廣播電視臺文書檔案現代化管理的思考

趙嶸

摘 要：當前，廣播電視臺文書檔案以紙質為主要的存儲形式，隨著時代發展，紙質文書檔案管理存在諸多弊端，推進廣播電視臺文書檔案管理的現代化，有利于提高文書檔案管理的質量與效率，更好的發揮廣播電視臺文書檔案為本單位與社會服務。

關鍵詞：文書檔案;現代化;管理

廣播電視臺在日常工作中心形成的各種材料，諸如行政辦公檔案材料、廣播電視臺新聞材料、制作部門的各種文字材料等等。廣播電視臺作為黨政機關的新聞宣傳部門，為黨政政策服務，是黨政機關的對外宣傳的主要渠道之一，地位十分重要。管理好廣播電視臺的文書檔案，對服務黨政機關，促進發展廣播電視事業具有重要的意義。

1 廣播電視臺文書檔案管理存在問題

當前，廣播電視臺文書檔案管理現在面臨的主要問題是傳統的文書檔案管理向現代信息技術環境下文書檔案管理產生的問題。具體表現在：

1.1 紙質文書檔案化學不穩定性造成管理困難

當前，廣播電視臺文書檔案主要是以紙質為存儲形式。紙質文書檔案的庫房，對環境要求較高。管理過程中，一般要求做到“八防”主要的標準，否則紙質文書檔案容易毀壞而導致檔案內容缺失的現象。比如南方濕度大，在檔案管理中，防濕要求比較高，檔案庫房要求配有除濕機，否則會因為濕度過大導致紙質文書檔案粘頁現象，破壞紙質的物理與化學屬性，使紙質壽命縮短，文字字跡因濕度浸染變得模糊，難以辨認，內容失真。同時，部分紙質檔案由于存放年代久，受光（光照）、塵（有害氣塵）、潮（潮濕）等因素的影響，檔案紙質發黃、發霉、老化、粘頁，需要系統修復保護。

1.2 檔案管理工作效率低、工作量大

廣播電視臺在文書檔案管理中，雖然紙質文書檔案在檢索中都編著有檔案檢索書目，但以純手工的檔案檢索工具在檢索過程中，查找起來依舊十分困難，耗時大，檢索（索引）效率慢，準確性不高。體現在，對著檔案檢索目錄，按照查找的檔案對著目錄的區域進行人工檢索，把需要的檔案根據目錄對號入座，這樣的過程中，需要花費相當多的時間來完成對檔案目錄的檢索，導致檔案檢索效率慢，耗時長。同時，人工編排檢索，還產生諸如以下問題：檔案利用者檢索檔案時，按照如上程序完成檔案檢索后，可以在第一時間內，對檔案查檔。然而，當檢閱檔案內容后，卻發現檔案內容不是自己所想要的，只能把已檢查的檔案歸檔、上架。同時，又只能再次重新重復人工檢索，直至查到自己所需要的檔案的內容。如此，人工檢索需要重復幾次的檢索后才能查到檔案利用者所需的檔案信息。增加了人工編排索引所需要的時間，大大增加了檔案管理員的工作負擔。

1.3 檔案管理中存在信息孤島

長期以來，廣播電視臺文書檔案重藏輕用，強調檔案信息保密與信息安全。為此，廣播電視臺文書檔案的仍然處于傳統的人工管理狀況，文書檔案信息資源的建設被排除于廣播電視臺的信息資源建設之外。文書檔案信息資源對內限制開放利用，對外拒絕開放，使廣播電視臺文書檔案信息資源成為閉塞的信息孤島。

2 文書檔案管理的現代化

針對當前廣播電視臺文書檔案管理中存在的問題，要解決好廣播電視臺文書檔案管理中存在的困難，就必須推動廣播電視臺文書檔案管理向現代化、數字化發展。通過推動文書檔案管理的現代化，有利于提高文書檔案管理的質量與效率，更好的發揮廣播電視臺文書檔案為本單位與社會服務。

