談高校特色檔案功能的發(fā)揮

摘要：特色檔案是高校檔案的一部分，也是學(xué)校及社會(huì)需要廣泛利用的資源。開發(fā)利用高校特色檔案、實(shí)現(xiàn)特色檔案功能最大化是當(dāng)前和今后高校檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是高校檔案館與工作者適應(yīng)現(xiàn)代高等教育事業(yè)快速發(fā)展的必然要求。本文從高校特色檔案的內(nèi)涵說起，分析了特色檔案的主要內(nèi)容、價(jià)值，并著重從內(nèi)生性建設(shè)、外向型傳播、效能最大化等方面解析了高校特色檔案功能。

關(guān)鍵詞：高校特色檔案資源建設(shè)功能發(fā)揮

高校檔案客觀真實(shí)地記載了學(xué)校教學(xué)、科研、黨政管理等職能活動(dòng)及高校發(fā)展的歷史軌跡，是學(xué)校開展各項(xiàng)工作、進(jìn)行各項(xiàng)改革、優(yōu)化各項(xiàng)服務(wù)必不可少的重要信息來源。獨(dú)具特色的高校檔案資源是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的寶貴財(cái)富，也是黨和國家教育事業(yè)的重要組成部分。

一、高校特色檔案的內(nèi)涵

《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案（試行）》（教育部高等教育司，2004年8月）中明確界定：“特色是指在長期辦學(xué)過程中積淀形成的，本校特有的，優(yōu)于其他學(xué)校的獨(dú)特優(yōu)質(zhì)風(fēng)貌。”筆者在《高校檔案信息資源深度開發(fā)利用工作探析》一文中對(duì)其內(nèi)涵進(jìn)行了闡述：“高校特色檔案是指高等學(xué)校在教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理活動(dòng)中直接形成的，具有高校獨(dú)特內(nèi)涵和反映學(xué)校辦學(xué)特色并具有查考利用價(jià)值的各種歷史記錄。”[1]高校特色檔案大致可以歸納為以下幾類（見圖1）：

1.特色人物檔案，主要包括如下內(nèi)容：一是杰出教職工代表的檔案，如學(xué)校知名學(xué)者、教授、研究人員、做出杰出貢獻(xiàn)的職工等；二是學(xué)生代表人物的檔案，如知名校友、獲得特殊貢獻(xiàn)或特別獎(jiǎng)項(xiàng)的在校學(xué)生等；三是其他具有影響力的人物的檔案，如學(xué)術(shù)帶頭人、學(xué)科帶頭人、特聘教授等。

2.重大活動(dòng)檔案，如舉辦校慶、院慶、召開國際國內(nèi)重要論壇、大型會(huì)議等形成的檔案。

3.特色榮譽(yù)成果檔案，既包括學(xué)校在教學(xué)、科研、競(jìng)賽等活動(dòng)中形成的重要檔案材料及獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)品等，也包括上級(jí)部門、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、友好單位、社會(huì)知名人士等因?qū)W校在工作和服務(wù)中取得的優(yōu)異成績而頒發(fā)或贈(zèng)予學(xué)校的各類獎(jiǎng)品、證書、贈(zèng)品等。

4.歷史檔案，主要指那些記錄和反映學(xué)校發(fā)展過程、變更變遷等的重要檔案，如反映學(xué)校籌備、成立、選址更名、變遷、院系調(diào)整、專業(yè)設(shè)置與增減等內(nèi)容的文件、圖紙、照片、聲像資料等。

5.其他特色檔案，如反映學(xué)校辦學(xué)特色與理念的各類實(shí)物檔案、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參觀視察學(xué)校形成的檔案、學(xué)校對(duì)外交流、新聞報(bào)道等過程中形成的檔案等。

