創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

張容

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-127-01

摘 要 信息時代下，信息技術的廣泛應用推動了檔案管理的信息化建設，這不僅完善了檔案管理信息化系統內容，同時也豐富了檔案管理理念、檔案人員及管理模式的創新和優化，提升了檔案管理水平。本文將重點對檔案管理信息化的優勢、面臨的挑戰及實現路徑進行分析和闡述。

關鍵詞 檔案管理 創新 信息化

一、檔案管理信息化的優勢

（一）提高檔案管理工作效率

傳統檔案管理多是采用人工作業管理模式實現的，工作效率低下，且會因為人為失誤導致檔案數據存在偏差，進而降低檔案資料的準確性。而在信息時代下，信息技術被應用到檔案管理中來，通過計算機技術、網絡技術等的聯合運用，構建了較為完善的檔案管理信息化系統，人們只需通過鼠標點入或指令輸入即可調取相關檔案資料，大大提高了檔案翻閱和查詢效率，節省了更多人力、物力上的損耗。

（二）資源共享

傳統檔案管理模式下，檔案資料數據的查詢需要與多個部門進行協商，確定準確時間進行檔案調取和查閱，工作效率低，時間較長，一旦出現緊急情況，就會阻礙工作的開展。但信息化檔案管理的建設和應用則規避了上述問題，工作人員只需通過計算機操作即可與檔案所在部門溝通，并結合自身權限完成檔案資料的及時調取和翻閱，加快資源共享，更好地發揮了檔案資料的作用。

（三）信息存管時間長且穩定

傳統檔案管理以紙質資料為主，隨著時間推移，紙張會出現風化、破損等問題，很難重新修復。而信息化檔案管理則不存在這一問題，其將檔案資料轉化成數字化形式存管在系統或U盤中，延長了檔案資料存管時間，增強了存管的穩定性。

（四）增大檔案管理安全系數

傳統檔案在傳輸過程中容易受到外界環境或人為失誤等的影響而出現丟失或損壞的現象，但信息化管理下的檔案資料不存在這一問題，更好地保證了傳輸效率，增強信息傳遞安全性。

二、檔案管理信息化面臨的挑戰

（一）網絡媒介對檔案管理保密性的影響

信息技術的發展和應用雖然對資源共享帶來了便利，但是由于受網絡開放性特征的影響，為檔案管理保密性帶來了挑戰。在檔案信息化管理中，因管理人員安全意識水平不高，信息技術操作不規范，很容易導致檔案數據的泄露或丟失，進而帶來較大的風險及經濟損失。

（二）檔案管理部門缺少合作意識

競爭趨勢的日益加強，人員及部門之間合作意識的缺失越來越嚴重，這一現象嚴重阻礙了檔案管理工作的開展，削弱了檔案管理自動化建設效果。基于此，檔案管理部門應樹立正確的合作意識，促進合作，及時解決檔案管理信息化建設中存在的問題。

（三）電子檔案管理水平較低

隨著檔案管理信息化建設水平的提升，電子檔案數量也在逐漸增多，電子檔案管理成為人們需要思考的重點內容。在電子檔案管理中，不但要注重數據轉化的準確性，還需加強數據存儲空間及容量的合理性，確保數據存儲安全性，這樣才能為檔案信息化管理提供保障。

三、檔案管理信息化的實施路徑

（一）轉變工作理念，創新服務方式

信息時代下的檔案管理需要轉變傳統工作理念和模式，將信息技術融入到檔案管理工作中去，將原本被動管理轉變成主動管控，提高管理人員的服務意識，進而實現檔案管理的創新和優化，落實信息化管理要求。同時還需通過實踐活動的開展，了解檔案管理工作要點和難點，做好信息資料的收集和整理，構建完善的信息數據庫，加快資源整合，以實現信息資料的高效利用，提升檔案信息化管理水平，推動行業發展。

（二）創新管理模式，提升信息共享效率

檔案管理信息化建設中，提高資源共享效率是較為重要的內容。在信息技術應用的過程中，不但要構建信息化檔案管理系統，還應構建完善的檔案資料網絡傳輸體系，通過相關軟件的應用，實現資料數據的實時上傳和傳送，加快資料調取和翻閱速度，為相關工作的開展提供更多服務及保障。

（三）完善更新系統，創新管理和服務形式

檔案管理工作人員需轉變傳統紙質檔案管理的模式，將其轉變成數字化形式錄入到數據庫中，并定期對檔案信息實施更新處理，確保檔案資料作用的充分發揮。同時還需要創新管理和服務模式，加強電子設備與互聯網的有機結合，加快檔案資料更新，以加強資料的全面性和準確性。再者，簡化搜索模式，改進檔案資料翻閱和查找效率。

（四）構建檔案信息化管理團隊

為達到檔案信息化管理構建目標，建立專業性強，服務意識高的管理團隊是尤為必要的。這就要求相關部門結合信息化建設需求，合理規劃人員招募計劃，引進先進人才，加大現有人才教育培訓力度，增強其專業能力，深化其服務意識，為檔案信息化管理的建設奠定基礎。此外，還應構建完善的激勵機制，通過物質和精神獎勵的方式來調動員工工作積極性，加快信息化管理的深入。

四、結語

如今，檔案管理信息化建設已經成為相關部門未來發展的重要目標，只有提高檔案管理的信息化水平，更新管理理念，才能有效加強檔案數據的全面性、完整性和準確性，進而增大檔案資料利用率，為社會提供更多優質服務。

參考文獻：

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