2.1 加快推進紙質文書檔案管理的現代化

在大數據時代下，廣播電視臺文書檔案管理只有面向現代化管理方向發展，才能擺脫傳統紙質檔案管理工作量大、效率慢、雜亂無序的狀態。一是加強檔案庫房的“八防”工作，即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。尤其是在南方，防潮、防霉是八防工作中的重中之重，檔案庫房除了配置恒濕凈化一體機，還應放置吸潮劑，確保檔案庫房濕度適合要求。同時，有條件的檔案庫房還應配置智能感器，空調控制器，通過區域控制器，采用無線射頻通信技術，實時檢測庫房溫度、濕度數據，根據采集到的數據自動控制空調，一體機等設備，使庫房能夠符合存放檔案的要求。其次是加強推進檔案管理的數字化，減少對紙質檔案的查閱。為此，把檔案編目著錄開發為以電子計算機為主要手段的數字化檢索，對編目著錄進行內容摘要，方便使用者在查檔時，通過內容摘要了解該編目檔案是否是個人需要的查檔內容，從而減輕檔案管理者的工作負擔與減輕因查檔對檔案材料的磨損。如果條件許可，可以把紙質檔案通過光錄識別機，把紙質檔案全部轉換為FDP等為主要格式的電子數字檔案。

2.2 引進數字化的數據庫技術，實現索引與管理現代化

為了減輕管理者的工作負擔，提高檔案檢索效率，文書檔案管理走上數字化現代的檔案管理技術是唯一的出路。而做好現代管理技術下的數字化，其核心的管理技術當屬數據庫管理，與之相匹配的文書檔案管理目標是實現自動化檢索。文書檔案的現代化管理并非是憑空創新，而是對傳統方案的技術升級與改造。原有的文書檔案索引方法能夠清晰、合理地反映檔案區隔與同范疇內不同文書間的內在聯系，是自動化文書管理系統建構的基本依憑。在具體的操件上，對廣播電視臺來說，自己開發適合本單位的數據庫管理軟件，需要一定數量的數據庫開發人才，這需要投入太多的經費，數據庫管理成本太高。其最快捷的方法還是委托相關單位開發或是購買適合于廣播電視臺的數據庫管理軟件。無論是委托開發或是購買相關的文書檔案數據化管理軟件，其軟件都應包含如下的功能要點：首先，應實現多途徑的信息檢索通道，涵蓋檔案名、檔案號、檔案類型、檔案年限、檔案主題、檔案關鍵詞、檔案全文任意字段等信息模塊。其次，應實現多方式的檔案復制和閱讀體驗，包括紙質借閱、影印版拷貝、電子版速遞等途徑。再次，應當實現管理者與借閱者權限的區別，以明確兩種身份的不同功能定位，以防止管理疏誤與檔案混亂，并在此基礎上實現多終端區別化的系統界面呈現。最后，應當建立起檔案數據整理與分析功能，實時監測、呈現檔案特征的變動情況，并能夠在統計節點上進行自我信息加工與整合，從而實現檔案管理的全面信息化、自動化。無論是委托開發或是購買，要實現數據庫管理軟件能在廣播電視臺的應用，需要對本單位的檔案管理員進行培訓，使其掌握好廣播電視臺的數據庫管理軟件，才能切實做推進廣播電視臺由紙質文書檔案向數字化的現代管理文書管理方向發展。

2.3 以信息與通信技術為媒介，實現文書檔案信息資源管理現代化

文書檔案的重要作用在于為本單位提供重要的憑證依據與為社會提供重要的參考價值。憑證作用與參考價值作用是文書檔案價值的重要體現。如果文書檔案信息資源只能被束之高閣，那么其價值將無從體現。而要實現文書檔案的價值，那就只能開發文書檔案的信息資源，使之為本單位或社會服務。從這方面來說，文書檔案其實就是一種可以共享的社會資源，是一種公共物品。當然，除了不能開放的涉密檔案除外，其余的非涉密的文書檔案信息資源皆可以同其他單位進行信息聯通與信息共享。而通過文書檔案的信息資源共享，不僅現實文書檔案管理的價值，而且有利于增進廣播電視臺的影響力、公信力，獲得社會民眾的贊許與美譽度。要實現這一點，就需要文書檔案納于廣播電視臺的信息化建設中，以現代的信息與通信技術為載體，充分利發揮互聯網通信技術優勢，實現文書檔案的信息源的互通互聯，使文書檔案徹底走出閉塞的信息孤島。

總之，推進廣播電視臺文書檔案管理的現代化，就要充分利用辦公自動化中，文書檔案向著電子文書檔案與發展，充分利用成熟的數據庫技術，提高文書檔案的檢索效率，利用現代化信息與通信技術與手段，實現文書檔案的價值。

參考文獻

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