當前如何做好城建檔案管理工作

文/王超 四川省綿陽市城建檔案館 四川綿陽 621000

1、當前城建檔案管理模式的現(xiàn)狀與問題分析

響應“提效能”的“放管服”思路，城建檔案的管理與城市建設在步伐上已明顯不同步，其主要表現(xiàn)在：

1.1 資料滯后，與飛速發(fā)展的城市建設不相適應

這里所指的資料不僅是城市工程建設資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性市政工程建設資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網(wǎng)絡系統(tǒng)的情況不明，為日后建設埋下隱患。

1.2 管理滯后，沒有充分體現(xiàn)出應有的經(jīng)濟效益

城建檔案雖然不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟價值，但由于它所具有的服務功能，從而產(chǎn)生間接經(jīng)濟效益。由于在這方面管理還跟不上，城建檔案的服務保障功能未能充分發(fā)掘。

1.3 技術滯后，還未能完全達到現(xiàn)代化城市的要求

當前城建檔案的管理雖然已開始運用計算機、光盤等現(xiàn)代化工具，但它僅僅是實現(xiàn)了一些新技術的運用，這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計算機技術加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實質是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬，并沒從根本上真正改變管理方式。

2、探索與實踐

為滿足新形勢下的城建檔案管理新要求，建議一些探索和思考。

2.1 觀念的轉變

新模式下，受到?jīng)_擊的首先是我們的思想觀念。“市場經(jīng)濟社會下，任何行業(yè)的發(fā)展必須從自身肩負的社會使命出發(fā)，通過有效的履行自身的社會職責換取自身發(fā)展所需的外部社會環(huán)境，與此同時從社會獲取自身發(fā)展所需的外部動力。”因此只有從思想上正確認識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導思想，實現(xiàn)觀念的轉變，才能適應新形勢下的城建檔案管理模式。思想觀念的轉變，不斷推進檔案管理和服務工作的開展。

2.2 做好城建檔案的編研工作

以往，不少城建檔案的編研內容局限于大事記、工作或館藏指南、資料匯編等，對深入城建檔案的編研工作很少，遠遠不能滿足城市建設和經(jīng)濟發(fā)展的需要。因此要緊緊抓住用戶需求，從編研內容選擇到編研成果形式，都需要有一個改變和創(chuàng)新。城建檔案含有深厚的文化底蘊，反映著不同時期的施工技術、基礎結構、建筑風格等，對現(xiàn)代設計業(yè)、建造業(yè)有極高的參考借鑒價值。

2.3 加強城建檔案的信息化建設

要創(chuàng)新城建檔案管理模式，首先要加強城建檔案信息現(xiàn)代化建設。一是加強信息資源建設工作。從文件目錄做起，將現(xiàn)有檔案數(shù)字化，并及時建立、逐步充實和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)全文全息上網(wǎng)，文件目錄上網(wǎng)，使用戶對館藏檔案有一個全面了解，以便查詢。二是加強計算機網(wǎng)絡設施建設。做好計算機軟件的選用和設計，從檔案管理的實際出發(fā)，綜合數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，以滿足檔案管理的要求。三是加強信息化管理人才。城建檔案信息化建設，要求檔案工作者既要掌握檔案學基礎理論的檔案管理知識，還要掌握一些計算機技術、網(wǎng)絡技術和操作技能。一方面，加強現(xiàn)有檔案干部職工的自身學習，另一方面，選拔使用計算機和網(wǎng)絡技術方面的專業(yè)人才，提高掌握現(xiàn)代技術的整體水平。

2.4 搞好多元化服務

隨著公眾利用檔案意識的增強和城建檔案開放力度的加大，社會對城建檔案需求呈多元化趨勢，傳統(tǒng)的檔案利用服務模式面臨新的挑戰(zhàn)。到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式將被改變，檔案館不再是簡單的實體保管員，而應成為概念、知識的提供者。為了應對檔案信息多元化的挑戰(zhàn)，一方面需優(yōu)化傳統(tǒng)的服務方式。我們要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，利用城建聲像檔案的優(yōu)勢，從內容、形式上實現(xiàn)完全不同與以往的主動服務。另一方面在延續(xù)面對面的服務方式的同時，利用網(wǎng)絡環(huán)境為社會提供優(yōu)質的服務。通網(wǎng)站不僅能實現(xiàn)大量館藏信息資源的廣泛共享，而且可以直接迅速地獲取反饋信息。

當然，多元化并行的模式是文件載體轉換時期必經(jīng)的一個階段，盡管目前全國數(shù)字城建檔案館建設發(fā)展迅速，但主要是針對紙質檔案的數(shù)字化處理，真正接收、管理電子檔案還都剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，傳統(tǒng)的紙質檔案管理因其固有的優(yōu)勢不會輕易退出歷史舞臺，多元化并行的信息化管理模式也將在實踐中不斷完善發(fā)展。