芻議招標(biāo)代理公司招投標(biāo)檔案管理對(duì)策與建議

潘靜艷

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）11-125-01

摘 要 伴隨著改革開(kāi)放的不斷深入，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)迎來(lái)了高速的發(fā)展，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，在不同領(lǐng)域當(dāng)中都進(jìn)行了招投標(biāo)工作，形成了大量的招投標(biāo)檔案，需要我們進(jìn)行集中和專業(yè)的管理。本文是針對(duì)當(dāng)前招標(biāo)代理公司招投標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并且試著提出相應(yīng)的對(duì)策和建議，期望能夠提供一些有效的幫助。

關(guān)鍵詞 招標(biāo)代理公司 招投標(biāo)檔案 檔案管理工作

《招標(biāo)投標(biāo)法》是我們?cè)谡型稑?biāo)過(guò)程中主要指導(dǎo)，在各種領(lǐng)域的招投標(biāo)過(guò)程中，也都進(jìn)行著踐行和應(yīng)用，隨之而來(lái)的是大量的招投標(biāo)檔案，如何管理好這些檔案就成為了當(dāng)下較為重要的問(wèn)題。所以，我們應(yīng)當(dāng)明確招投標(biāo)檔案管理工作的重要意義，并且從當(dāng)下招投標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出科學(xué)、合理的檔案管理對(duì)策與建議，來(lái)幫助招標(biāo)代理公司構(gòu)建良性的循環(huán)體系。

一、招投標(biāo)檔案管理的重要意義

（一）憑證意義

通俗來(lái)講，招投標(biāo)檔案就是企業(yè)在招投標(biāo)的準(zhǔn)備以及正式實(shí)施過(guò)程中的工作記錄，有著十分重要的憑證作用。我們常說(shuō)“口說(shuō)無(wú)憑”，只有真正的白紙黑字的證明才能夠令人信服，而招投標(biāo)檔案就是這樣的重要憑證，能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部以及和業(yè)主之間的責(zé)任進(jìn)行劃分，并且明確雙方的權(quán)益，避免出現(xiàn)一些不必要的爭(zhēng)論，在糾紛發(fā)生時(shí)也有著相應(yīng)的依據(jù)。招投標(biāo)檔案具有著無(wú)法被替代的憑證意義，也具有著一定的權(quán)威性。

（二）參考意義

招投標(biāo)檔案往往并不是單獨(dú)的一份檔案，而是在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程中形成的一系列檔案，具有著相互關(guān)聯(lián)的特性，往往牽一發(fā)而動(dòng)全身。如若缺失相關(guān)的招投標(biāo)檔案進(jìn)行參考，那么整個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)的進(jìn)行就會(huì)缺少章法，甚至于產(chǎn)生無(wú)法挽回的損失。如若招標(biāo)代理公司在平時(shí)的工作當(dāng)中，對(duì)招投標(biāo)檔案的管理加以重視，那么隨著工作當(dāng)中的不斷積累，招投標(biāo)檔案就會(huì)更加的完善，并且在以后的工作以及同類招標(biāo)項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中發(fā)揮出無(wú)法估量的作用。綜上所述，招投標(biāo)檔案的管理是招標(biāo)代理公司必不可少的工作部分，具有著無(wú)可替代的參考意義，幫助整個(gè)公司更好的運(yùn)行和發(fā)展。

二、招投標(biāo)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員能力不足

檔案管理人員是招標(biāo)代理公司招投標(biāo)檔案管理工作的主導(dǎo)者，也決定著整個(gè)工作過(guò)程中的質(zhì)量和效率，但是令人擔(dān)憂的是，大部分的企業(yè)招投標(biāo)檔案管理人員的專業(yè)能力并不是很充足。有很多的招投標(biāo)檔案管理人員，本身并不是檔案管理專業(yè)出身，往往是第一次接觸到相關(guān)的工作，甚至于有很多的公司會(huì)使用其他的文員來(lái)進(jìn)行兼職，這些相關(guān)人員在工作的過(guò)程中，缺少應(yīng)有的主動(dòng)意識(shí)和專業(yè)能力，所以就會(huì)導(dǎo)致招投標(biāo)檔案管理的質(zhì)量和水平下降，甚至于發(fā)生檔案遺失的情況，嚴(yán)重?fù)p害公司的利益。