二、高校特色檔案的價(jià)值

（一）高校特色檔案是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、提升館藏質(zhì)量的重要途徑

高校檔案館在長期的發(fā)展過程中，形成并積累了大量不同種類、不同載體的檔案。龐大的館藏資源，對(duì)高校檔案館的管理與利用來說是極為艱巨的任務(wù)，尤其對(duì)那些辦學(xué)歷史悠久、館藏資源豐富的高校檔案館來說更為復(fù)雜。因此有針對(duì)性地對(duì)館藏資源內(nèi)容進(jìn)行篩選、甄別、鑒定，進(jìn)行去粗取精、去偽存真的整理、概括，從而對(duì)那些能夠客觀真實(shí)反映學(xué)校歷史、體現(xiàn)辦學(xué)特色的館藏進(jìn)行優(yōu)化，形成特色檔案，既能夠優(yōu)化館藏內(nèi)容與結(jié)構(gòu)，又能夠提升館藏質(zhì)量與內(nèi)涵，從而可以更好地滿足利用者的需求。

（二）高校特色檔案是圍繞中心服務(wù)大局、助推學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要手段

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及改革開放的不斷推進(jìn)，高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展也在持續(xù)不斷的邁上新臺(tái)階，如何更好地圍繞學(xué)校的中心任務(wù)、助推學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展是學(xué)校每個(gè)部門當(dāng)前及今后應(yīng)當(dāng)考慮的頭等大事。高校檔案館也應(yīng)當(dāng)緊密圍繞學(xué)校的中心工作與重點(diǎn)任務(wù)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷開發(fā)出新的、深層次、高質(zhì)量的檔案編研產(chǎn)品與成果，形成一些具有學(xué)校特色的檔案“精品”“珍品”，全面提升檔案館的服務(wù)層次與功能，從而高效地、有針對(duì)性地服務(wù)并助推學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。

（三）高校特色檔案是彰顯辦學(xué)特色、發(fā)揮高校檔案育人功能的重要方式

各高校檔案館所藏的珍貴特色檔案集中體現(xiàn)了學(xué)校的辦學(xué)理念、發(fā)展軌跡、管理模式、教學(xué)質(zhì)量、科研水平等，具有高度的濃縮性與展示度。通過對(duì)高校特色檔案資源的挖掘與開發(fā)，能夠多角度、深層次、全方位的展現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)歷史、發(fā)展特色、治學(xué)精神等，讓師生及社會(huì)更好地了解學(xué)校，擴(kuò)大學(xué)校的影響力，推動(dòng)學(xué)校整體事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，利用館藏特色檔案的豐富內(nèi)容對(duì)廣大師生進(jìn)行思想政治、科學(xué)文化、藝術(shù)審美、愛國愛校等教育，能夠極大地激發(fā)師生學(xué)習(xí)、工作、生活的熱情，從而優(yōu)化教書育人環(huán)境、豐富校園文化氛圍、傳承辦學(xué)精神。

三、高校特色檔案功能的發(fā)揮

（一）“收”“管”齊頭并進(jìn)，推動(dòng)高校特色檔案內(nèi)生性建設(shè)

1.創(chuàng)新模式，加強(qiáng)高校特色檔案的收集與征集。一是要加強(qiáng)常規(guī)特色檔案的收集與歸檔，一方面制定并完善特色檔案的收集、歸檔辦法，在歸檔范圍上圍繞學(xué)校辦學(xué)特色、中心工作、重點(diǎn)任務(wù)等厘清歸檔范圍，在歸檔內(nèi)容上要確保齊全完整，對(duì)學(xué)校各部門的特色檔案做到“心中有數(shù)”，切忌千篇一律；另一方面在收集方式方法上，要與學(xué)校各職能部門保持溝通，對(duì)特色檔案在調(diào)研的基礎(chǔ)上做到重點(diǎn)跟蹤，必要時(shí)要將收集工作前置，做到及時(shí)收集、隨時(shí)歸檔；二是要做好特色檔案的征集工作，一方面要加大宣傳力度，鼓勵(lì)社會(huì)組織和個(gè)人主動(dòng)向?qū)W校檔案館移交或捐贈(zèng)，必要時(shí)可給予一定的物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)（如捐贈(zèng)證書、特別貢獻(xiàn)獎(jiǎng)）等以增強(qiáng)其移交、捐贈(zèng)的意愿與意識(shí)；另一方面圍繞學(xué)校的“三重”（重大人物、重點(diǎn)工作、重大事件）開展專題性或搶救性征集；三是創(chuàng)新征集方式方法，通過有償購買、征購等方式彌補(bǔ)館藏特色檔案的不足。

