印章管理者都需要明確的。印章管理者在入崗前應對印章管理工作專人培訓，以此在了解印章管理工作的同時，也要加強法律風險防范教育，一般企業會對印章管理者簽訂“法律風險崗位承諾書”， 使其能夠對印章管理和風險防范引起高度重視，同時建立企業印章管理制度來保證公司印章使用的正確性、規范性和嚴肅性，有效地維護公司利益，杜絕違規行為的發生。

2、印章領取：企業相關部門領取印章時，需要按照企業印章管理制度，完成領取印章審批流程后，在印章領取薄登記備案，備案內容包括印章名稱、保管人、保管部門、領取時間、使用范圍、印樣等關鍵信息后方可領取使用。

3、印章銷毀：印章因為某種原因不能再使用時，需要按照企業印章管理制度，完成印章銷毀審批流程后，由印章管理部門出具證明明確作廢時間并進行銷毀。

4、印章更換：如因印章破損需重新刻制的，需要按照企業印章管理制度，完成印章更換審批流程后，同時完成重新申請印章刻制的審批，特殊印章還需登報明示。

5、停用印章移交：因機構名稱變更，注銷、人員崗位更變等因素停止使用的印章，保管部門應及時移交印章管理部門，由印章管理部門封存并做實物檔案保存，封存后一般就不能再使用。需要注意的是印章停用之前的用印記錄，由印章管理部門按檔案管理規定存檔。

三、印章保管注意事項

1、印章專人保管

印章必須由專人保管，不能因為任何原因隨便交給其它人代為管理。因為一旦產生法律風險，或許會給企業造成重大損失。如果印章保管人因有事不在公司或請假不在崗，需要事先和上級領導溝通好，書面交接給指定人員，并做好交接表的留檔。

2、印章使用不能隨意外帶

印章使用應在相應辦公室內，不能隨意帶出辦公室甚至離開企業。如有特殊情況，應該發起印章外帶申請審批流程，明確印章外帶的事由、蓋印文件、份數、時間、地點等重要信息。印章使用后需要立即上鎖于保險柜，如果不是指紋密碼，需要把開鎖密碼打亂，印章保管者在離開辦公室或下班時，關好辦公室門窗，以免印章被盜或遺失。

3、用印材料的審核

對于需要用印的材料，用印人在用印前必須仔細審核文件內容，確保用印材料的真實性、完善性、內容文字等準確性。所有申請用印的材料須經部門第一負責人審核批準后方可用印，對于非標準格式的各類協議、合同文本等文件，必須堅持經企業法務相關部門會簽意見，審核通過后方可用印。

4、印章的維護

印章在使用過程中會有正常的磨損及灰塵、印油外溢等情況，建議用印頻繁的印章每月清洗一次，保持印章的清潔。

四、總結

隨著經濟發展不斷的壯大，企業印章的模式、種類、數量和相關的業務不斷增多， 印章保管所存在的風險也越來越多， 保管的難度也會越來越大。企業自身要加強提高印章管理水平和風險防控能力，同時對印章使用和保管等細節方面， 還需要優化和研究。再之，企業應嚴格按照印章管理規章制度執行每一個用印環節，印章管理員要具備較強的責任心與較高的工作素養，如果因為不合規用印給公司造成嚴重后果，印章管理員應該相應的法律責任。

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