建筑施工企業供應商準入系統設計與開發

白春輝

摘要：為滿足本公司快速發展的需要，擴大供應商資源，培育優秀供應商，控制項目履約風險，助推項目科學履約，本著利益共享、風險共擔原則，結合本公司實際情況，我們自主研發了《中交一航局四公司供應商信譽評價系統》，對于加強分包管理，強調過程控制有一定的借鑒意義。

關鍵詞：供應商;信譽;準入;保證金

一、系統簡介

（一）系統開發的目的

公司依規可以收取投標保證金、履約保證金、工程質量保證金、農民工工資保證金，但是傳統的非信息化手段的保證金收取過程繁瑣，牽涉的人員眾多，時間周期長，過程資料共享、匯總以及保證金過程控制和退還實施困難，整個過程面臨著實施成本高、實施效果差等諸多問題，我公司考慮到通過信息化手段可以將流程在線化，并且實現遠程無線協同辦公，可以極大的降低該項業務的實施成本，提升該項業務的實施質量及作業進度。

（二）系統的組成

該系統在流程上主要分為合作企業入庫資質初審，合同簽訂前綜合信息審定，合格分包商過程履約評價三個模塊。

在業務上分為工程供應商管理模塊，設備供應商管理模塊，物資供應商管理模塊，服務供應商管理模塊。

在相同的流程上，不同的模塊有不同權限的部門進行管理。工程供應商的審核部門為工程部、經營部、財務部，設備供應商的審核部門為設備部、經營部、財務部，物資供應商的審核部門為經營部、財務部，服務供應商的審核部門為總經理辦公室、財務部。

二、系統流程

在具體流程上，項目部上報具備合作資質的供應商名目，經過線下的初選，保證了所推薦的供應商的品質，實現了精準推薦。由公司財務部生成推薦供應商的賬號，供應商在線登錄后進行資質填報，經公司主管部門二次評定后，確定是否具有合作資質，確定具備合格資質的供應商方可提交入庫保證金以及憑證。經財務部審核后，供應商可以在網站上下載生成的合格供應商證書，可以優先參加我公司的招投標。當項目部新承接業務時，項目部會在該系統上向所有的入庫供應商發布新建工程的信息，進行招標邀請，入圍的供應商公示無異議后，要繳納履約保證金（項目竣工規定日期內退還），經財務部門審核確認后供應商可以在網站上下載合同簽訂通知書。經確認簽訂合同進行合同執行后，進行過程管理，真正發揮履約保證金的作用。

三、供應商入庫管理

（一）供應商入庫管理流程（見圖1）

（二）準入條件

企業準入條件必須明確，現以工程供應商部分約束條件為例進行介紹。

1.準入資質：

1）政府主管部門頒發的《企業法人營業執照》;

2）政府主管部門核發的滿足分包工程要求的《資質證書》;

3）政府主管部門頒發的企業《安全生產許可證》;

4）分包單位企業法人代表資格或法人授權委托書;

5）企業主要負責人、項目負責人和專職安全管理人員持有政

府主管部門頒發的安

全生產考核合格證書;

6）以上材料必須合法有效，審查有任何一項不合格的均不得準入;資質等級和經營范圍要與分包的工程相匹配，不得分包超范圍和超過企業資質等級的工程;證書必須在有效期內。

2.過程管理要求

1）分包工程施工前，總包單位與分包單位必須簽訂安全環保協議。分包單位簽字人必須是法定代表人或其委托人，由委托人簽字的，必須具有《法定代表人委托書》（原件）。

2）分包單位應按照《中交一航局第四工程有限公司分包商安全風險抵押金管理規定》繳納安全生產抵押金。

3）分包單位成立安全管理機構，管理層次清楚明確，按照以下要求配備安全管理人員：分包工程合同總額在500萬元以下的，必須配備兼職安全管理人員。分包工程合同總額在500萬元（含）以上，5000萬以下的，必須配備至少一名專職安全管理人員。分包工程合同總額在5000萬元（含）以上的，必須配備至少兩名專職安全管理人員。