2.規(guī)范管理，建立特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。一是要按照檔案整理三原則（全宗原則、來源原則、事由原則）進(jìn)行規(guī)范有序的整理立卷，確保案卷、文件之間的有機(jī)整體性，方便管理利用；二是對(duì)館藏特色檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可設(shè)立專室專柜由專人管理，也可散存于各案卷，但需建立特色檔案目錄以方便查找利用；三是建立高校特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，對(duì)特色檔案進(jìn)行專門的保護(hù)與限制利用。特色檔案資源數(shù)據(jù)庫的主要內(nèi)容來源于對(duì)館藏現(xiàn)有的特色檔案的數(shù)字化加工、掃描，對(duì)及時(shí)歸檔的特色檔案的數(shù)字化加工、掃描，以及接收的電子文件等。[2]對(duì)這些接收歸檔的特色數(shù)字檔案資源，我們既可掛接于相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站或數(shù)字化校園平臺(tái)，也可借助相應(yīng)的輔助工具如檢索工具、網(wǎng)絡(luò)工具等進(jìn)行有效的管理，并在保證安全的前提下提供利用。

（二）“編”“宣”雙管齊下，重視高校特色檔案外向性傳播

1.提升水平，深度編研高校特色檔案。一是要找準(zhǔn)特色，明確編研主題。可圍繞學(xué)校重大人物、重點(diǎn)工作、重要事件等，摸清高校檔案利用需求趨勢(shì)，結(jié)合現(xiàn)實(shí)焦點(diǎn)及社會(huì)發(fā)展動(dòng)態(tài)等以確定主題，尤其對(duì)那些利用率高、利用價(jià)值大的特色檔案，要重點(diǎn)關(guān)注；二是要借用技術(shù)，創(chuàng)新編研形式。高校檔案編研不能僅局限于編寫參考資料、匯編檔案文件、編史修志等，它的形式應(yīng)該是多種多樣的，如借助于現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，利用信息通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)、聲像技術(shù)等將各類文字、圖片、聲像等結(jié)合起來形成立體化的特色編研成果；三是要深入挖掘，形成特色編研成果。高校特色檔案需要研究，更需要深入的挖掘、提煉、總結(jié)，做到“編”“研”結(jié)合，加大“研”的分量，編寫出具有一定質(zhì)量和深度的、具有較高利用價(jià)值的特色編研成果，從而提高其效用。

2.突破傳統(tǒng)，重視高校特色檔案的外向型傳播。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）第35條明確要求：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開展檔案宣傳工作。”對(duì)編研成果的宣傳推廣就是對(duì)檔案工作的最好宣傳。一是轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)宣傳，積極改變不事張揚(yáng)、低調(diào)樸實(shí)的工作方式與作風(fēng)，養(yǎng)成主動(dòng)宣傳意識(shí)，自覺發(fā)掘工作中的亮點(diǎn)與特色，充分利用學(xué)校及社會(huì)資源，變“被動(dòng)式”服務(wù)為“主動(dòng)式”宣傳；二是抓住契機(jī)，重點(diǎn)宣傳，圍繞社會(huì)及學(xué)校的熱點(diǎn)問題、重要節(jié)慶日等，尤其是圍繞學(xué)校重點(diǎn)工作、重大紀(jì)念活動(dòng)等，抓住有利契機(jī)，結(jié)合館藏，開發(fā)、編研特色檔案產(chǎn)品，重點(diǎn)宣傳，達(dá)到事半功倍的效果；三是創(chuàng)新形式，全面宣傳，借助現(xiàn)代信息通信及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造全方位立體化檔案宣傳網(wǎng)絡(luò)，在檔案館主頁、校內(nèi)電子屏、微信平臺(tái)、高校新聞網(wǎng)站以及校外廣電媒體、網(wǎng)絡(luò)媒介上做全面宣傳；四是健全機(jī)制，長效宣傳，高校檔案館應(yīng)建立起特色檔案宣傳工作的長效機(jī)制，將其納入到部門規(guī)劃中來，組織專人負(fù)責(zé)，形成規(guī)范合理的耕作制度，深入持久地開展宣傳工作。

