中專學校檔案工作的規范化與標準化管理探討

張永誠

摘 要：檔案管理工作是中專學校管理工作的重要組成部分，尤其是在我國教育改革不斷深入的大環境之下，中專學校檔案管理工作的規范程度和標準程度是與中專學校的發展直接掛鉤的，但是就目前來看，很多中專學校在檔案管理上都存在著或多或少的問題，這些問題的存在阻礙了中專學校的發展。基于此，本文將結合實際情況，對中專學校檔案工作的規范化與標準化特點、中專學校在檔案管理工作中存在的問題以及具體的解決措施進行深入探討。

關鍵詞：中專學校;檔案工作;規范化管理;標準化管理

中專學校也是我國教育界的一大重要組成部分，也承擔著為社會輸送人才的重任，所以中專學校的發展也必須要引起重視。而中專學校想要發展，想要擴大辦學規模，加強教育質量與做好學校管理工作兩者缺一不可，而檔案管理工作正是學校管理工作的重要組成部分。而隨著中專學校規模的不斷擴大，學校檔案的種類和數量也會不斷上漲，加強中專學校檔案管理工作的規范化與標準化也就成為了中專學校的重點關注問題，需要及時的改進創新。

1 中專學校檔案管理工作的規范化與標準化特點

1.1 中專學校檔案管理工作對工作人員的專業素養要求較高

中專學校的檔案管理工作十分重要，關系到中專學校的管理質量以及日后學校的長遠發展，而且中專學校的檔案管理工作內容也比較復雜，所以，想要從事中專學校檔案管理工作，首先第一點就是要具備極高的專業素養。熟練掌握有關檔案管理的專業基礎知識只是基礎，在此基礎上，計算機操作技術、專業知識與交叉學科知識都必須要熟練掌握，這是對于中專學校檔案管理工作對檔案管理人員知識層面的需求。其次第二點就是要有熱情負責的工作態度以及良好的學習能力。首先，檔案管理人員的工作態度對于工作效率、工作質量的影響實在太大，所以，想要從事中專學校檔案管理工作，熱情負責的工作態度是必不可少的。然后，良好的學習能力可以讓中專學校的檔案管理更加先進、更加有效。

1.2 中專學校檔案數量種類繁多，查閱方式比較簡便

中專學校的檔案種類數量繁多，涉及學生信息、教師信息等多個方面。所以，中專學校的檔案管理工作內容也是非常復雜。但得益于現代學科技術的飛速發展，計算機技術得以廣泛的普及，現代大多數中專學校的各類檔案都采用計算機錄入的方式進行管理。各種文字處理軟件、文檔管理軟件等應用軟件的普及大大方便了中專學校的檔案管理工作，利用計算機技術進行檔案的錄入以及管理既節約了紙張，保護了環境，同時又節省了人力資源，大大提高了檔案管理的工作效率以及工作質量，對于中專學校的發展來說很有幫助。

1.3 中專學校的檔案管理工作需要投入的資金成本較少

隨著現代科學技術的發展，計算機的存儲容量也越來越大，檔案信息的錄入與管理僅僅需要幾臺計算機便可以，這大大的方便了中專學校檔案信息的錄入與管理。可以說計算機技術的發展極大的改變了中專學校的檔案管理方式。電子檔案的使用不僅保證了檔案信息的全面性，使學校的檔案信息不易丟失。同時還可以建立起系統的檔案管理系統目錄，只需要在計算機上進行操作就可以對中專學校檔案進行全面系統的管理以及各種檔案信息的查找。這種管理方式極大地提高了檔案管理工作的工作效率以及工作質量，檔案管理只需要幾個人就可以進行很好的管理，節省了學校大量的人力物力成本。

2 中專學校檔案管理工作中存在的具體問題

2.1 中專學校缺乏完善的檔案管理制度

雖然現代科學技術的發展使得中專學校的檔案管理工作變得簡單了很多，但是所有工作的開展都必須要有一套合理完善的管理措施，這樣才能保證工作的順利進行，檔案管理工作也是如此。但就目前的情況來看，很多中專學校對學校檔案管理工作的重視程度不夠，也沒有完善的學校檔案管理制度，導致學校的檔案管理比較混亂，很容易出現管理問題。學校檔案是非常重要的數據信息，在管理方面是不能出現問題的，而檔案管理制度的缺乏可能會導致學校檔案分類太過簡單造成查找信息困難、學校檔案確缺失或者遺漏以及因為檔案管理人員的責任不明確導致的互相推諉責任等一系列問題。同時學校檔案的重要程度也是有輕有重，進行分級管理對于中專學校的檔案管理也是很好的，但是還有很多中專學校沒有意識到這一點。

2.2 中專學校沒有專業的檔案管理人才

擁有完善的管理制度是中專學校檔案管理工作順利進行的前提條件，但是如果沒有專業的檔案管理人才，檔案管理制度的推進也不會順利，中專學校的檔案管理制度將依舊是一團亂麻。但是，目前專業從事檔案管理的人才數量不多，能在中專學校從事檔案管理的人才更是少之又少，很多中專學校的檔案管理人員都不是專業的，甚至是“身兼數職”。這就很容易造成管理人員不重視中專學校的檔案管理，不了解學校檔案的真正價值。缺乏專業的檔案管理知識會導致管理人員在進行檔案管理時出現錯誤的幾率大大增加，檔案分類錯誤、分級錯誤等失誤的發生是不利于中專學校檔案管理工作的進行的。

2.3 中專學校之間沒有專門的檔案管理交流平臺

時代在進步，中專學校的檔案管理制度也應該隨著時代的發展而進步。時刻保持檔案管理制度的先進性也是保證中專學校管理質量的一大重要條件。想要保證中專學校檔案管理制度的先進性，就必須要不斷的進行創新，但創新的靈感并不常有，加強各中專學校檔案管理人員之間的交流，互相借鑒檔案管理經驗對于中專學校檔案管理工作的改進來說就是一種不錯的方式，但是目前各中專學校檔案管理人員之間的交流太少了，也沒有專門的交流平臺。這很容易產生“閉門造車”的問題，需要引起各中專學校的重視。

3 加強中專學校檔案管理工作規范化和標準化的具體方法措施

3.1 建立完善的中專學校檔案管理制度

中專學校想要做好檔案管理工作，首先第一點就是要加大對學校檔案管理工作的重視程度，并根據學校的具體情況制訂出一套完善的規范化檔案管理制度。完善的中專學校檔案管理制度至少要做到以下幾點：第一，明確各管理人員的責任，防止因為責任不明確所導致的辦事效率低下，管理人員之間互相扯皮、互相推諉的情況發生。第二，建立完善的檔案資料分級、分類制度，細化學校的檔案資料分類，防止管理混亂問題的出現。檔案資料分類、分級對于中專學校的檔案管理來說非常重要，因為首先，檔案資料分類分級便于資料查找以及管理。其次，資料不易丟失，在進行新的檔案資料錄入時也不易遺漏，可以使中專學校檔案管理工作的工作效率大幅度提升。