4）特種作業人員必須經專門的安全作業培訓，取得相應的資格，方可上崗作業。

5）與項目部一起對作業人員進行安全教育和安全交底。

6）按時參加總包單位組織的各項安全會議，并嚴格落實會議要求。

7）對總包單位提出的安全隱患、環境文明施工問題，積極認真整改落實。

8）積極參加項目部應急準備與響應工作，及時提供人員和設備，做好善后處理工作。發生工傷事故，嚴禁隱瞞不報或謊報、遲報、漏報。

（三）準入部分系統開發

1.完善企業信息

首次登錄系統將跳轉到入庫申請頁面，供應商需要按照所需格式錄入相應的資料信息。如公司名稱、供應商類別、資質類別、公司簡介以及業績、法定代表人等信息。（見圖2）

2.提交信譽金

審核通過后將收到短信通知，包含成為合格供應商需要繳納的信譽金金額。提交信譽金頁面內有接收款項的對公賬號，供應商需按照所提供的賬號完成約定金額的打款。完成打款后，對打款憑證進行拍照并上傳到系統，需要錄入所繳納的金額和打款日期。

公司會對打款信息進行審核，審核結果以短信形式發送給注冊人。確認審核之后供應商可以打印準入證書。完成入庫程序。

四、合同管理

以工程供應商為例，合同管理是落實合同過程管理并與我們的項目管理系統進行對接的一個過程評價系統。

（一）管理流程（見圖3）

項目部依據實際業務進行合同創建，經過經營部、工程部、法律事務部進行合同內部審核，確認合同的有效性和合理性以及合法性，合同內審完成之后，在供應商庫里的工程供應商可以看到招標文件，進行定向的招投標，提交合作申請資料，工程部對不同家的合作資料進行審核，選定最優的一家作為合作對象，合同初審通過，供應商可以提交投標保證金、履約保證金、工程質量保證金、農民工工資保證金等履約保證金，經財務部門確認后，可以簽訂并執行合同。

（二）創建合同

由項目部管理人員進入創建合同頁面，完善項目的合同編號，合同項目名稱，所屬項目部，項目的基本概況以及質量、工期、成本、工期等詳細要求。（見圖4）

（三）部門合同審核

項目部確立合同初步文本之后，經營部、財務部、技術質量處等部門依據所管轄的不同內容，對合同文本進行匯總審核，各部門負責人登陸系統后進入合同管理模塊下的內部審核列表，該列表展示了等待審核和內部審核通過的合同列表。可以在列表頁內點擊審核按鈕將彈出審核意見框，可以直接在意見框內選擇審核意見或者手動輸入審核意見，點擊通過或拒絕完成，并給出各相關部門的修改建議。

（四）供應商合同線上招投標

1）選擇合同：選擇要申請的合同，選擇完成后將展示合同詳情，點擊下一步進入合同資料申請頁面，填寫合同所需信息。（見圖5）

2）填寫資料：錄入合同所涉及人員，提交給公司審核（見圖6）

（五）提交信譽金

1.審核通過后將收到短信通知，包含簽訂合同需要繳納的信譽金金額。

2.提交信譽金頁面內有接收款項的對公賬號，供應商需按照所提供的賬號完成約定金額的打款。

3.完成打款后對打款憑證進行拍照并上傳到系統，需要錄入所繳納的金額和打款日期。

公司會對打款信息進行審核，審核結果以短信形式發送給注冊人。

（六）過程評價

生成合同簽訂書之后，可以進行合同簽訂，項目部可依據合同約束電子版，形成列表式評價標準每月進行評價考核，真正發揮保證金的約束作用。

五、總結

分包商資源是施工單位的戰略資源，建立統一的分包商庫，遴選合格分包商對于分包商的集約管理，統籌應用，以及分包商的過程管控都具有極其重要的戰略意義，同時也滿足本公司快速發展的需要，擴大供應商資源，培育優秀供應商，控制項目履約風險，助推項目科學履約，本著利益共享、風險共擔原則與分包商陽光共生，和諧成長，打造命運共同體和事業共同體。同時入庫誠信金實行“專戶核算、專款管理”。依法依規進行保證金的收取和使用。

參考文獻：

[1]吳濤.中國工程項目建設基本體系[M].北京：中國建筑工業出版社，2012.

[2]Steven Schuster.The Art of Thinking in Systems：Improve Your Logic，Think More Critically，and Use Proven Systems to Solve Your Problems-Strategic Planning for Everyday Life.