（三）“聯(lián)”“享”并駕齊驅(qū)，強(qiáng)化高校特色檔案效能最大化

1.合作共贏，聯(lián)合開發(fā)高校特色檔案。牢固樹立“大檔案觀”及開放利用理念，通過聯(lián)合開發(fā)將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ薄Ｒ皇歉咝n案館與校內(nèi)相關(guān)機(jī)構(gòu)部門要聯(lián)合開發(fā)特色檔案資源，借助校內(nèi)重大活動(dòng)、重要慶典、重點(diǎn)工作等，深入挖掘?qū)W校特色檔案，匯聚智力成果，促使特色檔案價(jià)值最大化；二是高校檔案館與其他高校檔案機(jī)構(gòu)要聯(lián)合開發(fā)特色檔案，充分利用各自館藏特色檔案，找尋共通點(diǎn)、互聯(lián)互通、取長補(bǔ)短，聯(lián)合開發(fā)編研高質(zhì)量的檔案成果；三是高校檔案館與社會(huì)各界要聯(lián)合開發(fā)特色檔案信息資源，借助社會(huì)力量，集思廣益，快出、多出特色檔案成果，增強(qiáng)開發(fā)成果的社會(huì)適應(yīng)性及影響力；四是開展高校特色檔案的國際化聯(lián)合開發(fā)，通過國際合作與交流，學(xué)習(xí)、借鑒國外先進(jìn)的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)與國外檔案的合作與交流。[3]

2.優(yōu)化機(jī)制，共享高校特色檔案資源。一是各高校檔案館應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，大力推進(jìn)并實(shí)現(xiàn)高校特色檔案資源的共享，樹立以利用者為中心的服務(wù)理念，通過搭建與政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及其他民間組織甚至于個(gè)人信息交流的橋梁，主動(dòng)提供檔案信息為之服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)彼此間的良好互動(dòng)與合作，實(shí)現(xiàn)高校特色檔案的社會(huì)價(jià)值；二是高度重視，加大投入，夯實(shí)高校特色檔案資源共享的基礎(chǔ)，要形成校級(jí)、各職能部門及檔案館領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作的局面并取得各教職員工的配合與支持，加大經(jīng)費(fèi)投入，為實(shí)現(xiàn)高校特色檔案資源的共享保駕護(hù)航；三是建立高校特色檔案聯(lián)盟機(jī)制，這是實(shí)現(xiàn)特色檔案資源共享的有效途徑，通過建立高校檔案聯(lián)盟，可以加強(qiáng)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)之間的溝通與協(xié)作，推進(jìn)檔案信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，整合、優(yōu)化各高校檔案館的特色檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)與借鑒；四是建立特色檔案聯(lián)動(dòng)發(fā)布機(jī)制，及時(shí)通過電視、網(wǎng)絡(luò)、平媒、網(wǎng)站、微信平臺(tái)等發(fā)布信息資源，實(shí)現(xiàn)館藏特色檔案資源及其開發(fā)成果的共享。[4]

內(nèi)生性建設(shè)是基礎(chǔ)，外向性傳播是手段，其目的都在于實(shí)現(xiàn)館藏特色檔案效能最大化（見圖2），最終形成“人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我特”的良好局面，凸顯高校檔案館的地位及檔案工作者的價(jià)值，從而適應(yīng)現(xiàn)代高等教育事業(yè)迅速發(fā)展的需要，為學(xué)校及經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]侯英杰.高校特色檔案資源管理探析[J].北京檔案，2014（10）：31.

[3]王熙.論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的高校檔案聯(lián)合編研[J].蘭臺(tái)世界，2011（15）：65.

[4]卞咸杰，卞鈺.試析高校檔案信息資源共享的發(fā)展軌跡[J].檔案管理，2018（3）：62.

作者單位：華東理工大學(xué)檔案館