（二）缺少檔案管理意識(shí)

招標(biāo)代理公司在經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的過(guò)程中，相比于招投標(biāo)檔案的管理工作，往往更加的注重企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，從短期來(lái)看，招投標(biāo)檔案管理并不能夠帶來(lái)大量的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)，所以有很大一部分企業(yè)沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)到招投標(biāo)檔案管理工作的重要性，所以在實(shí)際的工作當(dāng)中就較為的忽視，招投標(biāo)檔案管理工作得不到相關(guān)的資源支撐，我們工作的開(kāi)展也就會(huì)受到一定的限制，長(zhǎng)此以往就會(huì)影響公司的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。

三、招標(biāo)代理公司招投標(biāo)檔案管理對(duì)策與建議

（一）提升工作人員的專業(yè)能力

正如我們前面所提到的，工作人員是招標(biāo)代理公司招投標(biāo)檔案管理工作過(guò)程中的主導(dǎo)者，所以工作人員的專業(yè)能力水平就在很大一定程度上決定著我們的工作質(zhì)量和效率，招標(biāo)代理公司想要更好的開(kāi)展招投標(biāo)檔案管理工作，就應(yīng)當(dāng)注重對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的篩選和培訓(xùn)。在聘用工作人員的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)盡量選擇那些有過(guò)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，并且學(xué)習(xí)過(guò)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員，這些人員在接觸到工作的過(guò)程中，就能夠很快的熟悉工作內(nèi)容，并且提升我們的工作質(zhì)量和效率。對(duì)于一些沒(méi)有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和能力的工作人員，我們應(yīng)當(dāng)積極的進(jìn)行崗前培訓(xùn)，讓他們?cè)谏蠉徶皩?duì)工作的流程以及工作相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)有一個(gè)基礎(chǔ)的了解。

（二）增強(qiáng)對(duì)招投標(biāo)檔案管理工作的支持

招標(biāo)代理公司管理者在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)進(jìn)行觀察，發(fā)現(xiàn)招投標(biāo)檔案管理工作的重要意義和作用，明確相關(guān)的憑證和參考意義，在平時(shí)的工作當(dāng)中重視招投標(biāo)檔案管理工作，把招投標(biāo)檔案管理工作放到正式的部門工作日程當(dāng)中，并且應(yīng)當(dāng)經(jīng)常對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督和檢查，讓相關(guān)人員在工作過(guò)程中也將招投標(biāo)檔案管理工作重視起來(lái)。

（三）完善信息錄入和檢索

我們?cè)谶M(jìn)行招投標(biāo)檔案的錄入過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)針對(duì)每一份招投標(biāo)檔案來(lái)設(shè)置一個(gè)基本信息表，并且將檔案當(dāng)中的關(guān)鍵詞進(jìn)行錄入（委托單位、中標(biāo)單位、金額等），以及形成專業(yè)的目錄，這樣我們?cè)谶M(jìn)行招投標(biāo)檔案的管理和檢索過(guò)程中，就能夠更加快速的找到目標(biāo)，提升我們的工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

招投標(biāo)檔案管理工作是招標(biāo)代理公司當(dāng)中的主要工作內(nèi)容，具有著重要的憑證和參考意義，我們?cè)谶M(jìn)行招投標(biāo)檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重提升工作人員的專業(yè)能力水平、增強(qiáng)公司對(duì)招投標(biāo)檔案管理工作的支持以及完善信息錄入和檢索，從而提升我們的工作質(zhì)量和效率，幫助公司更好的運(yùn)行和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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